Kuu lõpp tähendab raamatupidamises sageli üht ja sama: saldod kontrolli, tähtaja ületanud arved üle vaadata, meeldetuletused teele ja prognoosid värskeks. Kõik korraga. Ja soovitatavalt juba eile.
Kõige kummalisem on see, et suur osa vajalikest andmetest oli olemas juba nädalaid varem. Ometi kuhjub töö ikka kuu lõppu.
Põhjus ei ole inimestes ega selles, et keegi oleks midagi tegemata jätnud. Probleem on protsessi enda rütmis. Oleme harjunud mõtlema kuu sulgemisest kui ühest suurest lõpuspurdist. Töö koguneb, meeskond tõstab tempot ja mõne päeva jooksul püütakse kõik joonde saada.
Väiksemas ettevõttes võib see veel toimida. Ettevõtte kasvades kasvab aga ka tehingute arv, erandite hulk ja kontrollimisele kuluv aeg. Kuu lõpuspurt muutub iga kuuga natuke pikemaks ja valusamaks. Aga mis siis, kui küsimus ei ole selles, kuidas kuu lõpus kiiremini joosta? Mis siis, kui suur osa sellest tööst ei peaks üldse kuu lõppu jõudma?
Microsoft Dynamics 365 Finance liigub just selles suunas.
Miks kontrollida kuu lõpus seda, mida süsteem saab kontrollida iga päev?
Kontode vastavusseviimine on klassikaline kuu lõpu töö. Pearaamatu ja alammoodulite saldod tuleb üle kontrollida, erinevused üles leida ja parandada. Alles siis saab perioodi sulgemisega edasi liikuda.
Konto vastavusseviimise agent (ingl k Account Reconciliation Agent) pöörab selle loogika teistpidi.
Selle asemel et oodata kuu lõpuni, kontrollib agent pidevalt pearaamatu ja alammoodulite vahelisi tehinguid. Kui kannetes tekib mittevastavus, siis agent tuvastab selle ja pakub välja võimaliku lahenduse. Oluline erinevus on ajas. Probleem ei tule nähtavale kolm nädalat hiljem kuu sulgemise ajal, vaid siis, kui see tekib.
Agent õpib ka varasematest lahendustest. Kui sarnane vastavusseviimise probleem on juba varem lahendatud, saab süsteem seda teadmist järgmise juhtumi puhul kasutada. Alles jääb ka kontrolljälg: mida agent tegi, mida soovitab ja miks.
Raamatupidaja ei kao sellest protsessist kuhugi. Küll aga ei pea ta enam kulutama sama palju aega kontrollimisele, kas kõik klapib. Tema lauale jõuavad erandid ehk juhtumid, kus inimese tähelepanu ja hinnangut päriselt vaja on. Microsofti dokumentatsiooni järgi on funktsioon praegu production-ready preview staatuses.
Ja kui Excel või Outlook on endiselt meeskonna igapäevane töökeskkond, ei pea ka neist loobuma. ERP-ga ühendatud andmeid saab kasutada otse tuttavates tööriistades ning Copilot aitab seal kannete kontrollimise, erinevuste tuvastamise ja kokkuvõtete koostamisega.
Ehk süsteem ei sunni inimest tingimata uude tööviisi. AI saab tulla ka sinna, kus töö juba toimub.
Kümme minutit ühe kliendi kohta tundub vähe. Kuni kliente on sada
Tähtaja ületanud arvete jälgimine ei ole iseenesest keeruline töö.Vaatad üle kliendi maksete ajaloo. Kontrollid krediidiseisu. Paned kokku olukorra ülevaate. Kirjutad meeldetuletuskirja. Saadad ära.
Ühe kliendi puhul polegi midagi hullu. Aga kui neid kliente on kümneid või sadu, muutub kümme minutit ühe kirja kohta kiiresti tundideks.
Sissenõuete koordinaatori (ingl k Collection Coordinator) töövoos teeb süsteem suure osa ettevalmistavast tööst kasutaja eest ära. See koondab kliendi finantsseisu puudutava info kokku ja koostab meeldetuletuskirja mustandi. Kasutajale jääb kirja ülevaatamine, vajadusel muutmine ja saatmine, ehk protsess, mis varem võttis kümme kuni viisteist minutit, võtab nüüd umbes minuti.
