OIXIO | Data Protection
Palga- ja personaliandmed püsivad süsteemis nii kaua, kui sinu säilitusreeglid ette näevad
OIXIO Data Protection jälgib Microsoft Dynamics 365 Finance & Operationsis personaliandmete säilitustähtaegu ning anonüümistab või kustutab aegunud kirjed automaatselt.
Nii väheneb käsitöö ja andmekaitserisk ning andmed on kontrolli all kogu töötaja teekonna jooksul. See aitab täita isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) nõuet säilitada isikuandmeid ainult nii kaua, kui vaja.
Sina määrad reeglid
Seadista säilitusaeg, arvestuse alus ja tegevus, mis tähtaja saabudes tehakse.
Süsteem jälgib tähtaegu
Perioodiline kontroll leiab aegunud andmed ise, nii et sul ei ole vaja neid käsitsi otsida.
Iga tegevus on nähtav
Töötlusajalugu näitab, mida tehti ja millise reegli alusel.
Kas jälgid personaliandmete säilitusaegu Excelis?
Töölepingute, haridusandmete ja muude personaliandmete säilitusajad on erinevad ning sõltuvad ka riigist. Kui tähtaegu jälgitakse käsitsi, võivad andmed jääda süsteemi kauemaks, kui seadus lubab. Isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) nõuab aga, et isikuandmeid säilitataks ainult nii kaua, kui töötlemise eesmärk seda vajab. OIXIO Data Protection teeb selle töö ära otse Dynamics 365 Finance & Operationsis.
Reeglid paned paika sina, mitte arendaja
Iga andmetüübi kohta määrad:
- Kui kaua andmeid säilitatakse – päevades, kuudes või aastates
- Millest säilitusaega arvestatakse, näiteks viimase töölepingu, dokumendi kehtivuse või majandusaasta lõpust
- Kas andmed tähtaja saabudes kustutatakse või anonüümistatakse
- Milliseid välju anonüümistatakse ja millega need asendatakse
- Millistel tingimustel reegel rakendub
Kui seadus muutub, muudad reeglit ise ja arendust ei ole vaja. Vigase reegli tuvastab süsteem juba sisestamisel.
Automaatselt või vajadusel kohe
Süsteem kontrollib säilitusaegu korrapäraselt ning kustutab või anonüümistab aegunud andmed reegli järgi. Kui töötajal on kehtiv leping või kui kustutamine rikuks andmete terviklust, jäävad andmed puutumata.
Kui mõned andmed tuleb töösuhte lõppedes kohe eemaldada, saab volitatud kasutaja seda teha töötaja kaardilt.
Kustuta või anonüümista
- Kustutamine eemaldab kirje süsteemist.
- Anonüümistamine jätab kirje alles, kuid asendab valitud väljad etteantud väärtustega või jätab need tühjaks.
Erandid on kontrolli all
Kui töötaja andmeid ei tohi veel kustutada, näiteks poolelioleva töövaidluse tõttu, saad töötaja kaardil ta kustutamisest ja anonüümistamisest välja jätta ning lisada põhjuse. Selle töötaja andmeid ei kustutata ega anonüümistata – ei automaatselt ega käsitsi. Kõik erandid on koondatud eraldi ülevaatesse.
Kõik tegevused jäävad ajalukku
Töötlusajalukku salvestub iga kustutamine ja anonüümistamine ning ka iga vahele jäänud või ebaõnnestunud tegevus. Iga kirje juures on näha, millise reegli alusel tegevus tehti. Seadistusi muuta ja andmeid käsitsi kustutada saavad ainult vastava turvarolliga kasutajad.
Kellele OIXIO Data Protection sobib?
OIXIO Data Protection on mõeldud personali- ja palgaosakonnale ning andmekaitsespetsialistile organisatsioonides, mis kasutavad Dynamics 365 Finance & Operationsis OIXIO Palga- ja personalilahendust. Moodulit saab kasutada Eestis, Lätis ja Leedus.
Korduma kippuvad küsimused
OIXIO Data Protection on OIXIO Palga- ja personalilahenduse moodul Dynamics 365 Finance & Operationsile. See jälgib palga- ja personaliandmete säilitustähtaegu ning kustutab või anonüümistab aegunud kirjed automaatselt sinu määratud reeglite järgi.
GDPR-i säilitamise piirangu põhimõte nõuab, et isikuandmeid ei hoitaks kauem, kui töötlemise eesmärk vajab. OIXIO Data Protection jälgib säilitustähtaegu sinu reeglite järgi, kustutab või anonüümistab aegunud andmed ning salvestab iga tegevuse töötlusajalukku, mis aitab nõuete täitmist tõendada. Säilitusajad ja nende õigusliku aluse määrab organisatsioon ise.
Kustutamine eemaldab kirje süsteemist. Anonüümistamine jätab kirje alles, kuid asendab valitud väljad etteantud väärtustega või jätab need tühjaks, nii et ajalugu saab aruandluses edasi kasutada.
Ei. Reeglid seadistab personali- või palgaosakond ise. Kui seadus muutub, muudad reeglit ja süsteem tuvastab vigase reegli juba sisestamisel.
Töötaja saab kustutamisest ja anonüümistamisest välja jätta, näiteks poolelioleva töövaidluse tõttu, ning lisada põhjuse. Tema andmeid ei kustutata ega anonüümistata enne, kui erand eemaldatakse.
Seadistusi muuta ja andmeid käsitsi kustutada saavad ainult vastava turvarolliga kasutajad. Iga tegevus salvestub töötlusajalukku.
Moodulit saab kasutada Eestis, Lätis ja Leedus
Võta ühendust ja küsi lisa
Hannes Rosenberg
Linkedin