Bendraujant su klientais, dažnai tenka pastebėti, kad pirkimų, prekių (žaliavų) gavimo, patikros ir sandėliavimo procedūros labai menkai skaitmenizuotos, informacija renkama popierinių dokumentų pagrindu, dažnai vėluoja. Padėtis tikrai keista, nes net elementarus procesų skaitmenizavimas šioje srityje tikrai įmanomas, galimas ir lengvai prieinamas. Tuo labiau, kad klientų naudojamos verslo valdymo sistemos (toliau VVS) dažniausiai turi savyje visus būtinus standartinių procesų dokumentus bei funkcines procedūras, o prijungti ir panaudoti papildomas išorines priemones bei pasinaudoti technologinėmis galimybėmis šiuo metu – tikrai nesudėtinga. Ši sritis įmonėse – lyg skaitmenizavimo slenkstis, pro kurį įžengus galima pradėti vertinti įmonės ambicijas, tikslus ir skaitmenizavimo rezultatus.
Pirkimo procesas ir „4 dokumentų sistema“
Pirkimo procese skaitmenizavimo elementų galime tikėtis jau pirkimo užsakymo pateikime tiekėjui. Ar per Elektroninių duomenų mainų (toliau EDI) operatorių, ar tarpusavyje suderintu formatu šis užsakymas gali elektroniniu formatu patekti pas tiekėją tiesiogiai iš mūsų VVS pirkimų užsakymo formos. Vis populiarėjančios „4 dokumentų sistemos“ visumoje tai pirmas dokumentas. Be abejo, jo paruošimo algoritme būtinai turėtų dalyvauti tiekėjo pateikti duomenys apie užsakomos prekės minimalius tiekimo kiekius, kalendorines tiekimo datas, kainas.
Iš taip paruošto ir tiekėjui pateikto pirkimo užsakymo sukurtas sandėlio padėjimo dokumentas bus puikus pagrindas prekių priėmimui tada, kai tiekėjas šias patieks. Teisingai paruoštas pirkimo užsakymas leis išvengti arba iki minimumo sumažins kitu atveju neišvengiamą padėjimo dokumento korekcijos būtinybę tiekėjui pateikus didesnius nei užsakyta, bet pirkėjo nenumatytus kaip minimalius, prekių kiekius. Tiekėjo krovinį lydintis siuntimo dokumentas (dažniausiai važtaraštis) kaip antrasis iš „4 dokumentų sistemos“ galėtų būti specialiai nevertinamas, bet savo specifine informacija papildytų iš pirkimo užsakymo suformuotą sandėlio padėjimo dokumentą.
Įvertinant priėmimo proceso specifiką, matomai, patogiausias skaitmenizavimo sprendimas – skenerių (kaupiklių) programinės įrangos kūrimas ir jų panaudojimas procesui aptarnauti. Bet kuriuo atveju neišvengiamai būtina yra prekės ženklinimo informacija, apimanti ir atitinkanti visus numatytus prekės stebėjimo parametrus, privalomai renkamus priėmimo – patikros metu. Tinkamo ženklinimo užtikrinimas prekei – tai derybų su tiekėju arba savarankiško darbo rezultatas, tikrai pasitarnausiantis prekių surinkimo gamybai ar atrinkimo pardavimui operacijose. Papildomas naudingas funkcionalumas šioje vietoje leistų į specialiai numatytas dėžes izoliuoti ne pilną sąrašą būtinų stebėjimo parametrų turinčias prekes, o taip pat suformuoti ir pateikti specifinę užduotį tarnyboms (pvz.: kokybės tarnyba), paprastai procese tokiu atveju privalančioms reaguoti į minėtus atvejus. Kaip tai bus padaryta – SMS žinute, elektroniniu laišku – tik lakios fantazijos ir šiek tiek pakankamai universalių papildomų procedūrų panaudojimas. Tačiau VVS atsiranda autorizuoti faktinės padėties įrašai bei papildomi privalomai tarnybų vedami duomenys vykdomo proceso kontrolės mechanizmui.
Po tokios patikros prekės galėtų būti talpinamos į iš anksto numatytas pagal jų tipus dėžes. Kiekvienu individualiu atveju šalia standartinių gavimo, padėjimo ar paėmimo galima sukurti įmonės veiklos ar būsimų vidinių procesų specifiką atitinkančius dėžių tipus, vienos prekės, vienos partijos ar sulaikymo, kas leistų jau priimtą prekę padėjimo metu, kontroliuojant algoritmui, nusiųsti į tinkamą stelažą (dėžę). O jei dėžių tipams dar suteiktume ir spalvinį kodą tai informacija apie prekės buvimą vietoje būtų ne tik papildyta dėžės kodo informacija, bet ir galimai papildomai pateikta sutartinėmis spalvomis. Tai tikrai būtų sandėlio darbuotojui vizualiai lengvai interpretuojama informacija apie prekės pasiekiamumą vietoje šalia VVS procedūros algoritmo kontroliuojamos informacijos.
