Eesti kapitalil põhinev Wolf Group vahetas välja eelarvestamise programmi, säästes sellega tohutult aja- ja närvikulu. Uue Oixio Digitali lahendusega kaotati varasemalt protsessi käigus tehtud vead ning tekitati müügijuhtidele rohkem aega oma põhitöö tegemiseks.
Wolf Group on suur, ligi 400 inimesele tööd pakkuv kontsern, mis tegutseb enam kui 70 turul ja teeb aastas ligi 160 miljonit eurot käivet. See omakorda tähendab aga, et grupiülene müügieelarve kokkupanek võib kujuneda pikaks ja keeruliseks protsessiks.
Nii juhtuski varasema Excelile toetuva programmiga, mis oli ühelt poolt küll paindlik, kuid tõi kaasa palju vigu, mille parandamine tähendas eelarvestamise protsessi otsast alustamist. „Müügieelarve koostamine ei ole müügijuhi jaoks väärtust loov tegevus,” sõnas Wolf Groupi finantsjuht Eddi Joost. Samas on tegemist erinevaid üksusi ja põhitegevust toetava sisendiga, mida kasutavad mitmed otsustajad, alustades tootmisjuhist ja ostujuhist kuni juhatuseni välja. „Seetõttu on müügieelarve koostamise juures väga olulisteks omadusteks lihtsus, kiirus, täpsus ja läbipaistvus,” lisas ta.
Seega otsustati vana programm välja vahetada ning asendada Oixio Digitali poolt pakutava eelarvelahendusega, mida hakati ettevõttes kutsuma Tablixiks. „Muutus on olnud 180 kraadi,” kiitis Joost. Esmalt ehk 2021. aastal rakendati Tablixit kuues grupi ettevõttes, kuid tänavu on see kasutusel juba kontserni-üleselt. Kusjuures 2023. aasta grupi ettevõtete eelarved pandi varasema kolme kuu asemel kokku vähem kui ühe kuuga – kaks nädalat kulus ettevalmistuseks ja kaks müügieelarve koostamiseks ja kinnitamiseks. Lisaks, kui alguses ilmnes esimese kasutuse käigus mõningaid apsakaid, siis tänavune eelarve tehti ära sisuliselt veatult.
„Müügijuht saab nüüd teha kogu töö ära ühes kohas ning protsess toimib riikideüleselt oluliselt kiiremini, kusjuures seda saab tänu pilvelahendusele alati jälgida,” ütles Joost. Ta tõi näite, et kui varasemalt kulus müügijuhil müügieelarve koostamiseks kolm-neli nädalat, kuna sisestatud andmeid tuli korduvalt kontrollida, siis nüüd saab töö tehtud paari päevaga. Seejuures näeb Joost potentsiaali veelgi suuremas aja kokkuhoius. „Kui eelarvestamiseks vajalikud eeldused on turgude ja klientide põhiselt läbi mõeldud, siis ei ole eelarvestusprotsess pikem kui üks tööpäev,” arvas ta.
Millised olid suurimad õppetunnid?
Eelarvestamise lahenduse väljavahetamine on ettevõtte jaoks oluline projekt, mille käigus õpiti ettevõtte-siseselt nii mõndagi. Näiteks oleks Joosti sõnul pidanud kohe koostama uue tööriista kasutamise juhendi. „Uue eelarvestussüsteemi rakendamisel korraldasime müügijuhtidele interaktiivseid koolitusi, mille käigus tekkis osalejatel korduvaid küsimusi. See tõi aga finantsosakonnale kaasa suure koormuse. Tegelikult oleksime võinud kohe alguses koostada grupiülese Tablixi kasutusjuhendi, milleni jõudsime 2022. aastal,” rääkis ta.
Lisaks oleks võinud Joosti sõnul luua kompetentsikeskused, kes nõustavad ja aitavad grupi ettevõtteid regionaalselt – näiteks, et Leedus on kompetentsikeskus, mis toetab Läti ja Rumeenia üksuseid ning Tallinnast toetatakse Hispaania, UK ja Prantsusmaa üksuseid.
Kõigile uue süsteemi juurutajatele soovitab Joost viia protsess kohe sujuvalt otsast lõpuni, hinnates kriitiliselt arendusmeeskonna ja kogu organisatsiooni ressursse ja prioriteete. „Wolf Groupis alustasime juurutust aprillis ning eesmärk oli rakenduseni jõuda aasta lõpuks. Vahepeal tuli aga suvi ja puhkuste periood, ning seega otsustati arendusega jätkatakse siis, kui kõik projekti kaasatud arendajad olid tööl tagasi. Kokkuvõttes tekkis arenduses pikk vahepaus, mis pani meeskonnale väga suure koormuse viimastel päevadel vahetult enne rakendamist,” ütles ta.
Mida Tablix Wolf Groupile pakub?
Wolf Groupi Tablixi töölauda ja vaadet saab iga töötaja oma vajaduste järgi seadistada ning analüüsida sisestatud müügieelarvet ReportÄpp-is. Eelarvet saab võrrelda näiteks eelmiste aastate ärimahtude ja rahakäibega ning analüüsida mahtusid ja marginaale kliendi- ja tootegruppide lõikes.
Lahendus võimaldab vajadusel ka ühikuhindasid ja marginaale aasta keskel grupiüleselt korrigeerida. Boonus on veel see, et grupi müügiorganisatsioonide koostatud müügieelarved kajastuvad automaatselt grupi tootmisüksuste eelarvetes, mis aitab vältida topelt andmesisestust tootmisüksustes. Mis aga peamine, enam ei pea Excelite vahel navigeerima – kõik numbrid, mida müügijuhid sisestavad, kajastuvad kohe ka koondeelarves.
Tänu pilvepõhisele süsteemile on eelarvestamise protsess kõigi juhtimistasandite lõikes alati nähtav. See tähendab, et juhtkond saab igal ajahetkel vaadata, milline on müügijuhtide sisend müügi perspektiivist toodete, turgude ja kliendigruppide osas.
Seejuures näeb iga juhtimistasand just talle vajalikku infot – müügijuhil on oma vaade ning ettevõtte juhil oma ning kontserni juhtidel oma vaade. Igale eelarve koostajale saab määrata eraldi õigused ning eelarve parameetreid on lihtne muuta.
Wolf Group
Wolf Group on Eesti kapitalil põhinev ehitusmaterjalide tootja ja turustaja, kelle toodete seast leiab ehitusvahtusid, hermeetikuid, liime, puhastus- ja pinnatöötlusvahendeid ning ehitusplaate fassaadilahendusteks nii profi- kui ka koduehitajale. Wolf Groupi peakontor on Eestis, grupi tootmisüksused asuvad Eestis, Hispaanias, Prantsusmaal ja Venemaal ning müügiesindused Eestis, Lätis, Leedus, Hispaanias, Portugalis, Ühendkuningriigis, Ukrainas, Rumeenias ja USA-s. Kontsernis töötab kokku ligi 400 töötajat. Ettevõte tegutseb rohkem kui 70 turul aastakäibega ca 160 miljonit eurot ja aastas müüakse enam kui 50 miljonit ühikut toodangut.