IT-teenuste vajadusega kaasneb (seni) igavene küsimus: “Kas saame ise hakkama või ostame teenuse sisse?”. Imelik, et autopargi hoolduse ja remondiga seoses neid küsimusi ei teki. Kas IT on siis kuidagi lihtsam või vähemolulisem, et seda ikka püütakse ise ära teha?
Kui teenuste sisseostu (outsoursing) kasutatakse isegi väga nõudliku tipptasemel juhtimise ja tegevjuhtimise kompetentsi majjatoomiseks, siis IT-juhtimine ja -nõustamine ning auditeerimine on tänapäeva mõistes sama loomulikud kui näiteks telemarketingi ja välkmüügi teenuse sisseost.
Kui otsustate IT-teenuse sisseostmise kasuks, siis tuleb analüüsida 3 faktorit:
- Kvaliteet
- Hind
- Mastaap
Kaaluge, kas olete ise sama innovatiivne, tulemuslik, efektiivne ja (inim)ressursisäästlik, kui väline teenusepakkuja. Isetegemise ja sisseostu võrdluses on oluline:
- Teha äri- ja IT-vajaduste analüüs (iga ettevõte saab ise teha, aga meie IT-nõustamise metoodika võimaldab seda teha süsteemselt ja auditi tulemustega saab kaasa ka soovituste listi).
- Kõrvutada soovitusi/vajadusi ettevõtte innovatsioonistrateegiaga (ka seda saab meilt tellida).
- Välja selgitada, milline info ei tohi välja minna ja mille üle peab säilima 100%-line kontroll ehk millised on ettevõtte turvareeglid.
- Vaadata, kas riske saab maandada väliste jõududega ehk siis delegeerida teenuse pakkujale.
- Kaardistada ettevõtte (inim)kompetentsi- ja tehnoloogiline võimekus, sealhulgas on olulisim turvavõimekus.
Järgnevalt toome lihtsate punktidena välja, millal ja miks valida väline teenusepakkuja ning millal vahetada partnerit ja kui vahetada, siis mille järgi partnerit valida?
Millal valida väline teenusepakkuja:
- Äri- ja IT-vajaduste kaardistus on keeruline.
- Kõike ise ei jõua ja innovatsioon on takerdunud.
- Pole konkreetset kompetentsi.
- Pole tehnoloogilist võimekust.
- Pole turvavõimekust.
Miks valida väline teenusepakkuja:
- Kvaliteedijuhtimine
Teenusepakkujad kasutavad paremal tasemel protsesse, sest neil on suurem võimekus investeerida protsesside parandamisse. Tihti on teenusepakkujatel omandatud tunnustatud kvaliteedisertifikatsioonid (ISO, CISSP jt). - Turvavõimekus
Teenuste turva on kümneid ja sadu kordi testitud. Teenuse pakkuja võtab enda kanda ka lepingujärgse turvavastutuse. Eriti selgelt joonistub vastutuse erinevus välja pilve- vs maapealsete teenuste puhul. - Efektiivsus
Kuna teenuse pakkumine on mastaabiäri, siis on teenusepakkujal madalam hinnapunkt, suurem skaleerimisvõimekus nii tehnoloogias kui ka oskustööjõus. Lihtne muuta teenuse mahtu ja maksta vaid reaalselt tarbitud teenuse eest.
Millal mõelda IT-teenuste muutmisele?
Muudatuste vajadused, mis on IT-ga seotud (tehnoloogia muutused), juhib IT-juht.
- Teenuse kvaliteet, mugavus, (halb)kogemus, sisemise halduse keerukus.
- Tehnoloogia muutused, inovatsioon.
- Infohalduse reeglite ja turvareeglite muutused (väliskeskkond, GDPR jne).
- Liiga ettevõtte-spetsiifiline (rätseplahendus), vähene standardiseeritus.
Muudatuste vajadused, mis on seotud äriga, juhib ärijuht.
- Ärivajaduste muutus.
- Kulude kasv (tasuvus).
Miks vahetada partnerit?
- Probleemid teenuse kvaliteedis.
- Lepinguline siduvus (halvad lepingud, liigne lock).
- Läbirääkimised ebaõnnestuvad.
- Vähene läbipaistvus.
Millist partnerit valida?
- Tuleb analüüsida turuseisu ja positsiooni.
- Olulised on referentsid ja kogemus.
- Tehnoloogiline kompetents.
- Tugi (näiteks: kohapealne, emakeelne, 24/7).
- Hinnatase.
- Personaalne sobivus.
Kokkuvõtteks.
- Teenuse pakkuja on tavaliselt kogenum ja kvaliteetsem.
- Tehnoloogilised- ja skaleerimisvõimekused on suuremad.
- Teenuse pakkuja on usaldusväärsem ja ei jää haigeks.
- Sisseostetav teenus on kuluefektiivsem.
