Kui klassikaliselt otsitakse uut finantslahendust siis, kui ettevõtte käibenumbrid kasvavad nii suureks, et varasem tarkvara enam ei rahulda, siis tegelikkuses võib uue finantstarkvara juurutamine päevakorda kerkida ka juhul, kui äristrateegia muutus toob kaasa selle, et lahkutakse suuremast kontsernist ja tekib vajadus iseseisva finantsarvestuse järele.
Nii juhtus Baltiklaasi tootmisüksusega, mille emaettevõte Saint-Gobain otsustas 2020. aastal maha müüa.
Kontsernist väljumiseks tuli moodustada iseseisev juriidiline keha koos oma raamatupidamise ja finantsidega. Nii sündis Polar Glass OÜ, mis tänaseks on leivad ühte kappi pannud Klaasimeister AS-ga.
Polar Glassi ja Klaasimeistri liitumise järel sai Klaasimeister AS-ist Eesti suurim tööstusklaasi tootja, mille ambitsioon on kuuluda Euroopa parimate klaasitootjate sekka. Ühinenud ettevõttel on kokku ligi 400 töötajat ja neli tehast, neist kolm Eestis ja üks Lätis.
Ettevalmistavad tegevused äristrateegia elluviimiseks ning finantstarkvara valik
Polar Glass OÜ finantskontrolleri Arvo Plaado sõnul oli eraldiseisva äriüksuse loomise juures palju erinevaid tegevusi ja nüansse, et muutunud äristrateegia saaks edukalt ellu viidud. Finantside lahku löömine oli üks olulisemaid neist.
„Kui sa oled osa suurest ettevõttest, siis ei ole sul eraldi bilanssi ega ka arveldusarvet,“ kommenteeris ta.
Finantsarvestuse sisseseadmiseks otsustati kasutusele võtta Oixio Digitali loodud Microsoft Business Centrali eelseadistatud finantslahendus, mis on tänaseks saanud nime Costart.
Ettevalmistavad tööd iseseisva raamatupidamise sisseseadmiseks kestsid orienteeruvalt kolm kuud. „Alustasime augustis, novembris läksime üle uuele süsteemile ning aasta lõpuks oli meil töötav süsteem paigas,“ kirjeldab Plaado teekonda, kuidas finantside eraldamine suurest kontsernist täpsemalt käis.
Sellele järgnes palgalahenduse juurutus, mis võeti ette samuti koostöös Oixio Digitaliga.
Polar Glassi poolt vastutas juurutuse eest Arvo Plaado, kes on Baltiklaasiga olnud seotud enam kui 20 aastat, sealhulgas juhtinud ka tootmist ja tehaseid. Lisaks osales protsessis veel kaks raamatupidajat.
Oixio Digitali poolelt olid meeskonnas Business Centrali konsultant Tiia Kumm ning palgalahenduse spetsialist Varje Sirgi.
Miks valiti Business Centrali eelseadistatud finantslahendus?
Arvo Plaado toob välja, et Business Centralini jõuti läbi varasema positiivse kogemuse Microsofti toodetega.
Oixio Digitali eelseadistatud finantslahendust võib tema sõnul võrrelda LEGO-ga. Tegemist on toorikuga, mida saab oma ettevõtte järgi kohendada ja kui see vajab ühel päeval ümbertegemist, siis ka see on võimalik.
Samuti võimaldab lahendus Polar Glassi kogemuse põhjal ette võtta suuremaid strateegilisi muutusi –CoStart ei sea piire ettevõtte kasvamisele ning nagu Polar Glass OÜ näitest näha, suudab see lahendus sammu pidada ka siis, kui on vaja kiirelt finantsid emaettevõttest lahku lüüa või teise ettevõttega ühineda.
Milline on erinevate osapoolte roll ja vastutus, et äristrateegia saaks edukalt ellu viidud ja lahendused juurutatud?