Jei įmonė – gamybinė ir apsisprendus gamyboje logistinius vienetus (paletes, konteinerius, dėžes ar kt.) ženklinti GS1 standarto informaciją talpinančiais lipdukais, matomai, tokia praktika galėtų būti išplečiama ir tokiose procedūrose kaip prekių gavimas, talpinimas sandėliuose, judėjimas juose bei surinkimas pagal paėmimo dokumentus.
Vykdant priėmimo/padėjimo procesą, visada galima pasinaudoti kita VVS valdoma informacija apie būtinybę paskirti šias prekes (žaliavas) numatytoms vykdyti sandėlio paėmimo užduotims. Esant galimybei tai atlikti lygiagrečiai, būtų taupomas laikas ir darbuotojų vykdomos operacijos. Teisingai surinkta prekės ženklinimo informacija (kryžminės nuorodos) leistų pagal algoritmo sąlygas tenkinti surinkimo gamybai ar atkrovimo užduotis visais turimais sandėlyje (vietoje/dėžėje) gautais ir disponuojamais ne baziniais prekės matavimo vienetais.
Atlikus priėmimo procedūras, atsiranda galimybė naudotis jau padėtomis pagal dokumentą prekėmis pagal poreikius nes vienetinės apskaitos rezultatas užregistruotas su visa papildomai būtina lydinčia prekių stebėjimo informacija. Šioje vietoje kaip procedūros rezultatą VVS galima sugeneruoti ir tiekėjui pateikti trečiąjį „4 dokumentų sistemos“ dokumentą – gavimo patvirtinimą, kurio pagrindu bus išrašomas pirkėjo skolos dokumentas (dažniausiai – sąskaita faktūra, toliau SF). Susitarimo su tiekėju reikalas kaip dažnai ir už kiek tiekimo dokumentų ar už kokį kalendorinį laikotarpį jis pateiks SF. VVS gana patogiai leidžia apjungti prekių gavimo operacijose registruotus sandėlio kvitus apmokėjimui pagal tiekėjo pateiktas SF – ketvirtąjį „4 dokumentų sistemos“ dokumentą.
Šis tas nestandartinio
Įmonių procesų specifika gali padiktuoti ir daugiau bei įmantresnių prekių judėjimo sandėliuose procedūrų. Tikrai bus būtina informacijos pateikimo apie prekę procedūra, iš VVS papildyta padėjimo dėžėmis, partijų (galiojimo) informacija ir kiekiu. Kiekio išformavimas darant dalinius paėmimus, ypač jei dirbama su logistinių vienetų suformavimu. Sandėlio įrašuose talpinama informacija patampa prieinama ne tik dokumento, prekės, partijos ar kiekio pjūviu, tačiau gali būti papildyta logistinio vieneto numeriu, kas ypatingai praverčia sprendžiant krovinio formavimo ar pretenzijų atsekimo procedūrose. Realizacijos ar žaliavų sandėlio operacijose patogu būtų blokuoti atskirus prekių kiekius jei paėmimo procedūrų metu nustatomas neatitikimas prekinei išvaizdai ar prekės būsena kelia kitų kokybinių klausimų.
Ženklinimo operacijose prireiks tinkle dirbančių spausdintuvų ženklinimo ar paletiniams lipdukams spausdinti. Spausdintuvu galėsime pasinaudoti ir papildomai atspausdindami logistinio vieneto ženklinimo lipduką jei toks procedūrų sandėlyje metu buvo pažeistas ar tapo kitaip netinkamas.
Verslo valdymo sistemų svarba pirkimo procese
VVS aprašytose procedūrose visur dalyvauja su jame numatytais, aptarnaujamais ir registruojamais standartiniais dokumentais, kurių eilučių parametrų reikšmių surinkimui kuriama skenerių/kaupiklių programinė įranga, kaip ir ne standartinis paletinis kiekio įskiepis VVS duomenų bazėje yra papildomi programiniai produktai ir procedūros. Rezultate – algoritmizuoti ir aprūpinti papildomomis techninėmis ir technologinėmis priemonėmis procesai bei VVS pasiekianti įmonės vykdomų procesų informacija. Čia ir dabar surinkta informacija leidžia kontroliuoti, vertinti bei, esant reikalui, įtakoti vykstančius procesus, nepaliekant jų savieigai, atsitiktinumų įtakai ar „gerų specialistų“ sprendimams. Tai, taip pat, galimybės naudoti bei vertinti surinktą informaciją ir spręsti tada kada reikia – pagrindiniai VVS ir Verslo analitikos sistemų diegimo argumentai.
Išvados
Didžioji dauguma įmonių Lietuvoje vėluoja skaitmenizuoti pirkimo procesus. Beje, kaip ir daugelį kitų gamybinių ar sandėliavimo procesų. Nors apribotas algoritmo ir VVS kontroliuojamas darbas su sugeneruotais standartiniais sandėlio dokumentais – sąlyginai greitas, operatyviai renkantis ir registruojantis procesų informaciją, pateikiamas patogia forma ir lengvai įsisavinamas darbuotojų bei ypatingai naudingas įmonei. Ir jokių popierių procese…
O visa kita kas čia nepaminėta – poreikio, fantazijos, įmonės procesų išmanymo ir programinio kodo bei konsultantų pagalbos reikalas.
Nevėluokite dirbti patogiai ir efektyviai!
Valdas Semėnas
LinkedIn
