Kui tooraine hind muutub, kas teate, kuidas see mõjutab iga toote omahinda? Kui klient nõuab pikemat järelejäänud säilivusaega, kas ladu oskab valida sobiva partii? Ja kui tarnija teatab kvaliteediprobleemist, kui kiiresti leiate üles sellest toorainest valmistatud tooted?
Toidutööstuse ERP ehk majandustarkvara valimisel tasub alustada just sellistest küsimustest. Süsteem peab ühendama tootmise, lao, müügi ja finantsarvestuse ning andma töötajatele vajaliku info seal, kus otsuseid tehakse.
Eesti toidutootjate jaoks on oluline nii kulude kontroll kui ka võimalus välisturgudel kasvada. Swedbanki 2026. aasta toiduainetööstuse uuringus kavatses 65% ettevõtetest investeeringuid suurendada ja 59% uutele turgudele siseneda. Uute sihtturgude seas olid esikohal Saksamaa, Rootsi ja Taani. Samas nimetas 85% vastanutest üheks olulisemaks riskiks konkurentsivõimelise omahinna tagamist.
ERP valikul tuleb seega hinnata, kuidas tarkvara aitab teie tootmist juhtida ja millise töö see meeskonnalt ära võtab. Hea valik algab aga ettevõttest endast. Järgmised kümme küsimust aitavad enne pakkujatega kohtumist selgeks mõelda, mida teie ettevõte süsteemilt tegelikult vajab.
Millal tasub senine majandustarkvara üle vaadata?
Uue süsteemi vajadus muutub sageli nähtavaks igapäevastes töövõtetes. Retseptid on ühes tabelis, allergeeniinfo teises ja tootmise tegelikud kulud selguvad alles kuu lõpus. Tellimuse täitmiseks tuleb küsida sisendit eraldi laost, tootmisest ja müügilt.
Senist lahendust tasub hinnata, kui:
- samu andmeid sisestatakse mitmesse kohta;
- partii liikumise väljaselgitamine nõuab käsitsi otsimist;
- tootmise planeerimisel pole usaldusväärset ülevaadet varudest ja säilivusaegadest;
- retsepti või tooraine muutus ei jõua õigel ajal seotud tooteandmetesse;
- omahinna arvutamine võtab liiga kaua aega;
- süsteemi hooldamine ja täiendamine muutub järjest keerulisemaks.
Microsoft Dynamics NAV-i kasutajatel tuleb arvestada ka tarkvara elutsükliga. NAV 2016 pikendatud tugi lõppes 2026. aasta aprillis. NAV 2017 pikendatud tugi lõpeb 2027. aasta jaanuaris ja NAV 2018 oma 2028. aasta jaanuaris. Ametliku toe lõpp ei peata süsteemi tööd, kuid sellega tuleb arvestada turvalisuse, hoolduse ja edasise arendamise plaanis.
Süsteemivahetuse ajakava sõltub siiski ettevõttest. Enne otsust vaadake üle kasutatav versioon, eriarendused, liidesed ja andmete üleviimise maht.
1. Millised töövood on teie tootmisviisile olulised?
Pagaritööstuse, piimatootja ja lihatööstuse vajadused kattuvad osaliselt, kuid nende töökorraldus võib olla väga erinev. Seepärast ei piisa sellest, et tarkvara on mõeldud toidutööstusele. Kõigepealt peab olema selge, kuidas töö teie ettevõttes käib.
Kaardistage teile olulised töövood, näiteks:
- tooraine vastuvõtt koos partii- ja kvaliteediandmetega;
- retseptide ja nende versioonide haldus;
- koostisosade, allergeenide ja tootespetsifikatsioonide haldus;
- tootmises kasutatud tooraine seostamine valmistoodangu partiiga;
- kvaliteedikontroll ning kauba kasutamise või väljastamise blokeerimine;
- säilivusaegade ja kliendipõhiste tarnetingimuste arvestamine.
Kui toodate muutuva kaaluga tooteid, kirjeldage ka tüki- ja kaalupõhise arvestuse loogikat. Näiteks võib klient tellida tükkides, kuid arve koostatakse tegeliku kaalu järgi.
Kaardistatud töövoogude põhjal on hiljem lihtne kontrollida, millised neist lahendus katab kohe, millised vajavad seadistamist ja millised eraldi arendust.
2. Kui kiiresti saate partii liikumise välja selgitada?
Partiinumbri talletamine on alles algus. Kvaliteediprobleemi korral peate teadma, millistes toodetes toorainet kasutati, kui palju kaupa on veel laos ja kellele see saadeti.
