Protsesside automatiseerimine ja efektiivsuse juhtimine
Kulusäästlikkus ja efektiivsus on tänapäeva tarneahelates paratamatult üheks olulisematest konkurentsieelise komponentidest. Protsesside parendamisele suunatud investeeringud on ka reeglina kõige kiirema tasuvusajaga.
Nagu ka paljudes muudes valdkondades, on ka protsessijuhtimisel olulisel kohal teadlikkus ja metoodiline lähenemine.
Protsesside kaardistamine
Äriprotsesside kaardistamine ja protsessijooniste loomine aitavad ettevõtjatel mõista, kuidas nende äri tegelikult toimib ning kuidas erinevad osapooled on omavahel seotud.
Kui ettevõte teab, kuidas asjad toimivad ja kus võivad olla probleemid, saab ta neid kergemini lahendada. See aitab olla efektiivsem, säästa aega ja raha ning paindlikult reageerida muutustele ärikeskkonnas.
Professionaalselt kaardistatud protsessid on kergesti mõistetavad, visuaalselt vaadeldavad ning nad võimaldavad:
- Selgelt mõista, kuidas äriprotsessid toimivad ning kuidas jagunevad rollid ja vastutused;
- Tuvastada protsessides esinevaid takistusi, pudelikaelu ja ebavajalikke samme, mida saab parendada, muuta, optimeerida või tõhustada;
- Standardiseerida töövooge ja protseduure, mis aitavad vähendada vigu;
- Määrata protsesside kvaliteedi kontrollipunktid, et vältida defekte ja tagada toodete või teenuste vastavuse kvaliteedistandarditele;
- Koolitada uusi töötajaid ja anda ülevaadet sellest, kuidas protsessid toimivad;
- Luua kvaliteedijuhtimiseks ja auditeerimiseks olulist dokumentatsiooni.
Rollipõhiste kasutajalugude kirjeldamine
Rollipõhiste kasutuslugude kirjeldamine (use-case) on tehnika, mida kasutatakse tarkvarasüsteemi ja selle kasutajate vahelise suhtluse kirjeldamiseks. See aitab tarkvara arendusmeeskonnal paremini mõista samme, mis on olulised vajalike funktsionaalsuste loomiseks ja parima võimaliku kasutusmugavuse saavutamiseks.
Protsessikaart näitab küll tegevuste jada, kuid mitte seda, kuidas need tegevused kajastuvad tarkvaralahenduses. Rollipõhised kasutuslood aga keskenduvad just sellele, kuidas kasutajad tarkvaraga suhtlevad.
Kasutuslood on eriti olulised suuremahuliste tarkvarajuurutuste puhul, nagu ERP, CRM või erinevad tootmise tarkvarad. Läbi ksutuslugude on näha, kuidas erinevad rollid tulevases tarkvaras oma igapäevaseid tegevusi teevad. Kasutuslood on kasutatavad ka juurutatava tarkvara funktsionaalsuste testimise stsenaariumitena.
Kasutuslugude visualiseerimiseks kasutame UML järjestikuse diagrammi (Sequence Diagram).
KPI struktuuri analüüs
Õiged mõõdikud võimaldavad keskenduda olulisele. Hästi valitud ja omavahel seostatud mõõdikute süsteem võimaldab objektiivselt hinnata tarneahela toimimist ja protsesside efektiivsust.
Tulemuslikkuse parandamiseks peab kas kulusid vähendamine sama väärtusloome taseme juures või siis kliendiväärtust suurendama sama kulubaasi juures.
Kõige olulisem on valida eesmärgile ja hindamisviisile sobivad mõõdikud, et hinnata kuivõrd soovitud tulemuslikkus on saavutatud.
