Šiame straipsnyje apžvelgiame šešias klaidas, kurias dažniausiai matome pirmaisiais mėnesiais po ERP paleidimo, ir pasakojame, kaip mūsų aptarnavimo komanda padeda jų išvengti arba greičiau jas ištaisyti.
Verslo valdymo sistemos paleidimas dažnai laikomas projekto finišo linija. Sistema veikia, duomenys perkelti, vartotojai apmokyti. Tačiau per 20 metų ir daugiau nei 250 ERP diegimų OIXIO komanda remdamasi savo patirtimi mato, kad didžiausias sistemos išbandymas prasideda būtent po paleidimo.
Pirmosios savaitės paprastai greitai parodo tai, ko nepavyko pamatyti testavimo metu. Atsiranda nestandartinių situacijų, darbuotojai grįžta prie senų įpročių arba randa savų būdų apeiti naują procesą. Ir tai ne visada reiškia, kad sistema neveikia. Tai natūrali organizacijos reakcija prisitaikant prie naujos sistemos.
Kokios klaidos pasitaiko dažniausiai?
1. Naujoje sistemoje bandoma dirbti senais metodais
„Mes visada taip darydavome“ – viena dažniausių frazių po ERP paleidimo.
Pavyzdžiui, įmonė jau turi galimybę visą procesą valdyti ERP sistemoje, tačiau darbuotojai papildomai kuria Excel lenteles, informaciją siunčia el. paštu ar dalį duomenų kaupia atskirai. Iš pradžių toks sprendimas atrodo nekaltai. Tačiau ilgainiui atsiranda kelios tos pačios informacijos versijos, daugiau rankinio darbo ir didesnė klaidų tikimybė.
Tokiose situacijose ERP priežiūros komandos tikslas nėra pasakyti „taip daryti negalima“. Kur kas svarbiau suprasti, kodėl darbuotojai renkasi papildomus įrankius, ir parodyti, kaip tą patį rezultatą pasiekti pačioje verslo valdymo sistemoje – Microsoft Dynamics 365 Business Central ar Finance & Supply Chain Management.
2. Kiekviena problema laikoma sistemos klaida
Frazę „sistema neveikia“ ERP priežiūros komanda girdi kone kasdien. Kartais darbuotojas neturi reikiamų teisių, pasirenka ne tą veiksmą arba tam tikrame procese trūksta vieno žingsnio. Vartotojui tai atrodo kaip sistemos problema, nors techninė klaida čia visai ne prie ko.
Tai nėra kritika darbuotojams. Pradėjus dirbti naujoje sistemoje natūralu, kad sunku atskirti techninę klaidą nuo proceso klaidos. Todėl ERP priežiūros komanda siekia ne tik išspręsti problemą, bet ir paaiškinti jos priežastį. Kuo geriau vartotojai supranta procesą, tuo mažiau pasikartojančių užklausų atsiranda ateityje.
3. Manoma, kad vienų mokymų užtenka
Prieš sistemos paleidimą darbuotojai paprastai dalyvauja mokymuose. Tačiau net ir geri mokymai neatsako į visus klausimus, kurie atsiranda pradėjus dirbti su realiais duomenimis. Vienas dalykas yra pamatyti procesą demonstracijos metu, visai kas kita jį atlikti savarankiškai po kelių savaičių, kai tenka dirbti su realiais duomenimis ir realia atsakomybe.
Todėl po ERP paleidimo dažnai pastebime vadinamąją „antrąją mokymosi bangą“. Būtent tada vartotojai pradeda užduoti pačius vertingiausius klausimus, nes jau geriau supranta savo kasdienes užduotis ir gali tiksliai įvardyti, kur susiduria su sunkumais.
Dėl to ERP priežiūra tampa ne tik technine pagalba, bet ir praktiniu tęstiniu mokymu, padedančiu darbuotojams įtvirtinti žinias.
4. Laikini sprendimai tampa nuolatiniais
Vienas įdomiausių reiškinių po ERP paleidimo yra tai, kad laikini sprendimai labai greitai virsta įprastais procesais.
Jeigu darbuotojas nežino, kaip atlikti veiksmą ERP sistemoje, jis dažniausiai vis tiek ras būdą darbui atlikti. Pavyzdžiui, darbuotojas susikuria papildomą lentelę vienai savaitei. Po pusmečio ja naudojasi visas skyrius. Tai, kas iš pradžių buvo laikina išeitis, ilgainiui gali tapti įprasta praktika.
