Telema MatchFlow liides
Telema MatchFlow lihtsustab ostuarvete menetlemist ja säästab nii raamatupidaja, arve kontrollija kui kinnitaja tööaega.
Telema MatchFlow liides automatiseerib tellimustega seotud ostuarvete kontrolli võimaldades edastada tellimuste ja vastuvõttude info MatchFlow võrdluse sisendiks ning sisestada kinnitatud ostuarved automaatselt majandustarkvarasse.
Telema MatchFlow võrdleb automaatselt erinevaid ostudokumente (ingl. 3-way matching):
- Arve
- Ostutellimus
- Vastuvõtukinnitus
ning toob välja mittevastavused, mistõttu kasutaja ei pea enam erisusi käsitsi otsima.
Erisusteta arved on võimalik automaatselt, ilma inimese sekkumata, menetleda:
– Telema keskkonnas saab erisusteta arved automaatselt majandustarkvarasse edastada.
– Liides võimaldab tellimustega seotud ostuarved Axapta-s/D365-s automaatselt sisestada.
Telema MatchFlow lahendus on eeskätt suunatud ettevõtetele, kes peavad ladu ning kus tellimis- ja vastuvõtuprotsessid on paigas ning ostutellimuste maht piisav (alates ca 2000 tellimustega seotud ostuarvet aastas).
Ostutellimuste kasutamise puhul võrreldakse ostuarvet ostutellimuse ja vastuvõtuga, veendumaks, et arveldatud kaup või teenus on see, mis telliti, see on arveldatud kokkulepitud hinnaga ja õiges koguses.
Hankija arve saabumisel kontrollib raamatupidaja:
-kas arvel on õige kaup,
-kas kaubal on õige hind, mis vastab ostutellimusele,
-kas vastuvõtt on loodud ja kas vastu on võetud õige kogus.
Kui raamatupidaja tuvastab mittevastavuse, siis suunab ta mittevastavuse ostjale lahendamiseks. Võimalik, et:
-ostutellimusel muudetakse hinda,
-kontrollitakse laos vastu võetud kogust (eelnev vastuvõtt tühistatakse ja tehakse uus või tehakse lisa vastuvõtt),
-tarnija krediteerib arve ning väljastab uue arve.
Sel juhul tuleb arve valideerimise protsess jälle otsast peale läbi teha.
Reeglina on võrdlus väga rutiinne ja aeganõudev, sest iga arvet tuleb rida-realt võrrelda ERP-s ostutellimuse ja vastuvõtuga. Mittevastavuste ilmnemisel tuleb arve suunata õige isiku lauale, oodata lahendust ja seejärel võrdlus uuesti läbi teha.
MatchFlow lahenduse korral tehakse eelpool mainitud kontrollid (arve, ostutellimus, vastuvõtt) automaatselt ära ning inimene ei pea korras arveid kinnitama. Raamatupidaja ja ostja saavad tegeleda vaid arvetega, millel on tuvastatud erisus(i).
Väheneb arvete menetlemisele kuluv aeg – kõik erisustega arveread tuvastatakse kohe ning raamatupidajad ja ostjad saavad efektiivsemalt tegeleda tuvastatud mittevastavuste lahendamisega.
EDI:
-Võimaldab vastu võtta ainult masinloetavaid e-arveid;
-Andmed liiguvad masinast masinasse ilma võimaluseta neile käsitsi infot lisada;
-Arve saatja ja vastuvõtja peavad mõlemad olema EDI-ga liitunud.
MatchFlow:
-Võimaldab vastu võtta nii PDF kui e-arveid;
-Arvele on võimalik käsitsi infot juurde lisada (nt projekt, ostutellimuse nr, manus, kommentaar jmt);
-Piisab kui matchFlowga on liitunud ainult arve vastuvõtja.
MatchFlow juurutamise kasud
MatchFlow lahenduse abil saavad ettevõtted automatiseerida ajamahuka ja rutiinse ostuarvete menetlemise protsessi.
– Kõik ostuarved (kulu- ja kaubaarved) menetletakse ning arhiveeritakse ühes kohas.
– Ühtlane ja süsteemne ostuarvete kontroll. Kõiki ostuarveid kontrollitakse samade reeglite järgi.
– Arve saabumisel teostatakse automaatselt vastavuskontroll nii ostutellimuse kui kauba vastuvõtuga.
– Automatiseeritakse ostutellimusele 100%-liselt vastavate ostuarvete menetlus.
– Mittevastavuste lahendamiseks kuluv aeg väheneb.
– Rutiinne töö ei kuhju – puhkuste ja uute inimeste liitumise ajal on protsess kontrolli all.
Võta ühendust ja küsi lisa
Hannes Rosenberg
Linkedin