Eesti Toiduainetööstuse Liidu jälgitavuse juhend rõhutab, et andmed peavad näitama toidu tegelikku füüsilist liikumist. Ainult arvete põhjal jälgimisest ei piisa. Vajalik info peab olema ajakohane ja kiiret reageerimist nõudvas olukorras kättesaadav põhjendamatu viivituseta.
Tehke läbi näiteks proovitagasikutsumine praeguste vahenditega. Valige üks toorainepartii ja pange kirja, kui kaua kulub sellega seotud valmistoodangu, laojääkide ja tarnete leidmiseks ning kust info tuleb. Seejärel proovige vastupidi: kas valmistoodangu partii järgi saab tuvastada kasutatud toorained? Nii tekib selge võrdlusalus ja teate, millist tulemust uuelt süsteemilt ootate.
Kirjeldage ka keerulisemad juhtumid. Kas teie tootmises jagatakse või ühendatakse partiisid, pakendatakse toodangut ümber või kasutatakse ümbertöödeldavat toodangut? Ka need seosed peavad säilima.
Otsustage, kui kaua andmeid säilitate. Juhendis nimetatud pakendatud toidu jälgitavusandmete säilitamine vähemalt 12 kuud pärast säilimisaja lõppu on hea tava soovitus. Konkreetse toote ja dokumentide puhul tuleb arvestada ka muude kohalduvate nõuetega.
3. Kas teate oma tegelikku omahinda ja tootmiskadu?
Retsepti järgi arvutatud kulu ja tootmise tegelik kulu võivad erineda. Tooraine hind muutub, toodangu maht kõigub, osa sellest läheb ümbertöötlusse ja osa tuleb maha kanda.
Mõelge läbi, mida soovite omahinnas näha:
- tooraine ja pakendi maksumust;
- töö- ja muid tootmiskulusid;
- tegelikku toorainekulu ja saagist;
- tootmiskadu, praaki ja ümbertöötlust;
- erinevust planeeritud ja tegeliku omahinna vahel.
Oluline on ka see, millal info kättesaadavaks muutub. Kui kahjumlik toode tuleb välja alles pika käsitsi arvutamise järel, on müügi- või tootmisotsuste muutmiseks aega kaotatud. Otsustage, kas teile piisab kuu lõpu seisust või peate tooraine hinnamuutuse mõju nägema kohe.
Valige välja üks toode, mille omahinna kujunemist oskate täna üksikasjalikult kirjeldada. See sobib hiljem hästi lahenduste võrdlemiseks.
4. Kuidas arvestate säilivusaegade ja jaekettide nõuetega?
Laos olev kogus ei näita veel, kui palju kaupa saab konkreetsele kliendile saata. Osa partiisid võib olla kvaliteedikontrollis, osa teisele tellimusele reserveeritud ja osa liiga lühikese järelejäänud säilivusajaga.
Pange kirja, milliseid säilivusnõudeid teie kliendid tarnehetkel esitavad ja kuidas valite praegu väljastatava partii. Kas järgite FEFO-põhimõtet, mille järgi väljastatakse esimesena varem aeguva säilivusajaga kaup? Kas see toimib süsteemselt või sõltub laotöötaja teadmistest?
Kaardistage ka tootmisplaani piirangud: liinide võimsus, tooraine saadavus ja tootmisjärjekord. Näiteks võib allergeenide või tooteliigi vahetus tähendada puhastust ja seisakut. Mõelge, kuidas jõuavad plaani müügikampaaniad ja tellimuste muudatused ning kes neid täna haldab.
Nii saate hiljem hinnata, kas teie piiranguid saab hallata ERP-s või vajate eraldi planeerimistarkvara.
5. Kui palju olete valmis ERP kasutuselevõttu ja käigushoidmisse investeerima?
Litsentsihind on vaid osa kogukulust. Koostage enda jaoks kogukulu arvestus pikemaks ajaks, näiteks viieks aastaks. Nii saate pakkumisi hiljem võrrelda sama ulatuse ja ajavahemiku põhjal.
Arvestusse peaksid kuuluma juurutus, andmete korrastamine ja üleviimine, koolitus, liidesed, eriarendused, kasutajatugi ning uuendustega seotud töö. Lisage ka oma meeskonna ajakulu ja tootmises või laos vajalikud seadmed.
Pange kirja liidestatud teenused, mida juba kasutate, näiteks e-arveoperaator ja EDI-teenus, ning nende tasud. Nii on selge, millised kulud jäävad samaks ja millised muutuvad.
