OIXIO Digitali uus moodul OIXIO Data Protection jälgib Microsoft Dynamics 365 Finance & Operationsis palga- ja personaliandmete säilitusaegu. Kui säilitusaeg lõpeb, kustutab või anonüümistab moodul andmed automaatselt sinu seadistatud reeglite järgi.
Miks on personaliandmete säilitusaegu keeruline jälgida?
Iga töötaja kohta koguneb aastate jooksul hulk dokumente ja isikuandmeid: töölepingud, haridust tõendavad dokumendid, palgaandmed ja palju muud. Nende säilitusajad on erinevad. Mõnda dokumenti tuleb hoida veel aastaid pärast töösuhte lõppu, teised andmed tuleb eemaldada varem. Eestis, Lätis ja Leedus tegutseval ettevõttel tuleb arvestada ka iga riigi nõuetega.
Sageli jälgitakse tähtaegu Excelis ning andmete kustutamine sõltub sellest, kas kellelgi tuleb see õigel ajal meelde. Nii võivad andmed jääda süsteemi kauemaks, kui nende säilitamiseks on alust.
Isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) säilitamise piirangu põhimõtte järgi võib isikuandmeid säilitada vaid nii kaua, kui nende töötlemise eesmärk seda nõuab. Põhjendamatult alles hoitud andmed suurendavad andmekaitseriski.
Mida OIXIO Data Protection teeb?
OIXIO Data Protection jälgib säilitusaegu otse Dynamics 365 Finance & Operationsis, kus palga- ja personaliandmeid juba hallatakse.
Säilitusreeglid on sinu kontrolli all
Iga andmetüübi puhul saab määrata:
- kui kaua andmeid säilitatakse;
- millisest sündmusest või kuupäevast säilitusaega arvestatakse, näiteks viimase töölepingu lõppemisest või majandusaasta lõpust;
- kas andmed kustutatakse või anonüümistatakse;
- millistel tingimustel reegel rakendub.
Kui seadus muutub, saad reeglit ise muuta, ilma et vajaksid arendaja abi. Süsteem kontrollib reegli korrektsust juba sisestamisel.
Tähtaegu kontrollitakse automaatselt
Süsteem kontrollib säilitusaegu korrapäraselt ning kustutab või anonüümistab andmed seadistatud reeglite järgi.
Enne töötlemist kontrollib süsteem ka tingimusi, mille korral tuleb andmed alles jätta. Näiteks säilitatakse kirjed siis, kui töötajal on kehtiv leping või kustutamine rikuks andmete terviklust.
Kui teatud andmed tuleb eemaldada kohe pärast töösuhte lõppu, saab volitatud kasutaja seda teha töötaja kaardil.
Andmeid saab kustutada või anonüümistada
Kustutamine eemaldab kirje süsteemist. Anonüümistamine jätab kirje alles, kuid asendab valitud väljade sisu etteantud väärtustega või tühjendab need. Nii saab säilitada aruandluseks vajaliku ajaloo, eemaldades sellest isikut tuvastada võimaldavad andmed.
Eranditest ja tehtud toimingutest jääb ülevaade
Kui töötaja andmeid ei tohi veel kustutada, näiteks poolelioleva töövaidluse tõttu, saad töötaja kaardil määrata kustutamisele erandi ja lisada põhjenduse. Kõiki erandeid näeb ühest kohast.
Töötlusajalukku salvestatakse iga kustutamine ja anonüümistamine, samuti vahele jäetud või ebaõnnestunud toimingud. Iga toimingu juures on näha selle aluseks olnud reegel. Nii saab hiljem kontrollida, mida andmetega tehti ja miks.
Kellele on OIXIO Data Protection mõeldud?
OIXIO Data Protection on mõeldud organisatsioonidele, mis kasutavad Dynamics 365 Finance & Operationsis OIXIO palga- ja personalilahendust. Moodulit saab kasutada Eestis, Lätis ja Leedus.
- Personali- ja palgaosakond saab vähendada tähtaegade käsitsi jälgimist ja andmete kustutamisele kuluvat tööd. Reeglid on süsteemis ning nende alusel toimub kontroll automaatselt.
- Andmekaitsespetsialist näeb ühest kohast kehtivaid reegleid, tehtud erandeid ja andmetega tehtud toiminguid.
Kuidas alustada?
Loe lähemalt OIXIO Data Protectioni lehelt või kirjuta meile. Arutame, kuidas saame mooduli sinu organisatsiooni vajaduste järgi seadistada.