Nuotolinis darbas nebėra vien tik privalumas darbuotojui – tai būtinas įrankis, siekiant užtikrinti jūsų komandos produktyvumą šiandieniame skaitmeniniame amžiuje. Vis dėl to, jei jūs savo organizacijoje dar tik pradedate dirbti nuotoliniu būdu yra keletas svarbių aspektų, kuriuos aptarsiu šiame straipsnyje.
Infrastruktūra
Siekiant užtikrinti efektyvų nuotolinį darbą, svarbu, kad jūsų darbuotojams būtų užtikrinta prieiga prie kritinių veiklos sistemų ir galimybė prie jų prisijungti per pasirinktą įrenginį, neatsižvelgiant į darbuotojo vietą.
Nuotolinis darbas neabejotinai lems papildomą apkrovimą jūsų turimai infrastruktūrai. Dėl to būtina suplanuoti veiksmus vienu žingsniu į priekį ir atsakyti sau į klausimą – kaip mes suvaldysime papildomą krūvį infrastruktūrai?
Atsakymų į šį klausimą yra daug, todėl priimant sprendimą reikia atsižvelgti į keletą svarbių aspektų. Pavyzdžiui, ar jūs jau persikėlėte į debesį? Jei dar ne, tai dabar yra tinkamas metas tai apsvarstyti, nes IT infrastruktūra debesyje turi daug privalumų, tame tarpe ir efektyvaus nuotolinio darbo užtikrinimas.
Be to, turite apsvarstyti kokiomis priemonėmis bus užtikrinta, kad jūsų naudojamos programos būtų pasiekiamos reikiamu metu. O siekiant, kad jūsų komanda nuotoliniu būdu galėtų dirbti efektyviai ir atlikti jiems patikėtas užduotis – jūsų organizacijai tenka užduotis palaikyti nuolat „įjungtas šviesas“ ir užtikrinti minimalų sistemų nepasiekiamumą (angl. downtime).
Rekomenduojame susiplanuoti veiksmus ir atsakyti sau į šiuos klausimus:
- Kas palaikys jūsų infrastruktūrą?
- Ką darysite, jei jūsų infrastruktūra bus nepajėgi susitvarkyti su papildomai atsiradusiu apkrovimu?
- Kaip jus elgsitės su naujiniais?
- Kaip jūs užtikrinsite reikiamo lygio sistemos pasiekiamumą (valdysite nepasiekiamumo riziką)?
Mes galime jums padėti atsakyti į šiuos klausimus ir sukurti išmanią darbo aplinką.
Tiesioginė prieiga
Ar šiuo metu veikloje naudojate VPN (angl. virtual private network)? Jūsų kolegoms dirbant iš namų, būtina prieiga prie vidinės informacijos išteklių bei intraneto iš bet kurios vietos, todėl svarbu užtikrinti, kad jie turėtų galimybę prisijungti prie vidinio tinklo nuotoliniu būdu.
Tiesioginės prieigos (angl. direct access) sprendimai leidžia nuotoliniu būdu dirbančius vartotojus prijungti prie organizacijos tinklo resursų be poreikio įdiegti tradicinį VPN sprendimą. Svarbu paminėti, kad tiesioginės prieigos sprendimas yra ne tik saugesnis, tačiau ir patogesnis bei labiau pažengęs nei įprastiniai VPN spendimai.
Saugumas
Jums apsisprendus, kaip atrodys jūsų infrastruktūra, kaip kokybiškai ji turi veikti ir kaip jūs ketinate ją palaikyti, kitas žingsnis yra saugumo užtikrinimas.
Vienas iš dažniausiai galvos skausmą keliančių klausimų, kalbant apie nuotolinį darbą, yra saugumas – ar mes galime būti tikri, kad mūsų duomenys bus saugūs? Pasirinkus tinkamus saugumo įrankius, jūs galite būti tuom tikri.
Duomenys yra viena vertingiausių turto rūšių, kuriuos organizacija gali turėti, todėl mes privalome daryti viską ką tik galime, siekiant užtikrinti jų saugumą. Šiuo atveju jūsų darbuotojams dirbant nuotoliniu būdu ir siekiant apsaugoti duomenis, ypatingai svarbu užtikrinti saugų ryšį.