Eriarendus võib olla põhjendatud, kui see toetab ettevõttele olulist tööprotsessi. Enne tasub siiski läbi mõelda, kas protsess on tõesti eriline või lihtsalt harjumuspärane. Kui eriarendus on vajalik, peab olema selge, kes seda hooldab ja kuidas kontrollitakse selle toimimist pärast uuendusi.
6. Mida peab teie meeskond juurutuseks ette valmistama?
Juurutuse kestus sõltub suuresti ettevõttest endast: andmete kvaliteedist, liideste arvust, eriarendustest ja sellest, kui palju aega saavad töötajad projektile pühendada.
Enne töö algust peaks olema selge:
- kes vastutab ettevõttes otsuste ja andmete eest;
- millised andmed viiakse uude süsteemi;
- kuidas kontrollitakse retsepte, ühikuid, partiisid ja laoseise;
- millised töövood peavad enne kasutuselevõttu olema katsetatud;
- kuidas korraldatakse koolitus ja esimeste nädalate kasutajatugi.
Toidutootjale on oluline ka käivitamise aeg. Mõelge läbi, milline aeg sobib üleminekuks tootmisgraafiku ja hooajalisuse mõttes, kuidas korraldate laoseisude üleviimise ja kuidas toimite, kui käivitamisel tekib tõrge.
7. Milliseid e-arveid ja andmevahetust teie kliendid nõuavad?
E-arve ja EDI lahendavad erinevaid ülesandeid. E-arve automatiseerib arveandmete liikumist, EDI ehk elektrooniline andmevahetus võib hõlmata ka tellimusi, tellimuskinnitusi ja saatelehti.
Alates 1. juulist 2025 on äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreeritud raamatupidamiskohustuslasel õigus nõuda müüjalt e-arvet. Seega peab uus süsteem toetama nii e-arvete saatmist kui ka vastuvõtmist.
Koostage nimekiri klientidest ja tarnijatest, kellega vahetate andmeid elektrooniliselt. Pange kirja, millist operaatorit kasutate, milliseid sõnumeid kliendid nõuavad ja kes täna andmevahetuse vigu leiab ning parandab.
Eksportijal tasub arvestada ka tulevaste nõuetega. ELi ViDA paketi järgi rakenduvad piiriülestele ettevõtetevahelistele tehingutele e-arvetel põhinevad digitaalse aruandluse nõuded alates 1. juulist 2030. Iga praegune e-arveliides ei toeta neid automaatselt, seega tasub see nõue kohe oma vajaduste hulka kirja panna.
8. Kas andmed jõuavad süsteemi seal, kus töö toimub?
Kui kaubavastuvõtt, tooraine kasutamine ja kvaliteedikontroll pannakse esmalt paberile, on süsteemi info tegelikust olukorrast maas.
Käige läbi lao- ja tootmistöötaja tavaline tööpäev. Kus andmed tekivad ja millal jõuavad need süsteemi? Kas partiisid oleks mõistlik skaneerida? Kas kogus peaks tulema otse kaalult? Kas kvaliteedikontrolli tulemus peaks kohe seostuma õige partiiga?
Kaasake hindamisse töötajad, kes süsteemi igapäevaselt kasutama hakkavad. Tootmisruumi tingimused, kindad, niiskus, seadme puhastatavus ja võrguühendus võivad mõjutada seda, milline seade ja kasutusviis sobib.
Lihtne töövõte aitab tagada, et andmed sisestatakse õigel ajal. Sellest sõltub ka juhtimisaruannete ja jälgitavuse usaldusväärsus.
9. Milliseid andmeid vajate kasvuks ja otsuste tegemiseks?
Uus turg võib tuua kaasa teistsugused tootespetsifikatsioonid, etiketid, hinnakirjad ja tarnetingimused. Mõelge läbi, kas vajate mitmekeelseid tooteandmeid, eri valuutasid ja vajaduse korral mitme ettevõtte haldust.
Kasvu toetamine tähendab ka seda, et vajalik info on juhtidele kättesaadav. Pange kirja küsimused, millele juhtkond vajab regulaarselt vastust:
- millise toote tegelik omahind on tõusnud;
- kus tekib kõige rohkem tootmiskadu;
- millised varud võivad enne müüki aeguda;
- millised tellimused on ohus;
- kuidas erineb kasumlikkus toodete või klientide kaupa.
Otsustage ka, kui sageli neid andmeid vajate ja kes neid kasutab. Selle põhjal on hiljem lihtsam otsustada, millised aruanded peaksid olema ERP-s ja millised BI-lahenduses.
