Renkantis verslo valdymo sistemą patariu atkreipti dėmesį į 5 pagrindinius momentus pagal ką rinktis, kuriuos pasistengsiu pateikti per paprastus pavyzdžius.
1 | Plataus ar mažesnio funkcionalumo bazė?
Kiek svarbu plataus funkcionalumo bazė? O gal geriau mažiau funkcionalumo turinti sistema? Šis momentas dažnai būna susijęs su kaina, nes sistema turinti didesnį funkcionalumą kainuoja daugiau, kadangi gamintojas, kaip taisyklė, įdėjo daugiau laiko ir energijos. Lietuvoje užsakovai rinkdamiesi sistemą šioje vietoje daugeliu atveju daro pirmąsias klaidas, kurių priežastis – pasirinkimą nulemia tai, kad lyginamos kainos, parodančios investicijos ledkalnio viršūnę. Nedaugelis atkreipia dėmesį į visą investiciją – kiek kainuos ne tik įsigyti produktą, bet ir jį išlaikyti, t. y. kokios einamosios išlaidos bus po diegimo. Pavyzdžiui, automobilio įsigijimas ir eksploatacija – kiek kainuos, jei važiuosime su naujesniu ir, tikėtina, brangesniu, tačiau ekonomiškesniu automobiliu. Kiek įtakos turės tai, kad brangesnį automobilį reikės aptarnauti rečiau.
Sistemos bazinė kaina (arba kitaip dar vadinama Sistemos licencija, kuri iš dalies nusako standartinio funkcionalumo apimtį) yra tik pirmieji kaštai, su kuriais Jūs susiduriate. Kiti, taip vadinami sistemos palaikymo kaštai, kartais gali sudaryti ženkliai didesnę dalį (klausimas tik kurio laikotarpio kaštus skaičiuojate) ir į juos reikia atkreipti labai didelį dėmesį.
Išvada: jei Jūsų veikla stabili ir didelių permainų nesiruošiate daryti – tikėtina, kad mažesnio funkcionalumo sistema, kuri padengia tik svarbiausius Jūsų poreikius, yra geras pasirinkimas. Aiškiai suprantant, kad už tai, ko nebus standarte, o Jūs jo vėliau galbūt norėsite, Jums reikės susimokėti papildomai. Visais kitais atvejais – platesnis funkcionalumas apsimoka labiau, kadangi prireikus Jūs galėsite pasinaudoti tuo rezervu.
2 | Lanksti sistema ar kieta sistema, kurioje parametrizavimo variantų nėra daug?
Pastebiu, kad važinėjantiems su automobiliu patinka individualūs nustatymai – mes pasireguliuojame sėdynę, veidrodėlius, kai kurie iš mūsų įsijungia tam tikrą važiavimo rėžimą „ECO/SPORT drive“, jei yra galimybė, pažaidžiame ir su kitais nustatymais. Tačiau labiausiai mėgstame – kai mašina atpažįsta Jus kaip vairuotoją ir atlieka visus Jūsų nustatymus automatiškai arba pusiau automatiškai, pvz. pareguliuoja sėdynę ar veidrodėlius – vienais atvejais reikia paspausti daugiau mygtukų, kitais mažiau. Automobilis tikrai turi tam tikras parametrizavimo galimybes, tačiau viskas, ko nėra parametrizavimo sąraše – Jums kainuoja, pvz., norite, kad Jums automobilio šviesos liktų įjungtos 30 sekundžių po to kai užrakinate automobilį – žiūrite į nustatymus, jei tokia opcija yra, ją nusistatote (t. y. gaunate nemokamai), jei tokios opcijos nėra – tenka kreiptis į elektrikus, kas reiškia, kad susimokate papildomai.
Išvada: Verslo valdymo sistemos leidžia atlikti daug nustatymų, pavyzdžiui, galite nustatyti kokį pirmą langą pamatysite, kokią kalbą ar kokią rolę Jums sistema turėtų rodyti, kokios bendrovės vaizdą rodys (jei Jūsų sistemoje yra keletas bendrovių), visą tai galite kontroliuoti turint lanksčią sistemą. Su sunkumais susiduriama, kai turima kieta verslo valdymo sistema, kuri vargu ar taip lengvai pasiduos Jūsų poreikiams, kadangi jos parametrizavimo galimybės gerokai ribotos. Kiekvienas naujas nustatymas ar pakeitimas gali kainuoti arba blogiau, išvis neturėti tokios galimybės.
