Tänapäevased ERP-süsteemid pakuvad palju enamat kui lihtsalt arvete sisestamist või laoarvestust. Ometi kasutatakse neid ettevõtetes sageli vaid igapäevatoimingute ja raamatupidamise kajastamiseks.
Tegelikult on ERP (Enterprise Resource Planning) terviklik ettevõtte ressursside planeerimise süsteem, mis aitab juhtida kogu ettevõtte tegevust – tasakaalustada nõudlust ja täiendust, hoida varud kontrolli all ning juhtida ostu, tootmist, ladu ja logistikat.
ERP koondab andmeid erinevatest allikatest, vähendab käsitööd ja andmete dubleerimist ning loob ühte tõeallika kogu organisatsioonile. See tähendab, et otsuseid ei tehta enam kõhutunde põhjal, vaid andmetele tuginedes.
Operatiivne juhtimine vs tulevikku vaatav planeerimine
Kui 20 aastat tagasi oli majandustarkvara koht, kuhu raamatupidaja sisestas andmeid, siis tänapäeval toimub suur osa andmesisestusest automaatselt. Fookus on nihkunud andmesisestustelt planeerimisele ja kitsalt operatiivtasandilt tervikule.
ERP ei ole lihtsalt andmesisestusplatvorm, vaid tulemuslikkuse ja planeerimise tööriist, mis ühendab ettevõtte äriprotsessid üheks tervikuks.
ERP on kui ettevõtte närvisüsteem, kuhu jooksevad kokku kõik vajalikud andmed, mille põhjal saab langetada olulisi otsuseid. See annab võimaluse näha tervikpilti ja muudab ettevõtte juhtimise läbipaistvamaks, kiiremaks ja täpsemaks.
Tõhusam tasakaal nõudluse ja täienduse vahel
ERP analüüsib tellimusi, tootmisvõimsust, lao seisu ja tarnegraafikuid ning annab soovitusi, kuidas neid omavahel tasakaalustada. Planeerimine tähendab pidevat tasakaalu otsimist nõudluse ja täienduse vahel, et tagada ettevõtte kulutõhus juhtimine.
Kui ettevõttel on suured käibed, kuid käibevahendite kasutamine on ebaefektiivne, peitub põhjus sageli just halvasti planeeritud laos. ERP aitab selliseid kitsaskohti ennetada, vähendades lattu tarnitavaid varusid ja optimeerides tarne- ning tootmisgraafikut.
Tõhus planeerimissüsteem aitab:
- vältida ületootmist ja liigseid varusid
- vähendada käsitsi tehtavaid arvutusi
- tagada, et nõudlus on efektiivselt kaetud
- hoida kliendirahulolu kõrgel ja kulud kontrolli all.
ERP kui terviklik juhtimissüsteem
ERP ei ole lihtsalt raamatupidamistarkvara, vaid ärijuhtimise tööriist. Kui Eestis kiputakse ERP-i juurutamisel keskenduma üksikutele funktsionaalsustele (nt müügiarvete sisestus või laoarvestus), siis Skandinaavias ja Saksamaal alustatakse ERP-i juurutamist end-to-end protsesside kaardistamisest, sest just terviklik vaade on eelduseks, et ERP planeerimisfunktsioon töötaks targalt.
Tõhus planeerimine on võimalik ainult siis, kui ettevõte käsitleb oma tegevust ühtse tervikuna ja algusest lõpuni (end-to-end) vaade on üks ERP-i olulisemaid tugevusi.
Lähenedes ERP-ile üksikute funktsionaalsuste kaupa, liigume juurutamisel alt üles. Parema tulemuse annab aga ülevalt alla ehk tervikult üksikule protsesside juurutamine.
Kuidas planeerimine ERP-is töötab?
ERP aitab planeerida kogu tootmisprotsessi algusest lõpuni – alates nõudluse prognoosimisest kuni tarneni. Süsteem analüüsib tellimusi, tootmisvõimsust, lao seisu ja tarne tähtaegu, et leida kõige optimaalsem viis töökorralduseks.
Kui tootmise ettevalmistus on ajamahukas, soovitab süsteem optimeerida tootepartiisid, et vähendada ümberseadistuste arvu ja tõsta efektiivsust. Samal ajal arvestab süsteem ka piirangutega, näiteks lao mahutavuse ja klientide vastuvõtuvõimekusega, et vältida ületootmist ja liigseid laokulusid.
MPS ja MRP
ERP planeerimissüsteem põhineb kahel sambal – MPS (Master Production Schedule) ja MRP (Material Requirements Planning), mis on omavahel tihedalt seotud, kuid täidavad erinevaid eesmärke.
- MPS ehk põhitootmisplaan keskendub lõpptoodete planeerimisele – mida, millal ja kui palju tuleb toota vastavalt tegelikule ja prognoositud nõudlusele. See tagab, et klienditellimused ja prognoositud nõudlus on kaetud ning kogu tootmisvõimsus on optimaalselt kasutatud.
