Daugeliui verslo valdymo sistemų (toliau VVS, angl. ERP – Enterprise Resource Planning) yra kuriami specializuoti sprendimai, vadinamieji plėtiniai (angl. add-on), kurie yra skirti išplėsti standartinį sistemos (angl. core) funkcionalumą tam tikroje specifinėje srityje. Dažniausiai tokie moduliai apima planavimą ir grafikų sudarymą, sandėlio valdymą, gaminio gyvavimo ciklo valdymą, transportavimo valdymą, techninę priežiūrą ir t. t. Tokie plėtiniai dažniausiai būna sukurti vadinamųjų trečiųjų šalių, kadangi nei pats gamintojas tokio detalaus funkcionalumo nebūna išvystęs, nei diegėjai, kurie orientuojasi į verslo valdymo sistemų diegimą, dažniausiai patys nekuria didelių sistemos plėtinių, bet atstovauja tokių specializuotų programų kūrėjus. Tokiais plėtiniais vadinami ir populiarūs darbo užmokesčio apskaitos bei personalo valdymo sprendimai, kurie dažnu atveju jau būna sukurti ir paties VVS diegėjo, bet gali būti ir įsigyti iš trečiųjų šalių. Sistemų plėtiniams paprastai būna paruoštos standartinės integracijos todėl kartu su pagrindine verslo valdymo sistema sklandžiai veikia kartu ir yra lengvai įdiegiami.
Kodėl sistemos plėtiniai yra geriau nei sistemos modifikacija?
1. Suteikiama galimybė pasinaudoti specifiniu tam tikros industrijos funkcionalumu, tuo pačiu suteikiant jums prieigą prie procesų, pagal kuriuos dirba ir stipriausi jūsų pramonės srities paslaugų/prekių ženklai. Tarkime, kad esate statybų įmonė, norinti įsigyti labiau žinomą VVS dėl sistemos palaikymo, kurį jums gali suteikti tarptautinis gamintojas, tačiau standartinė sistema neturi statybos pramonei naudojamų procesų. Tokiu atveju galite įsigyti šią sistemą ir nusipirkti sistemos plėtinius, kurie padės valdyti statybinius projektus bei kitus statybos verslui specifinius procesus.
2. Galimybė pasinaudoti tam tikros srities ekspertų žiniomis bei patirtimi toje industrijoje. Sistemos papildinių pardavėjai dažnai yra savo pramonės šakų ekspertai: jie žino pramonę iš vidaus, greičiausiai matė šimtus klientų, tokių kaip jūs, ir išsprendė dar daugiau jų problemų – tų pačių problemų, su kuriomis susiduriate ir jūs. Jie gali jums suteikti ir perduoti šią savo patirtį, kai pasirenkate jų sukurtą ir išvystytą sprendimą. Galima sakyti yra netgi unikali galimybė pasinaudoti geriausiomis žiniomis ir viso pasaulio praktika.
3. Mažesnės rizikos, kadangi sistemų plėtiniai yra ne tik ištestuoti, bet jau ir išbandyti bei tinkamai veikiantys. Tikėtina, kad diegiant sprendimą, kuriuo jau naudojasi ne viena įmonė ir kurį kūrėjas jau vysto ne pirmus metus, jūs turėsite ženkliai mažiau rizikų pačiame projekte bei tolimesniame naudojime. Priešingai kuriant naujas modifikacijas, kurios tik pirmą kartą praeis testavimo etapą, visada gali kilti nenumatytų klaidų, o tai gali turėti įtakos tiek projekto grafikui, tiek kainai ir šiaip kiekvienas didesnis nukrypimas nuo plano, kelia papildomus nepatogumus projekto eigoje.
4. Paprastesnis būdas modernizuoti bei automatizuoti verslo procesus bei prailginti verslo valdymo sistemos veikimą ar atnaujinti sistemą be didelių reinvesticijų. Vidutinis verslo valdymo sistemos eksploatavimo laikas yra 5-10 metų. Per šį laiką įmonė gali būti išaugusi iki to, kad VVS bus per lėta išaugusioms apimtims ir technologiškai pasenusi. Sistemos plėtinio įdiegimas gali prailginti VVS veikimą, suteikdamas funkcijų, kurių sistema anksčiau negalėjo atlikti ir tai kainuos ženkliai pigiau nei pramigruoti visą sistemą į naujesnę versiją, ypatingai dar, jei joje turėjote ir nemažai specialiai jums pritaikytų modifikacijų.
