Kui ettevõttes on koosolekutel ja tiimivestlustel abiks Microsofti mitmekülgne suhtluslahendus Teams, siis võib seal ka kõnesid teha. Pole vaja erinevate seadmete vahel liikuda, kogu suhtluse saab tõesti teha ühest ja samast kohast. Ah et kuidas see käib? Selgitame lähemalt.
Kui oled oma töökohal kontoris või kodus või mis veel olulisem – ärireisil, kus kaugekõned on kallid, siis arvutis või telefonis lahti olev Teams võib ka mobiili- ja lauatelefonide kõned mugavalt ära teha.
Põhimõtteliselt saab Teamsist võtta kõne ükskõik millisele numbrile maailmas, olgu see siis lauatelefon, mobiiltelefon, satelliit-telefon või mõni virtuaalne number näiteks Skype’is.
Täpselt samamoodi saab Teamsis ka kõnesid vastu võtta, sidudes kontoga oma töönumbri.
Miks on hea ka vastuvõetavad kõned just Teamsiga siduda?
Selleks on vähemalt kolm põhjust.
Esiteks – kui sul niigi on peas kõrvaklapid ja lahti Teamsi tarkvara, siis pole saabuva kõne puhul põhjust hakata taskust või kotist või laualt telefoni otsima, kõrvaklappe peast rebima ja kõnele vastama – kõike saab teha kohe ühe nupuvajutusega. Ekraanil hüppab lahti vastav aken, kus võib nupule vajutades kõne vastu võtta või sellest keelduda.
Teine hea põhjus on see, et Teamsi kaudu tulevad kõned läbivad Microsofti spämmifiltri. Kui tegemist on kahtlase numbri või õngitsuskõnega, siis see töötajateni ei jõuagi ja see aitab palju aega kokku hoida, tõstes samas turvalisust.
Kolmandaks – Teamsis on võimalik telefonijaama võimalusi kasutada, nagu näiteks kõne edasisuunamine, teenusnumbrid ja kõnepostkast.
Kui aga ükskõik millisel Teamsi koosolekul kas videoga või heliga on keegi vaja ühendada telefonist, saab sedagi teha. Siis on kosta telefonihelistaja hääl ja helistaja ise saab kuulda kõiki teisi koosolekul osalejaid.
Kuidas telefoniteenust seadistada?
Selleks pakub Microsoft tegevusjuhisena välja järgmised põhisammud.
- sammuna tuleb osta MS Teams Phone telefonilitsentsid, kuna iga Microsoft Teamsi Telefoni kasutaja jaoks läheb seda vaja. Neid litsentse saab osta ükshaaval või soodsamalt juba hulgi.
Teamsi Telefon (Teams Phone) on Microsofti pilvelahendus, mis pakub telefonijaama (PBX) võimalusi ja väliskõnesid avalikku telefonivõrku (PSTN), teenuse operaatoriks saab valida Microsofti enda. - sammuna tuleb valida väline PSTN-ühendus. Operaatoriks saab valida nii Microsofti kui olemasoleva operaatori, kui see osaleb programmis Microsoft Operator Connect.
Kui olemasolev operaator osaleb ka programmis Microsoft Teams Phone Mobile, saab see hallata teenust SIM-kaardi toega mobiiltelefoninumbrite kasutamisel Teamsiga. - toiminguna tuleb juba hankida ja määrata oma kasutajatele ja teenustele telefoninumbrid. Tasub mõelda ka teenusnumbrite kasutamise peale, sest need suudavad korraga käsitleda sadu kõnesid, samas kui tavalise kasutaja telefoninumber suudab korraga tegeleda vaid mõne kõnega.
Teenusenumbrite ressursikontodel saab luua näiteks automaatseid helistajaid ja kõnejärjekordasid teenusnumbritele. - sammuna tuleb seadistada hädaabikõne, sest kui inimesed on harjunud telefoni kasutama koos selle kõigi funktsioonidega, siis oleks ebameeldiv, kui hädaabinumbrid selles võrgus ei töötaks.