- MRP ehk materjalivajaduse planeerimine – arvutab välja, milliseid pooltooteid, komponente ja materjale on vaja toodete valmistamiseks. See tagab, et vajalikud materjalid oleksid õigel ajal, õiges koguses ja õiges kohas olemas. MRP kalkuleeritakse ainult nende toodete kohta, mis ei kuulu põhitootmisplaani.
Mõlemad süsteemid kasutavad sama loogikat: need võrdlevad, mida on vaja (nõudlus) ja mis on olemas või saabumas (täiendus). Seepärast on väga oluline, et tootmisparameetrid nagu tooteinfo, protsessi seadistus ja laoseis oleksid õigesti kajastatud.
Selle põhjal annab süsteem tegevussoovitusi – näiteks uue tootmistellimuse loomine, olemasoleva tellimuse muutmine või tühistamine. Tellimus võib seejuures tähendada nii ostu-, tootmis-, komplekteerimis- kui ka üleviimistellimust.
Ideaalne planeerimine algab seadistustest
Planeerimise kvaliteet ERP-is sõltub sellest, kui hästi on seadistatud nõudluse ja täienduse protsessid.
Nõudluse poolel tuleb määrata, kas tooteid planeeritakse ainult tellimuste või lisaks ka prognooside alusel. Täienduse poolel tuleb seadistada kõigi tarnijate ja tootmisüksuste tingimused: kui pikalt tuleb ette tellida, millised on miinimumkogused, tarneajad ja lepingulised piirangud. Iga tarnija, nii väline partner kui ka ettevõttesisene tootmisüksus, toimib oma reeglite alusel ja need reeglid on aluseks sellele, et ERP suudaks plaani õigesti kokku panna.
Seetõttu ei saa planeerimist käsitleda eraldiseisva funktsioonina, vaid see on osa end-to-end lähenemisest, mis vaatleb äriüksuseid ja -protsesse ühtse tervikuna.
Lisaks planeerimisele kasutatakse sageli ka nõudluse prognoosimist (forecasting), kuid see on tehniliselt eraldiseisev etapp, kus kasutame tavaliselt ML ja AI lahendusi. Prognoos aitab hinnata tulevast nõudlust, samas kui planeerimine töötab olemasolevate ressursside ja reaalsete tellimuste põhjal, võttes vajadusel arvesse ka prognoosid.
Tootmisplaani koostamine
Tootmisplaani koostamiseks on ERP-is võimalik valida kahe arvutusmeetodi vahel – regeneratiivne planeerimine ja tootmisplaani osaline uuendus.
- Regeneratiivne planeerimine – arvutab kogu andmebaasi ulatuses tootmisplaani uuesti üle ja annab kõige täpsema tulemuse, kuid nõuab palju arvutusressurssi. Suurtes tootmisettevõtetes võib see võtta kuni 8 tundi.
- Osaline planeerimine – arvutab üle vaid need andmed, mis on muutunud alates eelmisest arvutusest näiteks tellimuste koguste, prognooside, tootmis- või ostutellimuste muudatuste tõttu. Tegemist on operatiivplaaniga, mis nõuab vähem arvutusressurssi, sobides igapäevaseks kasutamiseks.
Valdkondades, kus tootmismahud on suured ja tootmine käib 24/7, on nende kahe meetodi kombinatsioon parim lahendus – igapäevaselt kasutatakse osalist plaani uuendamist ja kord nädalas genereeritakse uus tootmisplaan. Kombineeritud lähenemine aitab hoida planeerimise protsessi optimaalse ja tagada, et tootmine, tarneahel ja tarned toimivad ka intensiivse töökoormuse juures.
Selline kombinatsioon tagab, et tootmisplaan on ajakohane, ent samal ajal ei halvenda see igapäevast tootmisvõimekust.
Planeerimisparameetrite seadistamine
Täpsete planeerimisparameetrite seadistamine on üks olulisemaid etappe ERP-i juurutamisel, sest need kontrollivad, millal, kui palju ja kuidas kaupa toodetakse või tellitakse.
Varud saab jagada kolme kategooriasse.
- A-kategooria kaubad vajavad täpset planeerimist – neid iseloomustab lühike säilivusaeg, piiratud saadavus või spetsiifilised tarne- ja tootmisnõuded. Selliste kaupade planeerimisel kasutatakse sageli tellimuspõhist lähenemist.
- B- ja C-kategooria kaupu planeeritakse korduvtellimuste põhimõttel – kui laoseis langeb alla kindla taseme, loob süsteem automaatselt korduvtellimuse. Lisaks kasutatakse B-kategooria kaupade puhul lot-for-lot ehk partiipõhist meetodit.
Liiga keeruline seadistus ERP-i juurutamise algfaasis võib kaasa tuua vastuseisu ja usaldamatuse, sest töötajad ei saa aru, miks süsteem midagi soovitab.
Planeerimisseadistuste loomisel tasub seega alustada lihtsamast seadistusmudelist, näiteks lot-for-lot lähenemisest. Kui kasutajad saavad aru, kuidas süsteem plaani koostab, siis kasvab nende usaldus ja võimalik on edasi liikuda detailsemate ja automatiseeritumate lahenduste juurde.