Visų pirma, rekomenduojame auginti darbuotojų sąmoningumo lygį – nuolatos juos informuoti apie asmens duomenų apsaugos, informacijos saugumo reikalavimus, veikloje taikyti saugumo ir reagavimo į duomenų apsaugos pažeidimus tvarkas. Visų antra, raginame pasirūpinti įrangos saugumu, įdiegiant patikimą antivirusinę įrangą. Visų trečią, svarbu pasirūpinti saugiu ryšiu – tai jūs galite padaryti panaudojant anksčiau minėtus tiesioginės prieigos ir VPN sprendimus bei kokybišką ir efektyvią ugniasienę (angl. firewall).
Ar galite tvirtai atsakyti į žemiau nurodytus klausimus?
- Ar jūsų taikomos saugumo priemonės užkerta kelią duomenų nutekėjimo tikimybei?
- Ar jūsų vidinės procedūros, tvarkos bei procesai yra paruošti nuotoliniam darbui?
- Ar jūsų darbuotojai dirbsiantys nuotoliniu būdu turi reikiamas prieigos teises prie sistemų?
Jei į visus klausimus atsakėte teigiamai, tuomet pats laikas keliauti prie sekančio etapo ir pradėti svarstyti kokį dokumentų ir informacijos dalinimosi įrankį jūs galite pasirinkti nuotoliniu būdu dirbantiems kolegoms. Jei nesate užtikrinti dėl atsakymo į aukščiau nurodytus klausimus – mes jums galime padėti – kreipkitės!
Informacijos ir dokumentų dalinimasis
Jūsų darbuotojams dirbant iš namų, svarbu turėti galimybę realiu laiku dalintis dokumentais ir informacija. Įsivardinkite saugias informacijos dalinimosi sprendimų galimybes. Toks sprendimas leis jūsų komandoms efektyviai bendradarbiauti, dalintis informacija, darbo rezultatais, be jokio nerimo, kad tam tikri duomenys gali nutekėti.
Tokie įrankiai kaip SharePoint Online yra idealus sprendimas organizacijoms, siekiančioms susikurti individualizuotus ir joms pritaikytus informacijos dalinimosi sprendimus, kurie leistų darbuotojams efektyviau bendradarbiauti ir dalintis informacija, neatsižvelgiant į jų buvimo vietą.
Pasirinkus informacijos dalinimosi įrankį, rekomenduojame suplanuoti įžanginius mokymus darbuotojams, kurie leistų susipažinti su pagrindiniais įrankio funkcionalumais.
- Ar jūs turite įrankį, leidžiantį naudotis informacijos / dokumentų duomenų baze, kurią gali pasiekti nuotoliniu būdu dirbantys jūsų kolegos?
- Ar jūsų darbuotojai gali nevaržomai įkelti ir atsisiųsti failus?
- Ar jūsų pasidalinti dokumentai yra atnaujinami realiu laiku ir gali būti koreguojami skirtingų darbuotojų tuo pačiu metu?
- Ar jūsų darbuotojai yra apmokyti ir gali naudotis visais jų veiklai aktualiais funkcionalumais?
Komunikacija
Efektyvi komunikacija yra esminė sėkmingai veikiančios organizacijos sąlyga.
Prieš pradedant dirbti nuotoliniu būdu, jūs turite suteikti efektyvią komunikacijos ir bendradarbiavimo platformą – tai padės ne tik užtikrinti jūsų darbuotojų produktyvumą, tačiau ir sustiprins jų moralę – dirbant nuotoliniu būdu, jūsų darbuotojai gali pasijausti labai vieniši!
Tokie sprendimai kaip Microsoft Teams, buvo sukurti norint suteikti efektyvų nuotolinį komandinį darbą. Microsoft Teams užtikrina virtualių – vaizdo susirinkimų organizavimo ir jų įrašymo galimybę, žinučių siuntimo, komandų kūrimo funkcionalumus, leidžiančius stebėti kitų kolegų statusą, dalintis dokumentais, informacija bei ją redaguoti (Word, Excel, PPT ir kt.) toje pačioje Microsoft Teams platformoje net ir keliems darbuotojams tuo pačiu metu.
Nors Microsoft Teams platforma yra patogi naudoti, tačiau darbuotojams reikės pagalbos išmokti naudotis nauja programa, siekiant išnaudoti visas platformos galimybes ir užtikrinti sėkmingą darbą nuotoliniu būdu!
Pradėkite jau šiandien!
Jei turite bet kokių klausimų ar norite individualios pagalbos priimant sprendimus bei planuojant nuotolinio darbo organizavimo etapus, prašome susisiekti su mumis – mes padėsime sukurti išmanią jūsų darbo aplinką ir užtikrinti ne tik nuotolinio darbo galimybę, bet ir jo produktyvumą!
Donatas Statulevičius
LinkedIn