10. Millist tuge ja koostööd vajate pikaajaliselt?
ERP jääb ettevõtte töö keskmesse aastateks. Seepärast tasub enne valikut läbi mõelda, kes süsteemi eest teie ettevõttes vastutab ja millist abi vajate väljastpoolt.
Pange kirja:
- kui kiiresti peab tootmist takistav probleem olema lahendatud;
- kes vastutab ettevõttes kasutajaõiguste, seadistuste ja andmete eest;
- millises keeles vajavad töötajad kasutajatuge;
- kas soovite süsteemi ise edasi arendada või eelistate seda teenusena.
Eesti ettevõttele on oluline ka kohaliku raamatupidamise tundmine.
Väärtuslik on teiste ettevõtete kogemus. Kui võimalik, rääkige ettevõtetega, kelle partiihaldus, säilivusajad, tootmismaht või müügikanalid on teie omadega võrreldavad. Uurige, millised tööd muutusid lihtsamaks, millised ootused jäid täitmata ja kui palju tuli pärast käivitamist täiendusi teha.
Pilv või kohapealne lahendus?
Pilvelahendus võib vähendada oma serverite haldamise vajadust ja lihtsustada süsteemi uuendamist. Valik sõltub siiski tootmise töökorraldusest, olemasolevatest liidestest ja nõuetest süsteemi kättesaadavusele.
Mõelge läbi, mis juhtub teie tootmises internetiühenduse katkemisel, kui kiiresti peab süsteem pärast tõrget taastuma ja kuidas soovite oma andmetele vajaduse korral ligi pääseda.
Turvalisuse eest vastutavad ka ettevõte ise. Ka pilvelahenduse puhul jäävad teie ülesandeks kasutajaõiguste haldus, kontode kaitsmine ja töötajate teadlikkus.
Planeerige ka, kuidas kontrollite oma olulisi töövooge ja liideseid pärast süsteemi uuendusi ning kes teie meeskonnas selle eest vastutab.
Aptean Food & Beverage ERP koos Business Centraliga
Üks võimalus on kasutada valdkonnalahendust koos laialt levinud majandustarkvaraplatvormiga.
Aptean Food & Beverage ERP põhineb Microsoft Dynamics 365 Business Centralil. Business Central katab ettevõtte tavapärased majandustarkvara vajadused ning Apteani lahendus lisab toidutööstuse võimalused, sealhulgas retseptide halduse, partiide jälgitavuse, muutuva kaaluga toodete arvestuse ja kvaliteedikontrolli.
NAV-i kasutajale võib Business Central pakkuda tuttavat tööloogikat, kuid üleminek vajab siiski andmete, liideste ja eriarenduste ülevaatamist. Seniseid kohandusi tasub võrrelda uue lahenduse võimalustega enne, kui otsustate need üle viia.
Aptean hooldab ja testib oma lahendust kooskõlas Business Centrali uuendustega. Ettevõtte enda liideste, eriarenduste ja tööprotsesside toimimist võib siiski olla vaja eraldi kontrollida.
OIXIO on Aptean Food & Beverage ERP-i ainus partner Eestis, Lätis ja Leedus. OIXIO aitab hinnata lahenduse sobivust, kavandada juurutust ja korraldada kasutajatuge.
Alustage kolmest tööprotsessist
Enne pakkujatega kohtumist valige kolm probleemi, mille lahendamist soovite demos näha. Näiteks:
- toorainepartiiga seotud valmistoodangu ja tarnete leidmine;
- tegeliku omahinna võrdlemine retseptipõhise arvestusega;
- kliendi säilivusnõudele vastava partii valimine.
Kirjeldage, kuidas töö praegu käib, kui palju see aega võtab ja milline tulemus oleks teie jaoks piisav. Nii saate pakkujaid võrrelda samade ülesannete põhjal.
Kui probleemid puudutavad mitut süsteemi ja tööprotsessi, võib enne ERP projekti aidata digitaliseerimise teekaart. Selle käigus saab paika panna tööde järjekorra, liideste vajaduse ja investeeringu ulatuse.
Tutvu Aptean Food & Beverage ERP võimalustega
Räägi meile oma kolmest kõige olulisemast tööprotsessist. Vaatame koos, kuidas neid lahendada ja mida süsteemi kasutuselevõtt teie ettevõttelt eeldab.
Kirjuta meile! Vaatame kuidas saame teie ettevõtte jälgitavuse lihtsamaks muuta!