See ei ole lubadus, et igas ettevõttes kukub ajakulu täpselt samale tasemele. Küll aga näitab see väga hästi üht lihtsat erinevust: tühjalt lehelt alustamine võtab rohkem aega kui valmis mustandi kontrollimine.
Muutub ka kasutaja roll. Vähem aega läheb kirja kirjutamisele ja rohkem saab tähelepanu pöörata sellele, kas sõnum on konkreetse kliendi puhul õige.
Boonusena muutub protsess ühtlasemaks. Meeldetuletuskirjade kvaliteet ja ülesehitus ei sõltu enam nii palju sellest, kes parasjagu kliendiga tegeleb või kui kaua ta seda tööd teinud on.
Excel ei ole probleem. Kümme erinevat „final_final“ faili on
Rahavoo prognoos elab paljudes ettevõtetes Excelis. Ja Excel ise ei ole siin tingimata probleem. Probleem tekib siis, kui prognoos tuleb ERP-st eksportida, käsitsi värskendada ja erinevate failide vahel liigutada. Ühel hetkel tekib paratamatult küsimus: milline neist failidest oli kõige värskem?
Financial Insights toob rahavoo prognoosi otse D365 Finance’isse.
Süsteem kasutab ettevõtte ajaloolisi andmeid, et ennustada klientide maksekäitumist, koostada rahavoo prognoos ning pakkuda välja eelarvestsenaariume. Finantsjuht saab neid hinnata, võrrelda ja kohandada. Andmed on juba ERP-s olemas, ehk neid ei ole vaja eraldi eksportida ega järgmises failis valemitega uuesti kokku panna.
See tähendab, et prognoos ei ole ainult kiiremini valmis vaid ka lähteandmed on selgemad. Kui number tuleb otse tehingutest, jääb ära küsimus, kas keegi värskendas enne koosolekut ikka õiget Exceli faili. Finantsjuhi aeg saab minna sinna, kuhu see tegelikult peaks minema: stsenaariumide hindamisele ja otsuste tegemisele.
Mitte tabelvõimlemisele.
Kas AI teeb nüüd raamatupidaja töö ära?
Ei.
Ja tegelikult ei ole see ka nende lahenduste eesmärk. Konto vastavusseviimise agent kontrollib saldode vastavust ja tõstab esile erandid. Raamatupidaja otsustab, kuidas nendega edasi minna. Collection Coordinator koostab meeldetuletuskirja mustandi. Kasutaja kontrollib sisu ja otsustab, kas kiri saadetakse. Financial Insights pakub välja eelarvestsenaariumid. Finantsjuht otsustab, milline neist on ettevõtte jaoks mõistlik.
Kokkuvõtvalt – süsteem teeb ära töö mis ei vajanud kunagi eriti palju inimese otsustusvõimet vaid lihtsalt nokkimist. Kannete korduv sobitamine. Sama tüüpi kirjade kirjutamine. Andmete eksportimine ja valemite kopeerimine.
Inimesele jäävad erandid, otsustuskohad ja vastutus. Ja mida rohkem rutiinset tööd agendid enda kanda võtavad, seda selgemalt on näha, kus inimese kogemus tegelikult väärtust loob.
Kuu lõpp jääb. Kuu lõpu paanika ei pea jääma
Kannete vastavust saab kontrollida pidevalt, mitte alles kuu viimasel nädalal. Meeldetuletuskirjade mustandid võivad valmida minutitega. Rahavoo prognoos saab uueneda koos ERP-s olevate andmetega.
Ükski neist muudatustest ei kaota kuu sulgemist. Küll aga muudavad need selle rütmi. Kui kontroll toimub jooksvalt, probleemid tulevad välja varem ja rutiinne ettevalmistustöö on automatiseeritud, ei pea kogu finantsmeeskond kuu lõpus korraga lõpuspurti tegema.
Osa neist võimekustest on veel eelvaates. Seetõttu loevad nii õige seadistus kui ka see, millises järjekorras uusi võimalusi kasutusele võtta.
OIXIO Digital on aidanud Baltikumis ja Saksamaal juurutada nii D365 Finance’i kui ka selle Copiloti ja agentide võimekusi. Meie kogemus ütleb, et kõike ei pea korraga tegema. Mõistlikum on leida protsess, kus rutiinset käsitööd on kõige rohkem ja mõju kõige kiiremini näha.
Anna märku, kui soovid personaalset demo. Vaatame koos, milline neist kolmest võimekusest tooks sinu kuu lõpu protsessidesse kõige kiiremini leevendust.