Hädaabiteenusele saab lisada veel ka asukoha, nii et kui keegi töötaja helistab oma numbrilt tuletõrje, politsei ja kiirabi numbrile, siis saab vastav teenistus täpse asukoha, kust kõne tuli ning abi tuleb kiiremini. - samm on oluline siis, kui firma kasutab selliseid olulisi klienditeeninduse vahendeid nagu automaatteenindajad, mis aitavad inimestel, kes sisse helistavad, navigeerida menüüsüsteemis, et suunata nad õigesse osakonda või hoida kõnejärjekorras. See aitab tohutult vähendada sekretäride ja klinditeenindajate töökoormust.
Lisaks saab muidugi seadistada paljusid muid funktsioone, kuid seda ei pea tegema tavakasutaja. Teamsi Telefoni eesmärgiks ongi tavatöötaja jaoks võimalikult tavalise telefoniteenusena käitumine, mida saaks kasutada Teamsis otse oma tööarvutist. Ühtlasi tähendab see, et kontori telefonijaama võimalused on kõigi jaoks kättesaadavad, kus iganes nad ka pole. Tuleb vaid oma Teamsi rakendus lahti hoida ja selle kaudu suhelda.
Mis vahe on Microsoft Teamsi Telefoni standardpaketil ja Kõnepaketiga Microsoft Teamsi Telefonil?
Teamsi Telefonil on erinevad paketid. Standardpakett pakub 7,5 euro eest kasutaja kohta kuus pilvepõhist telefonisüsteemi, tava- ja videokõnesid nii PSTN-i kui ka internetiühenduse kaudu ning kõnedega saab liituda paljudest seadmetest, kasutades sujuvat kõne edastamist ühest seadmest teise. Selle paketiga saab lisada operaatoriühenduse või otsemarsruutimisega operaatori PSTN-teenuseid ning mobiiliteenuse kaudu saab integreerida mobiilikõnede paketid. Microsoft tagab 99,99% tööajaga teenusetaseme lepingu.
Kõnepaketiga Microsoft Teamsi telefon maksab aga 18,70 eurot kasutaja kohta kuus ja sisaldab kõike, mis on juba Teamsi Telefoni standardpaketis, kuid lisaks veel palju muud: telefoninumber ja PSTN-i teenus Microsoftilt ning siseriiklikke kõnesid.
Mida on Teamsi kõnedeks veel vaja?
Tavaliselt on seadistatud Teamsi Telefoni kõnedeks vaja vaid midagi, mis häält teeb (kõlarit või kõrvaklappe) ning mikrofoni. Selleks sobivad nii arvuti (sülearvuti) enda sissehitatud seadmed kui ka kõik ühilduvad välised seadmed: kõrvaklapid, käed-vabad peavarustus, välised mikrofonid ja kõlarid või ka Teamsiga ühilduvad lauatelefonid ning konverentsiseadmed.
Nende kõigiga tuleb aga välja veel üks Teamsi eelis kõnede haldamisel: kasutaja võib sujuvalt vahetada, millise seadmega ta soovib kõnet vastu võtta: valikuid on palju kuni oma mobiiltelefonini välja, kus kõnega tegeleb Teamsi äpp.
Kokkuvõtteks aitab Teamsi telefon koondada kogu suhtluse ühte kohta, mis tähendab, et ei pea enam tegelema erinevate süsteemide ja isegi erinevate seadmetega: kui vaja, saab koosolekud, sise- ja väliskõned ning hübriidkohtumised (kus osa osalejaid on näiteks koosolekuruumis kohapeal, osad osalevad Teamsi videokõnega ning osad tavaliste telefonikõnedega eemalt) teha kõik ära ühes ja ainsas Teamsi süsteemis. Kogu suhtlus on koondatud samasse kohta ning kasutajatel on veelgi lihtsame olla ühenduses ühe süsteemi kaudu. See asendab traditsioonilised kontorite keskjaamad ja tagab põhilised helistamisvõimalused pilvepõhise kõnejuhtimissüsteemiga, mis haldab Microsoft Teamsi üldist telefoniteenust.
Kui Teamsi telefoni kohta tekkis küsimusi, siis meie spetsialistid aitavad õige lahenduse leidmisel ja seadistamisel.