Oixio Digitali konsultant Tiia Kumm toob välja, et Oixio Digitali roll on olla oma klientidele usaldusväärne partner ja seda mitte ainult juurutamisperioodil, vaid ka edaspidi. Ettevõtte äristrateegia võib ajas muutuda. Need muutused toovad sageli kaasa kohandamisvajadusi ka kasutusel olevas tarkvaras.
Tiia Kumm rõhutab, et juurutusprotsessis on tähtis, et ettevõtte poolt oleks määratud peakasutaja ehk üks kindel inimene, kes juurutuse eest vastutab.
„Polar Glassi puhul on need rollid olnud hästi paigas. Tegemist on hea kliendiga, kellega koostöö on muutunud juba nii efektiivseks, et saame ühiselt lahendusi välja mõelda. Väga oluline on vastastikune usaldus, mis meie vahel on tekkinud. Tänu sellele ei kuluta me aega liigsetele tegevustele, vaid saame kiirelt töödega edasi liikuda,“ kinnitab ta.
Arvo Plaado toob välja, et koostöö Oixio Digitaliga on olnud operatiivne ja finantslahendusega on nad rahul. Business Centrali finantslahendus on tema sõnul väga töökindel – näiteks küsib süsteem mitu korda üle, enne kui lubab midagi kustutada, mis aitab vältida suuremate probleemide tekkimist.
„Üldiselt oleme kõik tekkinud küsimused saanud Oixio Digitali abil lahendatud juba paari päevaga. Kuna me tulime suurest kontsernist ning liikusime väiksema finantslahenduse peale, siis võib öelda, et oleme praeguse lahendusega rahul,“ ütleb Arvo Plaado.
Et Polar Glassil oli värskelt selja taga edukas finantslahenduse juurutus ja Klaasimeistris oli kasutusel vanem tarkvara, siis otsustati ühinenud ettevõtte finantsid täies mahus Business Centrali finantslahendusse üle tuua. Sellega praegu tegeletaksegi.
Costart ehk Business Central stardilahendus
Business Central on osa Microsofti ärirakenduste ökosüsteemist, mis on usaldusväärne, kaasaegne ja lihtsasti kasutatav.
Oixio Digitali poolt eelseadistatud Costart on loodud Business Centrali baasil ja eelseadistatud Eesti ettevõtete jaoks, mis annab võimaluse vähendada uue majandustarkvara juurutamiseks kuluvat aega ja investeeringut.
CoStart finantslahenduses sisalduvad:
- finantsjuhtimine,
- aruandlus,
- klientide haldus,
- ost-müük ning personali- ja palgaarvestus.
Kuluarvestuse lihtsustamiseks on loodud liidestus kuludokumentide digiteerimise lahendusega Envoice. Samuti on olemas liidestus äriregistri ja e-arve teenusepakkujatega.
Kui ettevõttel on huvi ja valmisolek uue lahenduse kiireks kasutuselevõtuks, on võimalik CoStart juurutada vaid paari kuuga või kiireminigi. Nii kiire juurutus on võimalik tänu eelseadistustele, mis on tehtud spetsiaalselt Eesti ettevõtteid ja Eesti seadusandlust silmas pidades.
„Polar Glassi puhul me küll kõiki eelseadistusi kasutada ei saanud, siiski oli palju ka neid asju, mida saime ajaefektiivsuse mõttes rakendada, näiteks maksetingimused, konteeringurühmad, käibemaksu seadistus ja muu,“ ütleb Tiia Kumm.
CoStart finantslahendus on pilvepõhine ja see töötab eesti keeles. Lahendus sobib keskmistele ja suurematele ettevõtetele ning seda on võimalik kasutada nii eraldiseisva finantslahendusena kui ka koos teiste Business Centrali moodulitega.
Tekkis küsimusi? Soovid rohkem teada Business Centralist ja Costart lahendusest?
Kui soovid lisainfot, kuidas oma ettevõtte finantside juhtimine viia üle kaasaegsele pilvelahendusele, võta meiega julgelt ühendust.
Võta ühendust ja küsi lisa
Taavi Sadam
Linkedin