Microsofti ERP-lahendused
Microsofti ökosüsteemis on kaks võimekat ERP-lahendust, mis katavad ära enamike ettevõtete vajadused.
- Dynamics 365 Business Central sobib keskmise suurusega tootmis- ja kaubandusettevõtetele.
- Dynamics 365 Finance & Operations on mõeldud rahvusvahelistele kontsernidele ja suurettevõtetele.
Kui varem tuli tarkvara ettevõtte vajadustele vastavaks kohandamiseks tellida arendajalt rätseplahendusi, siis tänapäeval saab selleks kasutada valmisrakendusi, kus on juba vajalikud funktsionaalsused olemas ja mille juurutamine on tunduvalt lihtsam ja sageli ka ressursside mõttes kasulikum.
Ainuüksi Business Centralile on loodud üle 5000 lisarakenduse alates väikestest kuni suurte vertikaallahendusteni, sealhulgas sektoripõhised lahendused puidu-, toidu- ja keemiatööstusele.
Puidutööstusettevõtetele on loodud OIXIO | Timber, mis sobib Business Centraliga kasutamiseks ja mis toetab palgi- ja saematerjali haldust, pakkide haldust ja logistikat.
Masinõppe roll planeerimises
Microsofti ERP-lahendustesse on sisseehitatud ka AI-l põhinevad ennustusmudelid, mis suudavad prognoosida nõudlust, müüki ja laovarusid. Täiendades neid Azure’i tööriistadega, saab luua veelgi täpsemaid prognoosimudeleid.
Kui varem tuginesid prognoosid peamisel regressioon- ja korrelatsioonanalüüsile Excelis, siis täna teevad masinõppepõhised tööriistad sama töö ära palju lihtsamini ja kiiremalt. Kasutades masinõpet, suudab ERP edukalt asendada andmeteadlast, leides parima kombinatsiooni, katsetades läbi erinevad stsenaariumid.
Targem planeerimine kasvatab tootlikkust
Paljudes Eesti ettevõtetes on vanemate lahenduste juurutamisel standardne ERP-planeerimine kas kasutamata või asendatud rätseplahendusega, mis on keeruline või ebaefektiivne.
Vaadates suurt pilti, on tänapäeval mõistlikum eelistada ERP-i standardset planeerimisvõimekust, mis on tootja poolt toetatud, pidevalt arendatav ja sobib erinevatele tööstusharudele.
Fookus peaks olema end-to-end vaatel ehk ettevõtte tervikprotsessil, mitte üksikute andmesisestusfunktsioonide arendamisel.
Statistika näitab, et Eesti ettevõtete keskmine tootlikkus on vaid 77,5% Euroopa keskmisest. Targem planeerimine ja andmetel põhinev juhtimine võiksid aidata meil seda vahet vähendada või miks mitte Euroopa keskmisest isegi ette jõuda.
Aitame sinu ettevõttel liikuda andmesisestuselt terviku planeerimisele
ERP ei ole lihtsalt andmesisestustarkvara, vaid planeerimistööriist, mis aitab juhtida ettevõtte ressursse, kasvatada efektiivsust ja suurendada kasumlikkust.
Uued Microsoft Dynamics 365 Business Central ja Finance & Operations lahendused pakuvad võrreldes varasemate versioonidega (NAV ja AX) märksa laiemaid võimalusi ning integreeruvad sujuvalt kogu Microsofti ökosüsteemiga, sealhulgas Power BI ärianalüütika lahendustega.
Aitame sul valida ettevõtte jaoks sobiva ERP-lahenduse, seadistada planeerimisparameetrid ja juurutada parimad praktikad, mis tagavad, et planeerimine toetaks sinu ettevõtte protsesse.
Kui oled valmis panema andmed enda jaoks tööle ning liikuma andmesisestuselt andmetel põhineva juhtimiseni, siis võta meiega ühendust.
Mis on ERP?
- ERP ehk ettevõtte ressursside planeerimise süsteem on terviklik pilvepõhine platvorm tootmis- ja kaubandusettevõtte protsesside juhtimiseks.
- ERP toetab kõiki ettevõtte põhifunktsioone, alates finantsidest ja raamatupidamisest kuni personalijuhtimise, tarneahela juhtimise ja tootmiseni.
- ERP võimaldab jälgida tootmise, logistika ning finantside töövooge ja etappe, tagades reaalajas läbipaistvuse ja usaldusväärse andmeallika otsuste tegemiseks.
- ERP on kui ettevõtte närvisüsteem, kuhu jooksevad kokku vajalikud andmed, mille põhjal saab langetada olulisi otsuseid.
- ERP-lahendused sobivad nii väikestele, keskmise suurusega kui ka suurettevõtetele ning lahendust on võimalik enda ettevõtte järgi kohandada.
Võta ühendust ja küsi lisa
Hannes Rosenberg
Linkedin