Sėkmingas bet kokio pokyčio įgyvendinimas, yra kiekvienos įmonės tikslas, tačiau įmonės neretai susiduria su problemomis, kurios atsispindi klaidų daryme. Dėl ko taip atsitinka? Įmonėms dažnai kyla pagunda priimti skubotus sprendimus ar skubotai atlikti tam tikrus pokyčius, dėl to neapgalvojama ko joms iš tiesų reikia, kad pokyčius įgyvendintų tinkamai. Dėl to atsiranda vietos klaidoms, verslo procesai nėra pilnai pritaikyti ar paruošti naujos Microsoft 365 platformos naudojimui įmonėje.
7 dažniausiai daromos klaidos
- Netinkamai suplanuoja migraciją. Ne laiku ar netinkamai atliekami duomenų perkėlimo žingsniai, neatliekami vartotojų apmokymai ir supažindinimas su atliekamais pokyčiais, dėl ko pasimeta failai, kadangi vartotojai saugo juos senose saugyklose.
- Neanalizuoja naudojamų paslaugų. Permigravus į Microsoft 365, toliau perka senas paslaugas, kurios dubliuojasi su M365 siūlomomis paslaugomis, tai natūraliai sukelia riziką informacijai būti laikomai ne ten kur reikia. Taip pat tokiu būdu įmonei atsiranda papildomi kaštai.
- Apleidžia vartotojų mokymus. Pokyčiai kiekvienam asmeniui yra bauginantis dalykas, dažnais atvejais, kuomet yra diegiama Microsoft 365 platforma, yra pamirštama pasirūpinti pakankama mokamąja medžiaga jos vartotojams.
- Skubina duomenų perkėlimą. Dažnai įmonės skuba persikelti visą reikiamą informaciją iš senų platformų ar įrankių į Microsoft 365. Tokiais atvejais kyla rizika pamesti duomenis, kadangi jų tenka ieškoti senuose duomenų archyvuose.
- Nepasitiki debesies (angl. Cloud) sprendimais. Ne kartą girdėtas posakis „Duomenys ne pas mane, tai jie yra nesaugus“ – tikslinga ar ne? Dažnai kylantis klausimas, trumpas atsakymas – šiuolaikiniai debesies sprendimai yra ne tik saugūs, bet ir užtikrina saugumą.
- Prieš migraciją neatlieka reikiamų auditų. Dažnai organizacijos pamiršta atlikti nestandartinius auditus, nes per daug dėmesio skiria kitiems žingsniams. Kiekvienas jūsų aplinkos niuansas turi būti kruopščiai patikrintas, nes prastas turinio valdymas sukels nereikalingų trikdžių po perkėlimo į Microsoft 365.
- Netinkamai subalansuoja metinių ir mėnesinių licencijų įsipareigojimus. Nuo 2022 m. pasikeitė M365 licencijų kainodara, dėl to kiek pakito ir šių licencijų valdymas. Dažnai užduodamas klausimas: kaip pasirūpinti, jog nereiktų mokėti už nenaudojamas licencijas? Atsakymas yra paprastas – reikia išanalizuoti darbuotojų kaitos kreivę ir atitinkamai nuomoti licencijas. Pvz., 90 % licencijų nuomojate su metiniu įsipareigojimu ir 10 % be įsipareigojimo.
Kaip išvengti šių klaidų?
Žinoma, įsigyjant Microsoft 365 už migraciją atsakingas IT skyrius, bet jei paliktumėte darbą tik jiems, galite tikėtis, kad iškils daug problemų ties vartotojų įsitraukimu ir pačių sprendimų priėmimu. Tad geriausias būdas yra šiek tiek sumaišyti atsakomybes ir apsvarstyti galimybę laikytis 80/20 taisyklės. Suburkite maždaug 80 % ne IT darbuotojų ir 20 % IT darbuotojų komandą. Ne IT narių skaičius gali atrodyti šiek tiek didelis, tačiau svarbu, kad šie žmonės būtų komandoje, nes jie gali greitai ir sąžiningai duoti atsiliepimus apie tai, ko jiems iš platformos reikia. Tuo pačiu, nepamirškite nuodugnaus turinio audito. Pagalvokite, ar jums reikia perkelti viską? Ar turite kokių sistemų, kurios naudoja el. pašto paslaugas? Atliekant tokio masto pokytį svarbu, jog visos šalys būtų įsitraukusios, kad galėtume plačiau pažvelgti į visą visumą ir išvengti nepatogių situacijų ar sistemų trikdžių atliktus reikiamus pokyčius.
Sužinojote kokias klaidas dažniausiai daro įmonės įsigydamos Microsoft 365 licencijas bei kaip galėtumėte jų išvengti. Beliko susipažinti su tuo, kokius planus verslui siūlo pats Microsoft.
Edvardas Gvazba
LinkedIn
