50 aruannet, millest igapäevases kasutuses on 20
Arte Bunkering on 2010. aastal loodud Eesti ettevõte, mis pakub laevakütuseid ja sellega seotud teenuseid enam kui 900 sadamas. Tänaseks on ettevõttel seitse kontorit, sealhulgas Saksamaal, Eestis, Kreekas, Araabia Ühendemiraatides, Singapuris, USAs ja Küprosel. Rahvusvahelise haardega ettevõte vahendab kütusetarneid 24/7 terves maailmas ja on kujundanud endale laitmatu maine nii klientide kui tarnijate seas. Kiire kasvu ja edu taga on andmepõhised otsused, mida toetab hästi läbimõeldud Power BI analüütika.
5 aastat koostööd ja 250+ kohtumist hiljem
OIXIO ja Arte Bunkeringi koostöö sai alguse täpselt 5 aastat tagasi, 2020. aasta veebruaris. „Nagu paljudel keskmise suurusega ettevõtetel, olid meil alguses asjad Excelis. Excel on asendamatu abimees andmete käsitlemiseks, kuid mitte nende talletamiseks ja suurele personalihulgale visualiseerimiseks. Otsustasime minna üle Power BI-le, mis on suurepärane tööriist visualiseerimiseks, kuid meil oli vaja kedagi, kes aitaks aruandeid seadistada. Nii jõudsimegi OIXIO-ni,“ kirjeldab koostöö algust Arte Bunkeringi finantsanalüütika ja süsteemide osakonna juht Joel Truuvert.
Iganädalastel koosolekutel analüüsitakse aruandlusvajadusi ja arutatakse läbi uusi mõtteid ja võimalusi. Viie aasta jooksul on seadistatud nii standardaruandeid kui ka kliendi vajadustele vastavaid erilahendusi. Kokku on loodud ligi 50 aruannet, millest igapäevases kasutuses on 20. Kasutusele on võetud OIXIO finantsaruandluslahendus, eelarvestamislahendus, debitoorne võlgnevuse aruanne, kreditoorne võlg, krediidiriski ülevaated, erinevad statistilised aruanded, boonuste arvestus, müügimeeste töölaud, master data ja veel mitmeid kliendispetsiifilisi aruandeid.
„Meie puhul on riskijuhtimine äärmiselt oluline, sest meie kliendid ei ole ainult Eestist pärit. Tihti annavad suured raportid ülevaate sellest, mis seis meil on, kuid ei anna infot selle kohta, kuidas ja miks see nii on. Koostöös OIXIO-ga loodud aruanded annavad meile täpse sisendi, mille põhjal saame teha teadlikumaid ja paremaid otsuseid,“ selgitab Truuvert.
Power BI ei ole ainult juhtkonna tööriist
Kui paljudes ettevõtetes kasutatakse ärianalüütikat eelkõige strateegiliste otsuste tegemiseks, siis Arte Bunkeringis on BI lahendused igapäevaseks töövahendiks ka müügimeeskonnale ja teistele töötajatele. Reaalajas andmed võimaldavad hinnata krediidiriski ja muid olulisi näitajaid seoses klientidega.
BI aruannete algne aruandlusstruktuur ehitati üles „No SQL“ põhimõttel. Kuna aruannete ja andmete hulk on aga ajas kasvanud, tekkis vajadus andmelao vahekihi järele, millega OIXIO on abiks olnud.
Kui esialgu alustati üksikaruannetest, siis 2022. aastal liidestati juurde ka ReportÄpp aruandlusportaal, mis võimaldab igale töötajale luua oma aruandlusvaate, koondab aruanded ühte kohta ning on kiiresti ja mugavalt veebibrauseris kättesaadav.
„Arte Bunkeringis töötab kokku 40 inimest ja aruandlusportaali kasutab ligi 60-70% töötajatest. Üks osa on otsuste tegemine juhtkonna tasandil. Teine väga kasulik asi on aga krediidiriski hindamine ja äriline pool – palju klient meile võlgu on ning mis seisus meil äri on. Lisaks aruannetele kasutame Power BI-d oma igapäevatöös toorandmete kättesaamiseks ja andmete töötlemiseks töölõikudes, kus muud tarkvarad ja raamatupidamisprogrammid seda ei võimalda,“ selgitab Truuvert.
Raamatupidamise automatiseerimine ja AI kasutuselevõtt
Arte Bunkering testib aktiivselt ka AI lahendusi, et muuta ettevõtte tegevus veelgi efektiivsemaks. Hetkel on käimas projekt, mille eesmärk on automatiseerida arvete edastamist. Kui varem toimus see protsess peamiselt käsitööna, siis praegu tegeletakse tehisintellekti treenimisega, et AI oskaks enam kui 300 tarnija arveid automaatselt ära tunda ja õigele kontaktisikule edastada, et töötajad saaksid teha rohkem tarka tööd.
Paralleelselt on käsil ka teine AI projekt, mis on seotud raamatupidamisdokumentide kokku panemisega. „Kui soovime kasvada veelgi suuremaks, siis muutub ühel hetkel dokumentide käsitsi haldamine ebamõistlikuks. AI-st on juba täna meile abi – hetkel küll mitte veel meie põhiäris, kuid jätkame pidevalt oma efektiivsuse tõstmist,“ ütleb Truuvert.
Tagasiside koostööle
Koostööd OIXIO-ga hindab Joel Truuvert väga kõrgelt. Kui algusaastatel oli Arte Bunkeringis laual teema, kas palgata majasisene arendaja või osta teenust sisse, siis täna on nad kindlal veendumusel, et majaväline teenusepakkuja on parem lahendus – OIXIO katab erinevaid teadmisi ja kompetentse, mida üks majasisene inimene kunagi teha ei suudaks.
„Meie kogemus OIXIO-ga on olnud igati positiivne. Koostöö on olnud hindamatu väärtusega ja materialiseerunud erinevate BI-lahendustena, mis on meie äritegevuse jaoks hädavajalikud. Aastate jooksul on Arte Bunkeringi tegevusmaht ja efektiivsus järjest kasvanud ning üheks kasvu soodustavaks faktoriks on kindlasti olnud õigeaegne ja põhjalik andmeanalüüs, mida need projektid on võimaldanud. Meie andmemudel on väga keeruline, mis tähendab, et tehniliste lahenduste juurutamine ei ole alati olnud kerge ning sageli on lahendused mitte-standardiseeritud. Hindame väga Taavo Akki võimed teha ad-hoc tööd ja tulla meile vastu ka kiireloomuliste vajaduste korral. Vaadates tulevikku, näeme koostöös OIXIO-ga veelgi suuremaid võimalusi, sest meie vajadus andmeanalüüsi järele kasvab pidevalt,” ütleb kokkuvõtteks Arte Bunkeringi finantsanalüütika ja süsteemide osakonna juht Joel Truuvert.
Soovid andmed enda heaks tööle panna?
OIXIO BI ärisuund pakub terviklikku juhtimisaruandluse lahendust, mis teeb majandustulemused nähtavaks ning aitab mõista, kuidas ettevõttel läheb. Lahendus koosneb erinevatest komponentidest, milleks on finantsaruandlus, eelarvestamine, kulude jagamine ning tööjõu aruandlus. Need kõik seob üheks tervikuks meie aruandlusportaal ReportÄpp, mis loob kasutajatele keskse koha, mille kaudu on lihtne kogu vajalik aruandlus kiiresti üles leida.
Kui vajad abi BI aruandluse sisseseadmisel, siis võta meiega ühendust!
Võta ühendust ja küsi lisa
Hannes Rosenberg
Linkedin