Todėl ERP priežiūros komandai svarbu ne tik uždaryti konkrečią užklausą, bet ir atkreipti dėmesį į tai, kodėl vartotojas apskritai pradėjo ieškoti aplinkkelio. Jei problema kartojasi, galbūt reikia pakeisti procesą, papildomai apmokyti darbuotojus arba patobulinti verslo valdymo sistemos konfigūraciją.
5. Tos pačios problemos sprendžiamos vėl ir vėl
Jeigu penki darbuotojai per mėnesį klausia to paties, tai jau nebe penkios atskiros problemos. Pasikartojantys klausimai dažnai rodo, kad kažkur trūksta aiškumo. Galbūt vartotojams reikia trumpos instrukcijos, papildomų mokymų arba pats procesas nėra pakankamai patogus.
Dar viena problema – nepakankamas dalijimasis žiniomis įmonės viduje. Kartais vienas darbuotojas jau žino, kaip išspręsti tam tikrą situaciją, tačiau ši informacija lieka tik jo galvoje. Organizacija kiekvieną kartą iš naujo moka už tą pačią pamoką.
Todėl verta kaupti vidinę žinių bazę. Joje galima fiksuoti dažniausiai pasitaikančias situacijas, sprendimus, trumpas instrukcijas ar atsakymus į pasikartojančius klausimus. Tai nebūtinai turi būti sudėtinga sistema – svarbiausia, kad informacija būtų lengvai randama.
ERP aptarnavimo komanda čia gali padėti pastebėti, kokias užklausas verta paversti instrukcijomis ar žinių bazės įrašais. Taip ilgainiui mažėja pasikartojančių klausimų, o darbuotojai tampa savarankiškesni.
6. Į ERP priežiūros komandą kreipiamasi per vėlai
Po ERP paleidimo darbuotojai dažnai stengiasi problemas išspręsti savarankiškai. Tai suprantama. Niekas nenori dėl kiekvieno neaiškumo kurti užklausos ar trukdyti kolegų. Tačiau praktikoje matome, kad nedidelės problemos retai išsisprendžia pačios. Dažniau jos kaupiasi.
Pavyzdžiui, vartotojas pastebi neatitikimą duomenyse, bet nusprendžia prie jo grįžti vėliau. Po kelių savaičių paaiškėja, kad pagal tuos pačius netikslius duomenis jau buvo sukurtos ataskaitos, atlikti skaičiavimai ar priimti verslo sprendimai. Tuomet tenka taisyti ne vieną įrašą, o visą pasekmių grandinę.
Dirbdami su klientais, ne kartą susidūrėme su situacijomis, kai problemai išspręsti pirmąją dieną būtų pakakę keliolikos minučių, o po mėnesio jos analizė ir taisymas užtruko kelias valandas ar net dienas. Dėl šios priežasties pirmieji mėnesiai po ERP paleidimo yra metas, kai verta klausti daugiau, o ne mažiau. Anksti užfiksuotas neaiškumas dažniausiai reiškia greitesnį sprendimą, mažesnę riziką duomenų kokybei ir mažiau papildomo darbo ateityje.
Šiuo etapu ERP priežiūros komanda veikia ne tik kaip problemų sprendėja. Ji padeda vartotojams susiformuoti teisingus darbo įpročius ir greičiau įgyti pasitikėjimo nauja sistema.
ERP paleidimas – tik pradžia
Per ilgametę ERP projektų patirtį ne kartą matėme tą patį scenarijų: sėkmingą sistemos paleidimą lemia ne tik gerai įgyvendintas projektas, bet ir tai, kaip organizacija dirba pirmuosius kelis mėnesius po jo.
Būtent šiame etape formuojasi nauji darbo įpročiai. Čia sprendžiama, ar darbuotojai pasitikės sistema, ar grįš prie senųjų metodų. Todėl ERP priežiūros komandą verta vertinti ne kaip pagalbos tarnybą gedimų atveju, o kaip partnerį, padedantį organizacijai kuo geriau pasinaudoti verslo valdymo sistemos investicija.
Jei jūsų įmonė neseniai paleido ERP sistemą ir pastebite, kad darbuotojai vis dažniau grįžta prie Excel lentelių, o tos pačios užklausos kartojasi – tai ženklas, kad verta pažvelgti giliau. OIXIO aptarnavimo komanda padės išsiaiškinti tikrąsias priežastis ir kartu su jumis pasirūpins, kad sistema kasdien dirbtų taip, kaip buvo planuota. Susisiekite su mumis – pirmasis pokalbis gali sutaupyti ne vieną valandą ateityje.
Susisiekite su mumis
Aidas Dilys
LinkedIn