Apskaita vyksta vienoje sistemoje, mažėja žmogiškų klaidų tikimybė, darbo dubliavimas, eliminuotas skirtingas duomenų traktavimas
Trumpai:
- UAB „Atechna“ yra lazerinės optikos, kristalų, lazerių ir optomechanikos gaminių tiekėjas ir gamintojas
- Kartu su VVS buvo įdiegtas specifinis funkcionalumas optikos matavimų apskaitai
- Microsoft Dynamics NAV leidžia įmonei sistemos pagalba organizuoti komunikaciją ir darbų perdavimą tarp skyrių
Apie UAB „Atechna“
UAB „Altechna“ įkurta 1996 metais. Įmonė yra lazerinės optikos, kristalų, lazerių, lazerių aksesuarų ir optomechanikos gaminių tiekėjas ir gamintojas. 19 metų patirtis, profesionalūs darbuotojai ir patikimi partneriai suteikia „Altechnos“ klientams platų aukščiausios kokybės lazerinių komponentų ir optikos pasirinkimą: lazerinė ir poliarizacinė optika, lazeriniai ir netiesiniai kristalai, užsakomoji optika, lazerių ir optomechanikos produktai. „Altechna“ taip pat teikia metrologijos paslaugas, kvalifikuotų fizikų konsultacijas ir inovatyvius sprendimus akademiniams ir pramoniniams klientams. Nuo 2013 metų UAB „Altechna“ įsigijo dielektrinių dangų gamintoją UAB „Optida“ ir išplėtė savo paslaugų spektrą. Diegimo metu įmonėje dirbo 68 darbuotojai, apyvarta sudarė apie 8,6 mln. Eur.
Verslo iššūkiai
Iki VVS diegimo, įmonėje buvo naudojamos dvi sistemos, palaikančios skirtingus procesus ir turinčios skirtingas duomenų bazes. Prireikus duomenų, jų tekdavo ieškoti skirtingose sistemose; arba reikšmingus duomenis reikėdavo įvesti į dvi sistemas – dėl to buvo neefektyviai gaištamas darbuotojų laikas, pasitaikydavo nemažai rankinio darbo klaidų.
Pasirinkdama diegtis verslo valdymo sistemą Microsoft Dynamics NAV (toliau VVS), įmonė kėlė šiuos uždavinius:
- Pagrindinės veiklos proceso unifikavimas – vieningas, matomas procesas visoje įmonėje, naudojant vieningą duomenų šaltinį.
- Darbo dubliavimo mažinimas, kartu mažinant duomenų suvedimo klaidų galimybę.
- Laiko taupymas įmonės mastu duomenų paieškai ir agregavimui.
- Patogi įmonės veiklos analizė – įdiegti verslo analitikos įrankius, kurie leidžia išsamiai nagrinėti įmonės veiklos rodiklius, pvz., pajamas ir pelningumą pagal klientus, šalis, prekių grupes, vadybininkus ir jų grupes ir t. t.).
- Komunikacijos valdymas. Iki VVS diegimo bendravimas tarp skyrių vyko naudojant MS Outlook, pateikiant daug nestruktūrizuotos, nesusistemintos informacijos. Bendravimo su klientais informacija nebuvo sistemiškai kaupiama, todėl situacijos analizė ar kliento valdymas buvo sudėtingas ar net sunkiai įmanomas.
- Sisteminis metrologinių matavimų valdymas. Kartu su VVS buvo įdiegtas specifinis funkcionalumas optikos matavimų apskaitai ir valdymui. Jį įdiegus, visi gaminiai praeina metrologinę patikrą, kurios rezultatai saugojami ir apskaitomi sistemoje bei lengvai pateikiami klientui. Atsižvelgiant į įmonės veiklos specifiką, tai yra kritiškai svarbus funkcionalumas.
- Gamybos valdymo optimizavimas, siekiant, kad gamybos ištekliai būtų valdomi kompiuterinės programos pagalba.
Kodėl pasirinktas OIXIO pasiūlymas?
OIXIO (buv. Columbus Lietuva) kaip VVS partnerio pasirinkimą lėmė:
- OIXIO patirtis diegiant VVS gamybos pramonėje;
- Įmonės vardo žinomumas ir gera reputacija;
- Profesionalus pardavimo proceso valdymas vedant link įmonei tinkamo sprendimo: konceptualus projektavimas, reikiamų funkcionalumų pristatymas ir demonstravimas ir kiti žingsniai.
