Head aega mahukad Exceli tabelid, kasutusel on uus BI lahendus
Igakuine eelarvestamine ja prognoosimine võib suures ettevõttes võtta mitmeid nädalaid, aastaeelarve kokkupanek mitmeid kuid. Eesti juhtiv kinnisvarahaldusettevõte Stell otsustas seda olukorda muuta, võttes kasutusele OIXIO BI eelarvestamise ja prognoosimise lahenduse, säästes sellega märkimisväärselt tööaega ja parandades tööprotsesside efektiivsust.
Eesti üks suurimaid kinnisvara juhtimise ja hooldusega tegelevaid ettevõtteid Stell on tegutsenud juba pea 30 aastat, pakkudes kinnisvara korrashoiu ja haldusega seotud täisteenuseid äriklientidele, riigisektorile ja korteriühistutele. Stell on kiiresti kasvanud, kahekordistades ainuüksi viimase nelja aasta jooksul oma käibe.
Stellil on Eesti peale kokku ligi 50 allüksust ning 1500 töötajat. Kui varasemalt koostati prognoose ja jälgiti eelarveid igakuiselt mahukate Exceli tabelite abil, siis alates sellest aastast on kuuprognooside koostamisel kasutusel uus BI lahendus, mis aitab senisest efektiivsemalt eelarveid koostada.
Mugav eelarvestamine, mis aitab säästa aega
„Meie peamine probleem oli varasemalt igakuine ajakulu. Tänu OIXIO eelarvestamise lahendusele oleme saavutanud tuntava ajalise kokkuhoiu,“ ütleb Stelli finantsjuht Kaur Õllek. Ta lisas, et kuna ettevõtte kasv on olnud meeletult kiire, siis mingi hetk oli plaanis ka lisajõudusid finantsanalüütiku näol palgata. Siiski otsustas Stell protsesse muuta ning juurutada tehnilise lahenduse.
„Uus eelarve ja prognoosimise lahendus võimaldab meil kogu eelarvestamise protsessi hallata ja jälgida ühest kohast,“ toob Stelli finantsjuht välja suurimad kasud, mis lahendusega kaasnesid. Sel aastal said nad esimest korda ka aastaeelarvet uue lahenduse abil kokku panna, mis kulges ladusamalt, kui varasemalt Exceli tabeleid edasi-tagasi saates.
Visuaalsed graafikud võimaldavad trende jälgida
Lisaks eelarvelahendusele on Stellis kasutusel OIXIO finantsaruandluse lahendus, mis võimaldab numbriliste näitajate jälgimise kõrval analüüsida trende graafiku kujul.
„Kui mõne teenuse või allüksuse lõikes hakkab trendijoon alla minema või tekib mingi suurem jõnks, siis on see kohe graafikult näha ja seda on palju lihtsam tuvastada,“
ütleb Stelli finantsjuht Kaur Õllek.
Tänu visualiseeritud koondvaatele on see tänaseks saanud teenindusüksuste ja erinevate eelarveliste üksuste igapäevaseks tööriistaks.
Mitmetasandilised kinnitusringid
Oluline osa eelarvete kokkupanekust on eelarvete kinnitamine. Koostöös OIXIO-ga loodi Stelli jaoks mitmetasandiline kinnitusring, mis on kooskõlas ettevõtte protsessidega.
Esmalt täidab töötaja eelarves nõutud read. Seejärel on osakonnajuhil võimalik eelarvet täiendada, see tagasi lükata või kinnitada. Osakonnajuhid edastavad eelarved finantsjuhile, kes vastutab terve ettevõtte koondeelarve eest.
3-tasandiline kinnitusringide süsteem tagab sujuva töövoo, vähendades võimalikke vigu ja viivitusi. Lisaks võimaldab see igal ajahetkel jälgida, millises etapis kinnitamise protsess parasjagu on.
Kasutajapõhised õigused
OIXIO eelarvelahendus võimaldab seadistada vaateid töötaja ja ametipõhiselt, andes ligipääsu vajalikele andmetele. Tavatöötaja näeb talle mõeldud infot, tervikpilt koondeelarvest koos täituvusega jookseb kokku finantsjuhile ja neile, kellel on selleks õigused.
Õlleki hinnangul on BI lahenduse suurimad kasusaajad peale finantsjuhi tegelikult ka allüksused, kes saavad mugavalt oma tulemusi analüüsida. Finantsjuhi vaatest mainis Õllek: „Kui varasemalt oli meil mitu erinevat Excelit, millest tekkis mitmeid erinevaid versioone, siis nüüd on kõik numbrid ühes süsteemis, mis muudab ka finantsjuhi jaoks protsessi jälgimise lihtsamaks.“
„IT-lahenduste tellimise puhul loeb kasutusmugavus, aga ka see, kes on partner, kellega sa koos töötad. Meie kogemuse põhjal julgen OIXIO-t soovitada. Koostöö on olnud meeldiv ja nad mõtlesid sisuliselt kaasa,“
ütleb Stelli finantsjuht Kaur Õllek.
Kui palju kulub sinu ettevõttes aega eelarvestamisele?
Eelarve koostamine Excelis võib osutuda tülikaks ja aeganõudvaks, eriti olukorras, kus ettevõte on suur ja andmeid tuleb kokku koondada mitmest erinevast Excelist. Kui ettevõttes koostatakse lisaks aastaeelarvele ka kuuprognoose, võib eelarvestamine võtta suure osa finantsjuhi ja eelarveüksuste eest vastutavate töötajate tööajast.
OIXIO eelarvestamise ja prognoosimise lahendus on kasulik tööriist nii eelarve prognoosimiseks kui täituvuse jälgimiseks. Kui Excelis võivad näpuvigade tõttu andmed kaotsi minna, siis eelarvelahenduses on andmed alati salvestatud ja igast tegevusest jääb jälg. Finantsjuhil on võimalus valemeid, õiguseid ja dimensioone vastavalt ettevõtte vajadustele korrigeerida. Igale eelarvele saab seadistada oma valemite struktuuri, numbrid jooksevad automaatselt kokku ja neid saab ridade ja tiimide lõikes analüüsida, samuti kiirelt võrrelda eelmiste aastate, eelarvete ja prognoosidega.
Kui soovid 2025. aastat alustada teisiti ning viia oma ettevõtte eelarvestamise ja prognoosimise tänapäevasesse BI lahendusse, siis võta meiega julgelt ühendust! Seadistame sinu ettevõttele eelarvelahenduse, liidestame selle ettevõttes kasutusel olevate süsteemidega ning aitame sinu töötajatel uude lahendusse sujuvalt sisse elada.
Võta ühendust ja küsi lisa
Hannes Rosenberg
Linkedin