Bendraudami su klientais pastebime tendenciją, jog neretai jų verslo procesai būna mažai skaitmenizuoti, apskaita ir dokumentai vedami Excel skaičiuoklėse ar net popieriniuose dokumentuose. O jeigu klientas jau yra įsidiegęs verslo valdymo sistemą, dažnai susiduriama su problema, kuomet darbuotojai savo darbo vietoje negali turėti prieigos prie kompiuterio – dėl infrastruktūros, darbo aplinkos apribojimų ar kitų priežasčių. Dėl tokių suvaržymų darbuotojams dažnai tenka dirbti dvigubą darbą: ant popierinių dokumentų žymėtis informaciją ir tik įvykdžius užduotis pasižymėtą informaciją suvesti į verslo valdymo sistemą. Dėl šių priežasčių sumažėja darbo našumas, įvedamuose duomenyse ženkliai padidėja klaidų tikimybė. Šis pateiktas pavyzdys tikrai nėra vienintelis, kodėl sumažėja procesų efektyvumas. Priežasčių gali būti begalės ir jos dažnu atveju būna individualios kiekvienoje organizacijoje, tačiau galima pastebėti ir tendencingai pasitaikančių problemų, kurias akcentuoja klientai. Tad žemiau pateikiame kelis pagrindinius iššūkių pavyzdžius, su kuriais susiduria mūsų klientai ir kaip juos galima išspręsti.
Pardavimo procesas – mobilūs vadybininkai
Iš klientų ne kartą esame sulaukę prašymo padėti optimizuoti pardavimo procesą. Klientai susidurdavo su problema, kai mobilūs pardavimų vadybininkai, kurie užsakymus priima būdami pas klientą, negalėdavo tiesiogiai pasiekti verslo valdymo sistemos nuotoliniu būdu ir pažiūrėti klientą dominančią informaciją. Vadybininkams tekdavo skambinti kolegoms į ofisą, klausti ar sandėlyje yra kliento prašomų prekių, kokia prekių kaina ar kitos informacijos, o priėmus užsakymą iš kliento, vadybininkai telefonu perduodavo užsakymo informaciją kolegoms ofise, kurie ir suvesdavo ją į verslo valdymo sistemą. Tikriausiai sutiktumėte, jog apibūdintas pardavimų procesas galėtų ir turėtų būti optimizuotas? Džiugu, jog verslo valdymo sistemos yra pakankamai lanksčios ir suteikia galimybę apjungti išorines platformas su pačia verslo valdymo sistema. Tad būtent dėl verslo valdymo sistemos integralumo pavyko palengvinti vadybininkų darbą, sukuriant nuotolinę aplikaciją, pritaikytą mobiliesiems įrenginiams – planšetiniams kompiuteriams. Aplikacija ne tik pagreitino pardavimų procesą, suteikė galimybę vadybininkams aktualią informaciją matyti ir vesti į sistemą realiu laiku bei, žinoma, sumažino duomenų klaidų tikimybę.
Sandėlio operacijų vykdymas nešiojamame įrenginyje
Didelė dalis verslo valdymo sistemą įsidiegusių įmonių turi savo sandėlius ir turimas atsargas apskaito sistemoje. Didesnės organizacijos turi kelis ar net keliolika sandėlių, tad sukontroliuoti prekių judėjimą ir palaikyti tikslius duomenis apie turimas sandėlio atsargas sistemoje yra nemenkas iššūkis. Verta paminėti, jog sandėlyje vykdomos operacijos išsiskiria tuo, jog darbuotojai turi fiziškai naviguoti po sandėlio patalpą ir atlikinėti užduotis – išdėlioti prekes po sandėlį ar surinkti iš sandėlio ir pan. Čia ir kyla problema, jog sandėlininkui su savimi nešiotis kompiuterį būtų nei patogu, nei praktiška, tad dažniausiai tenka su savimi neštis popierines formas ir jose žymėti informaciją: kokias prekes ir partijas priėmė į sandėlį, atkrovė išvežimui ir panašiai. O tada dar suvesti duomenis į sistemą… Dėl panašių apribojimų daugeliu atveju sandėlio operacijos gali būti labiausiai verslo procesą stabdanti vieta, liaudiškai tariant butelio kakliukas (angl. bottleneck). Tokioms problemoms spręsti klientams siūlome skaitmenizuoti sandėlio procesus, įsidiegiant išorinę sandėlio valdymo sistemos platformą, skirtą būtent sandėlio operacijoms vykdyti. Platforma pritaikyta įdiegti į mobiliuosius įrenginius ir yra suderinama su brūkšninių ar QR kodų skaitytuvais. Kadangi sprendimas pritaikytas nešiojamiems įrenginiams, galima visiškai atsisakyti popierinių sandėlio dokumentų. Natūraliai visos sandėlio užduotys: prekių priėmimo, atkrovimo, perkėlimo, inventorizacijos ir pan. tampa skaitmenizuotos, operacijos vykdomos realiu laiku skaitant ir vedant duomenis į verslo valdymo sistemą, taip pagreitinant duomenų atnaujinimą verslo valdymo sistemoje, bet ir labiau efektyvinant pirkimų, pardavimų, gamybos, logistikos skyrių darbą, kadangi jie gali greičiau matyti aktualius sandėlio duomenis. O kadangi sandėlio valdymo sistema leidžia išnaudoti brūkšninių kodų skenavimo galimybes, sandėlio operacijos vykdomos ženkliai greičiau ir sklandžiau.
Microsoft Power Apps platforma
Kadangi sprendimas pritaikytas nešiojamiems įrenginiams, galima visiškai atsisakyti popierinių sandėlio dokumentų
Power Apps yra vienas iš Microsoft Office 365 debesijos produktų, leidžiantis kurti aplikacijas, apjungiančias kitus Microsoft produktus. Natūraliai, Power Apps yra suderinama ir su verslo valdymo sistema Microsoft Business Central. Kadangi platforma yra paremta „low code – no code“ filosofija, naujos aplikacijos kūrimas ir palaikymas yra ganėtinai paprastas netgi programuoti nebandžiusiam vartotojui. Tereikia norimus duomenis pasidalinti Business Central verslo valdymo sistemoje, o Power Apps kūrimo aplinkoje realizuoti tų duomenų atvaizdavimo/redagavimo formas. Šios platformos privalumas yra tas, jog nedidelių aplikacijų realizavimas gali būti greitas ir ganėtinai paprastas. O sukurtą aplikaciją galima pasiekti tiek per mobiliąją Power Apps programėlę, tiek tiesiai iš Office 365 portalo.
Auginkite verslą optimizuodami procesus
Ar ir Jūs savo versle susiduriate su panašiais iššūkiais? Jeigu įžvelgiate savo verslo proceso dalį, kurioje būtų naudinga įrengti mobilią prieigą, pasvarstykite, galbūt tai galėtų būti sekantis žingsnis optimizuojant procesą.
Martynas Narkevičius
LinkedIn