Sprendimo aprašymas
Įvertinus įmonių grupės poreikį ir plėtros planus, įdiegta pažangi verslo valdymo sistema Microsoft Dynamics NAV (dabar Microsoft D365 Business Central) (50 konkurencinių vartotojų) tokia apimtimi:
- Finansų modulis – sąskaitų planas, sąskaitų suvestinės, dimensijos, DK likutis pagal dimensijas, Bankas.
- Pirkimai – užsakymai, sąskaitos faktūros, tiekėjai, ataskaitos, papildomos išlaidos, paraiškų žurnalai.
- Pardavimai – pasiūlymai, užsakymai, sąskaitos faktūros, pirkėjai, ataskaitos.
- Ištekliai – išteklių kortelės pardavimams.
- Atsargos – prekės, sandėliai, vietos, perkainavimo žurnalas.
- Gamyba – techn. kortelės, komplektavimo specifikacijos, darbų ir pajėgumų centrai, gamybos užsakymai.
- Metrologijos funkcionalumas – metrologijos laboratorijos darbo organizavimas ir valdymas, metrologinių matavimų teorinių ir faktinių reikšmių fiksavimas ir lyginimas, reikiamų dokumentų saugojimas ir formavimas sistemoje.
- OIXIO darbo užmokesčio ir personalo apskaitos sprendimas HR|Payroll.
Projekto rezultatai
Įdiegus verslo valdymo sistemą Microsoft Dynamics NAV, joje realizuotas vieningas ir nuoseklus įmonės pagrindinės veiklos procesas – tai leidžia įmonei sistemos pagalba organizuoti komunikaciją ir darbų perdavimą tarp skyrių.
Kadangi visa apskaita vyskta vienoje sistemoje, mažėja žmogiškų klaidų tikimybė, darbo dubliavimas, eliminuotas skirtingas duomenų traktavimas.
Duomenys vienoje sistemoje leidžia stebėti ir tiksliau analizuoti veiklos rodiklius, gauti analitinę informaciją laiku ir reikiamais pjūviais, todėl priimami teisingesni verslo sprendimai.
UAB „Altechna“ direktoriaus pavaduotojo ir diegimo projekto vadovo Tomo Jankausko patirtis:
Kadangi dirbome su dviem sistemomis, didelis iššūkis buvo netvarkinga apskaita ir visos su tuo susijusios problemos:
- Neturėjome tikslių pirkimų/pardavimų rodiklių pagal produktus/regionus/vadybininkus (tiksliausias rodiklis buvo metinės pelno/nuostolio ataskaita).
- Labai ilgai trukdavo mėnesio uždarymas.
- Vykdant inventorizaciją, pasigesdavome arba turėdavome pajamuoti daug produktų. Diegiant sistemą taip pat tikėjomės sutvarkyti pardavimų, tiekimo, metrologijos procesus. Šiuo metu visos prekės yra viename sandėlyje tiek VVS, tiek fiziškai, taigi apskaitos klaidų tikimybė kur kas mažesnė.
Kartu su VVS standartizuoti, aprašyti ir efektyvinti pagrindiniai procesai – pilnai atskyrėme tiekimo skyrių nuo pardavimų, sandėlį, aiškiai suskirstėme atsakomybes ir sumažinome žmogiškųjų klaidų skaičių, kurios dažniausiai pasitaikydavo dėl to, kad kai kurie procesai neturėjo savininko arba dėl to, kad pardavimų skyriaus darbuotojai atlikdavo ne tik pardavėjų, bet ir tiekimo skyriaus, ir sandėlininkų funkcijas.
Projekto įgyvendinimu esu patenkintas. Projekto komanda dirbo organizuotai ir profesionaliai.
Puiki projekto komandos kompetencija: ypač didelę pagarbą išreiškiu programuotojui Audriui Butkui, kuris itin gerai įsigilina į problemas ir labai operatyviai jas sprendžia. Projekto vadovo Donato Bobelio darbą vertinu gerai. Sužavėjo pardavimų vadovo Dovydo Zinkevičiaus profesionalumas.
Apibendrindamas turiu pasakyti, kad sistema startavo, per 3 mėnesius atsistatė darbo sparta, neužilgo tikimės matyti dar geresnius efektyvumo rodiklius.
Todėl projektą vertinu kaip sėkmingą.
Rekomenduoju OIXIO (buv. Columbus Lietuva) dėl ilgametės patirties, gero kainos / kokybės santykio ir profesionalios komandos, kuri operatyviai sprendžia pasitaikančias problemas.
Susisiekite su mumis
OIXIO
LinkedIn