Edukas tarkvaraprojekt algab nõuete analüüsist – G4S-i kogemuslugu

Ärinõuete täpne kirjeldus päästab juurutusprotsessi ootamatustest ja suuremast aja- ning rahakulust.

Soovides välja vahetada majandustarkvara või juurutada mõnda uut IT-lahendust, on oluline enne seda teha veel üks tähtis samm ehk paika panna lähteülesanne, millist probleemi digiinvesteering peab lahendama. Põhjalikult kaardistatud nõuded võimaldavad küsida tarnijatelt võrreldavaid pakkumusi ning vältida kulukaid vigu, mis tarkvara juurutamise käigus võivad tekkida. 

G4S on mitmel korral kasutanud OIXIO Advisory abi 

G4S Baltikumi finantsdirektori Mariliis Kiisma-Männiste sõnul on nad mitme tarkvara hankimise puhul kasutanud nõuete koostamiseks OIXIO Advisory abi. 2021. aastal kaardistati nõuded majandustarkvara hankeks, mille põhjal hangiti Microsoft Dynamics Finance and Operations, mis on Eestis tänaseks kasutusel, Leedus juurutus käib ja Lätis toimub analüüsifaas. 2023. aastal koostati nõuded tööaja planeerimise ja halduse süsteemi hankeks, mis on praeguseks jõudnud juurutusfaasi.  

„Nõuete kaardistus andis selge ülevaate, millised funktsionaalsused peavad majandustarkvara esimeses etapis kindlasti olema kaetud ning millised tööd ei ole nii kriitilised ehk mida saab edasi lükata. Selle pealt oli hea pakkumusi küsida ja neid omavahel võrrelda,“

räägib Kiisma-Männiste.

Nõuete kaardistus seadis paika projekti skoobi 

Kiisma-Männiste selgitusel oli G4S-i jaoks uue tarkvara hankimisel oluline paika saada projekti skoop.  

„Muidugi soovisime, et võimalikult paljud asjad saaksid automatiseeritud. Aga kui projekti skoop läheb liiga suureks, siis jääb protsess venima ja me ei saa enam rääkida aastasest juurutusperioodist. Ärinõuded aitasid piiritleda nii ajalist, rahalist kui ka tegevuste skoopi. Ilma selleta oleks juurutuse käigus võinud tekkida ootamatusi, mis toonuks endaga kaasa suurema aja- ja rahakulu,“ kirjeldab ta. 

Väline konsultant aitas mõelda kastist välja 

G4S-i kogemuse põhjal soovitab Kiisma-Männiste ärinõuete kirjapanekuks kasutada välise konsultandi abi. Ta toob välja, et välise konsultandi eeliseks on see, et konsultandid töötavad erinevate klientidega ja oskavad tänu sellele paremini küsimusi esitada ja laiemat pilti näha.  

„Tarkvarale esitatavate nõuete kirjapanek eeldab kastist välja mõtlemist. Oma töötajad on aga olemasoleva protsessiga liiga harjunud ja vastus, et „nii on alati olnud“, ei ole selles kontekstis kindlasti piisav“ selgitab ta.  

Ärinõuete koostamine toimus töötubade vormis ja Kiisma-Männiste sõnul vedas OIXIO Advisory seda protsessi väga hästi. „Soovitan enne majandustarkvara valikut kindlasti see kaardistus kõikidel läbi teha, eriti kui sooviks on eelarvet kontrolli all hoida. Ilma analüüsita oleks me pidanud võrdlema apelsine õuntega ja lõppkokkuvõttes oleksime võib-olla valinud esmapilgul odavama pakkumise, mis kokkuvõttes oleks palju rohkem maksma läinud,“ sõnab Kiisma-Männiste. 