3 | Nuolat gamintojo vystoma sistema ar gamintojo nevystoma sistema?
Pradėkime nuo to, kad iš esmės sistemos vystymą turėtų daryti gamintojas, nes priešingu atveju, jei sistemą vystote patys – užduokite sau klausimą ar Jūs nesate gamintojas ar bent jo partneris, kuris turėtų gauti dalį šio verslo pinigų.
Tikriausiai girdėjote kalbas, kad automobilio Tesla vairuotojas ryte rado atnaujintą Tesla programinę įrangą, o kartu atsirado ir naujų funkcijų, pavyzdžiui, kaip pateikiama informacija ekrane, kokios naujos automobilio parametrizavimo galimybės atsirado. Taigi galime konstatuoti, kad Tesla, kaip gamintojas Jūsų turimą produktą toliau vysto. Supraskime teisingai – Jums nekeis ratų ar langų, bet suteiks programinės įrangos atnaujinimus, su kuriais gali atsirasti naujų funkcijų. Įprasti automobilių gamintojai, apsiriboja tokiais veiksmais: šalina broką, gali kartais nuo karto atnaujinti programinę įrangą su sąlyga, kad lankotės autorizuotame servise, tačiau iš esmės Jūsų įsigyto produkto nebevysto, nesuteikia jam naujų funkcijų. Prieiname prie išvadų, kad jei automobilis gamintojo vystomas – Jūs gaunate tam tikras naujas funkcijas nemokamai arba už tam tikrą kainą. Jei automobilis gamintojo nevystomas – tai visi Jūsų norai Jums kainuoja. Verslo valdymo sistemų gamintojai analogiški automobilių gamintojams – yra tokių kaip įprastinių automobilių gamintojai (kurie Jūsų įsigyto produkto nebevysto) ir yra tokių, kurie jį vysto – tam tikrą laiką teikia atnaujinimus, suderinimus su naujomis naršyklėmis, išleidžia naujus papildomus funkcionalumus ir t.t. Naujinimai Jums suteikiami, kol turite galiojančią licenciją. Tais atvejais, kai gamintojas mato, kad turimų atnaujinimų nebeįmanoma užkelti ant Jūsų produktų (pavyzdžiui, dėl naudotos technologijos), išleidžia naują versiją ir paraleliai ją pradeda pardavinėti bei vystyti.
Išvada: kuo mažiau gamintojo vystomą sistemą turite, tuo daugiau kainuoja Jums ją išlaikyti – Jūs savo investicijų dėka patys ją prisitaikote savo poreikiams vietoje to, kad funkcionalumus gautumėte iš gamintojo. Tokiu atveju atsiranda ir kita pasekmė – Jūsų sistema tampa labiau modifikuota ir sunkiau perkeliama į naują versiją. Tai lems, kad anksčiau ar vėliau turėsite pradėti ieškoti naujo produkto, nes senasis nebepatrauks, taps atsilikusiu, nebegražiu (ironiška – investuojate į sistemos vystymą, o vėliau visą investiciją tenka išmesti). Rekomendacija: Rinkitės gamintojo nuolat palaikomą ir vystomą sistemą.
4 | Keli partneriai, galintys prižiūrėti ir vystyti sistemą su Jumis ar vienas partneris, galintis prižiūrėti Jūsų sistemą?
Vienas partneris reiškia, kad yra didelė tikimybė, jog sistema bus vystoma Jums individualiai, o ne žiūrima kaip išnaudoti standartą. Vieno partnerio turėjimas (o taip dažniausiai nutinka, kai pasirenkate tokią VVS, kai Lietuvoje arba Pabaltijo šalyse yra tik viena bendrovė galinti ją prižiūrėti) turi tokias neigiamas pasekmes:
- Tokia situacija neskatina partnerio STENGTIS, jei lygintume su situacija kai Jūsų VVS gali aptarnauti keli asmenys (nes toks partneris žino, kad Jūsų pasirinkimo galimybės labai ribotos);
- Tokioje situacijoje Jūs mokate tikrai ne optimaliausią kainą;
- Tokioje situacijoje Jūs priverstas priimti tam tikras sąlygas, su kuriomis kitais atvejais greičiausiai nesitaikstytumėte;
- Tokia situacija veda link to, kad Jums sunku migruoti į naujesnes versijas lengvai (Jūs pradedate modifikuoti esamą sistemą, investuojate į ją, o tai reiškia, jog bloginate savo pozicijas pasinaudoti naujesne versija).