Projekti käigus analüüsime olemasolevaid mõõdikuid (KPI – Key Performance Indicators), nende omavahelisi seoseid ning aitame kogu süsteemi muuta ühtseks tervikuks. Keskendume peamiselt kahele mõõdikute tüübile:
- Tulemusmõõdikud – mõõdikud, millega hinnatakse kas seatud eesmärgid on saavutatud. Näiteks võib see hõlmata müügitulu kasvu, kasumlikkust, klientide rahulolu indeksit või turuosa muutust;
- Tegevusmõõdikud – mõõdikud, mis keskenduvad sellele kuidas tegevused toimuvad ja kas need toimuvad planeeritud viisil. Näiteks mõõdetakse protsesside efektiivsust, tootlikkust, kiirust või täpsust.
Lähtuvalt ettevõtte konkurentsieelisest valime välja kõige olulisemad tulemusmõõdikud ning defineerime nendega seotud tegevusmõõdikud. Viime uuendatud mõõdikute süsteemi kooskõlla tasakaalus tulemuskaardi põhimõtetega, et saavutada maksimaalne vastavus ettevõtte strateegiliste arengueesmärkidega.
Lähteülesanded visuaalanalüütikaks
Visuaalanalüütika muudab andmed lihtsasti mõistetavaks. Nii saame näha andmetes mustreid ja trende, mis aitavad teha paremaid otsuseid.
Lähteülesanne visuaalanalüütika jaoks on dokument, mis kirjeldab visuaalanalüüsi eesmärke, sihtrühma, andmed, mida kasutatakse, ja analüüsi tulemuste eeldatavat kasutamist. Hea lähteülesanne aitab tagada, et visuaalanalüüs on edukas ja vastab kasutajate vajadustele.
Lähteülesanne sisaldab tavapäraselt järgmist teavet:
- Eesmärgid: Mis on visuaalanalüüsi eesmärk? Kas see on mõeldud andmete mõistmiseks, otsuste tegemiseks või millegi muu jaoks?
- Sihtrühm: Kes on visuaalanalüüsi sihtrühm? Kes on need inimesed, kes analüüsi tulemusi kasutavad?
- Andmed: Millised andmed on visuaalanalüüsi jaoks saadaval? Mis on andmete sisu ja struktuur?
- Kasutamine: Kuidas kasutatakse visuaalanalüüsi tulemusi? Milleks neid kasutatakse?
Koostame visuaalanalüütika lähteülesandeid sõltumata sellest, millist visuaalanalüütika platvormi ettevõte kasutab.
Lähteülesanded töövoogude automatiseerimiseks
Töövoogude automatiseerimine on digitaliseerimise lahutamatu osa. Protsessi käigus muudetakse rutiinsed toimingud automaatseks, ilma et inimesed peaksid neid käsitsi tegema.
Töövoogude automatiseerimist kasutatakse sageli tootmisprotsessides, et täita korduvaid ja lihtsaid ülesandeid. Lisaks saab automatiseerida mitmesuguseid muid ülesandeid, näiteks andmete importimist ja eksportimist või e-posti saatmist.
Võta ühendust ja küsi lisa
Indrek Sabul
LinkedinSaame tuttavaks – Indrek Sabul
Indrek Sabul on OIXIO Advisory juhtivkonsultant äriprotsesside parendamise, digitaliseerimise ning innovatsioonijuhtimise valdkonnas.
Tal on magistrikraad tarneahela juhtimises (TalTech) ning eelnev praktiline töökogemus nii tarneahela juhina tootmises kui logistikajuhina transpordi ja kaubanduse sektoris. OIXIO-s on Indreku eestvedamisel välja töötatud unikaalne metoodika äriprotsesside analüüsiks ning parendamiseks läbi digitaliseerimise ja innovatsiooni.
Pea 12 aasta jooksul on Indrek läbi viinud üle 100 ärinõustamise projekti, millest üle poolte on seotud digitaliseerimise teekaartide koostamisega ettevõtetele.
Ärinõustamise kõrvalt on ta andnud innovatsioonijuhtimise loenguid Tallinna Tehnikakõrgkoolis ja Eesti Ettevõtluskõrgkoolis Mainor. Lisaks kuulub Indrek alates 2022. aastast era- ja avaliku sektori koostöös valminud innovatsioonijuhtimise ökosüsteemi „Innotrepp“ ekspertgruppi.