G4S hankis tarkvara Balti riikide üleselt 

G4S pakub turvateenuseid eraisikutele ja ettevõtetele üle Baltikumi. Eestis on ettevõttel suur erakliendi portfell, kuhu kuuluvad nii koduvalve kui ka suitsu- ja vinguanduri Nublu kasutajad – viimasega on liitunud juba üle 50 000 kliendi. Eestis töötab 2024. aasta lõpu seisuga 1900 inimest, Lätis ja Leedus on mõlemas tööl ligikaudu 900 inimest.  

Alates 2021. aastast kuulub G4S rahvusvahelisse Allied Universal® kontserni. G4S Baltikumi finantsdirektori Mariliis Kiisma-Männiste sõnul oodatakse neilt grupi tasandil kuluefektiivsust. Seega lähtuti vananenud majandustarkvara väljavahetamisel ja hankimisel kohe põhimõttest, et seda peab saama kasutada riikide üleselt, sest nii on võimalik arendus- ja juurutuskulusid tunduvalt vähendada. 

Ärinõuete kaardistus viidi läbi Eesti ettevõttes. Tagantjärele hindab Kiisma-Männiste, et samasugune analüüs oleks tulnud teha ka Läti ja Leedu ettevõtetes, sest nagu hiljem selgus, oli seal varasemast kasutusel mitmeid lisafunktsionaalsuseid. Rahvusvahelise ettevõtte puhul peab ta igal juhul mõistlikuks minna üle ühtsele majandustarkvarale. Lisaks arenduskulude kokkuhoiule aitab see muuta ka igapäevatööd efektiivsemaks. 

Tagasiside koostööle 

Koostööd OIXIO Advisory-ga hindab Kiisma-Männiste väga heaks. „Infot, mis me mõlema projekti puhul ärinõuete koostamisest saime, oli isegi veidi rohkem, kui me ootasime. Töötajate tagasiside töötubadele oli samuti positiivne,“ märgib Baltikumi finantsdirektor Mariliis Kiisma-Männiste. 

OIXIO Advisory konsultant Toomas Olli lisab, et projekti eesmärgiks oli kaardistada G4S-i põhiprotsessid ning nõuded tulevasele lahendusele, et tarkvara pakkujatel oleks piisavalt taustainfot. Projekti skoobis oli 3 valdkonda – ettevõtte äriprotsessid, uuele majandustarkvarale esitatavad ärinõuded ja olemasoleva tarkvara arhitektuur. Töötubade käigus dokumenteeriti hetkeseis ja tuvastati kitsaskohad, mis lõi hea pinna tarkvarale esitatavate nõuete koostamiseks.  

Sama metoodikat kasutati ka tööaja planeerimise ja halduse nõuete koostamise projektis, kus kaardistati neli peamist süsteemi – tööaja planeerimine, tööaja haldus, töötajate iseteenindusportaal ning aruandlus ja analüüs. 

Eduka tarkvaraprojekti esimene samm – ärinõuete analüüs  

Plaanid uue tarkvara soetamist? Veel enne tarkvara väljavalimist ja pakkujatega läbirääkimistesse astumist telli OIXIO Advisory-lt ärinõuete analüüs, et sul oleks kindel raamistik tarkvara hankimiseks. 

Ärinõuete analüüsi käigus selgitame välja, millised on sinu ettevõtte jaoks kriitilised nõuded, mille arvestamata jätmisel võib projekt oluliselt kallimaks minna või koguni ebaõnnestuda. Tihti ei pruugi king sugugi pigistada sealt, kust esialgu tundub. Ärinõuete kaardistus aitab probleemkohad üles leida ja need kirja panna, luues eelduse, et tulevane lahendus vastab sinu ettevõtte eesmärkidele ja vajadustele.  

Kui soovid astuda samme teadlikuma tarkvara hankimise suunas, siis võta meiega julgelt ühendust! 

Tutvu lähemalt OIXIO Advisory teenustega 

Võta ühendust ja küsi lisa

Toomas Olli

Linkedin

Juhtiv ärikonsultant