Išvada: rinktis rinkoje aiškius produktus (pavyzdžiui, kurie yra pasiteisinę, kurie turi nemažai klientų) žiūrint, kad tokių produktų pardavėjų/atstovų galinčių juos aptarnauti būtų keletas. Vienas partneris – tiesioginis kelias link situacijos, kai esate visiškai nuo jo priklausomas (angl. Locked-In).
5 | Diegėjas iš Lietuvos ar diegėjas iš užsienio?
Patirtis rodo, kad partneris iš užsienio yra labiau orientuotas įdiegti Jums standartinę sistemą. Pastebima, kad su sistemų diegimais į kitas rinkas einama, kai aiškiai įsivardinama, kas yra standartas – koks standartinis funkcionalumas yra siūlomas ir aiškiai turint viziją, kuriuos papildomus funkcionalumus gamintojas ruošiasi pats padaryti (vėliau įtraukti į standartinį funkcionalumą). Pastarasis momentas atsiranda iš betarpiško bendravimo su klientais. Tai gamintojo branda ir teisingas požiūris į produkto vystymą. Tačiau renkantis diegėją iš užsienio labai pravartu žinoti ar tokio produkto diegėjų nėra ir Lietuvoje. Lietuva yra tokioje situacijoje, kad IT bendrovių taikomi įkainiai yra vieni mažiausių vakarų Europoje, o tai reiškia, kad protinga diegimus daryti su Lietuvos bendrovių, o ne su vakarų bendrovių resursais.
Išvada: didesnė tikimybė gauti standartinę sistemą yra atliekant projektą su diegėju iš užsienio, tačiau renkantis reikia žinoti visus neigiamus aspektus tokius, kaip diegimo įkainių lygiai, kas Jūsų produktą prižiūrės po diegimo, kokia kalba bus produktas, kaip jis bus pritaikomas prie LR teisės aktų pasikeitimų ir kita.
Dauguma klientų galiausiai pasiskirsto į dvi grupes: arba turi stipriai modifikuotą arba standartinę sistemą. Pirmuoju atveju, turint stipriai modifikuotą sistemą, Jums bus sudėtinga migruoti į naujesnes versijas, tačiau vartotojai – laimingesni, nes sistema draugiškesnė. Tokiu atveju Jūs būsit labiau priklausomi nuo partnerio programuotojų resursų, nebent patys užsiauginote IT padalinį, kuris modifikuoja sistemą. Gebate prisitaikyti prie procesų pokyčių greitai, tačiau finansiniu aspektu patiriate didesnius palaikymo kaštus (investuojate į esamos mašinos tobulinimą, tačiau neperkate kitos, kuri jau tikėtina kai kuriuos Jūsų norimus parametrus turi, pavyzdžiui, „valgo“ mažiau kuro, greičiau įsibėgėja, yra stabilesnė posūkiuose ir panašiai). Antruoju variantu, turint standartinę sistemą, Jūs su nekantrumu laukiate sistemos atnaujinimų, bandote suprasti kokius funkcionalumus gamintojas ruošiasi išleisti. Dėl šios priežasties esate mažiau priklausomi nuo konkretaus partnerio, nes migravimą į naujesnę versiją gali atlikti platesnis partnerių ratas. Jūsų IT padalinys tikėtina mažesnis. Jūs daugiau sugaištate laiko galvodami kaip įgyvendinti naujus poreikius. Tai Jus stumia į naujesnius sprendimus. Ieškant paralelių su automobiliu – panašu, kad Jums patinka naujesni automobiliai (galimai ekonominės klasės). Jei esate automobilį nusipirkęs, tai labai rimtai svarstote kodėl Jūs jo nelizinguojate, nes jau galvojate apie sekantį automobilį, kurį gamintojas ką tik pristatė.
Dovydas Zinkevičius
LinkedIn