5. Paprastesnė ir kokybiškesnė sistemos priežiūra. Diegėjas, kuris savo diegimo projektuose sistemos standartiniam funkcionalumui papildyti, kuria kiekvieną kartą vis naujas modifikacijas ir niekada nediegia jokių sistemos papildinių, netrukus prižiūrės dešimtis, o gal net šimtus skirtingų tos pačios sistemos sprendimų, o tam reikia didelių pastangų. Tai taip pat reikalauja didelių priežiūros išlaidų, nes jis negali sau leisti turėti specializuoto žmogaus ar netgi komandos, kad galėtų kokybiškai prižiūrėti kiekvieną sukurtą funkcionalumą. Paprastai yra priešingai: vienas asmuo prižiūri ir palaiko kelis, keliolika ar net keliasdešimt skirtingų sprendimų. Tačiau kuo mažiau specializacijos, tuo mažiau efektyvumo, tuo daugiau išlaidų.
Priešingai, trečiosios šalys arba įmonės, kurios kuria sistemos papildinius turi žmonių komandas, palaikančias vieną sprendimą ir jie visi specializuojasi būtent toje konkrečioje srityje. Kuo daugiau specializacijos, tuo didesnis efektyvumas, tuo mažesnės palaikymo išlaidos. Be to, kuo daugiau jų sprendimų bus parduota ir įdiegta, tuo su daugiau problemų jie susidurs ir palaipsniui sukurs žinių bazę, kurią galėsite pasitelkti iškilus problemai.
6. Galimybė sumažinti verslo išlaidas ilguoju laikotarpiu. Principas, lemiantis mažas sistemos papildinių sąnaudas, vadinamas masto ekonomija. Kai ką nors kuriate pirmą kartą, investuojate daug laiko (ir pinigų) į reikalavimų analizę, projektavimą, plėtrą ir testavimą. Tai vyksta tiek kuriant sistemos plėtinį, tiek naujas modifikacijas. Tačiau sistemos plėtinio tolimesnis panaudojimas ir pardavinėjimas ilguoju laikotarpiu sumažina savo išlaidas. Jis parduodamas vėl ir vėl, o produkto marža yra skirta uždirbti per ženkliai ilgesnį laikotarpį, tai reiškia, kad produktas gali būti parduotas už mažesnę kainą. Kalbant apie vienkartinį pagal užsakymą sukurtą sprendimą, tai jis yra vieną kartą parduodamas tam klientui ir jis turi generuoti maržą jau pardavimo momentu.
7. Galimybė sumažinti verslo valdymo sistemos diegimo arba perdiegimo trukmę ir kainą. Naujinant seną verslo valdymo sistemą į naują versiją, kartais gali prireikti iš naujo kurti visas modifikuotas funkcijas, todėl teks ne tik už jas vėl mokėti, bet dar ir užtruks laiko, kol jos iš naujo bus sukurtos ir pritaikytos jūsų naujai sistemai. Žinoma, galite nuspręsti nedaryti jokių atnaujinimų, tačiau tai gali reikšti visos infrastruktūros užrakinimą senosiomis programinės (ir techninės) versijomis.
Apibendrinant, manau, drąsiai galima sakyti, kad diegiant verslo valdymo sistemą yra tikrai geresnis pasirinkimas surasti jūsų konkrečius poreikius atitinkantį sistemos plėtinį ir jį nesudėtingai suintegruoti su standartiniu sistemos funkcionalumu nei kurti sudėtingas sistemos modifikacijas. Kalbant apie paprastas modifikacijas, tai žinoma, dėl mažų pakeitimų neverta ieškoti kažkokio išvystyto sprendimo ir tam tikrais atvejais, kai reikalingi minimalūs pakeitimai, be modifikacijų gal ir nebus išsisukta, bet reikia turėti omenyje tai, kad jos tada neturėtų jums apsunkinti gyvenimo ateityje.
Valdas Semėnas
LinkedIn
