Oktoober on paljudes ettevõtetes eelarvekuu. Enamikus ettevõtetes, kellega suvel rääkisime, tähendab see tööd Exceli failidega. OIXIO Digitali uuringus vastas eelarvestamise küsimusele 98 Eesti ettevõtet. Neist 74% koostab eelarve vähemalt osaliselt Excelis. Spetsiaalset planeerimistarkvara kasutab vaid neli.
Eelarvesse koonduvad müük, kulud, palgad, investeeringud ja sageli mitme üksuse numbrid. Selle põhjal teeb juhatus järgmise aasta otsuseid. Ligi kolmel ettevõttel neljast sõltub eelarve valmimine aga vähemalt osaliselt Excelist ning sellest, kuidas inimesed andmeid koondavad ja kontrollivad.
Spetsiaalset planeerimistarkvara kasutab vaid neli ettevõtet
Esmapilgul tundub eraldi tarkvara kasutajaid olevat rohkem. 98st vastanust koostab eelarvet ainult Excelis 10 ettevõtet ja kombineerib Excelit muu tarkvaraga 63. Eraldi tarkvara märkis vastuseks 25 ettevõtet.
Lähemalt vastuseid vaadates selgus, et enamik neist 25 ettevõttest nimetas oma ERP-i või aruandlusvahendit, näiteks Business Centralit, Qliki või Power BI-d. Spetsiaalset planeerimis- või konsolideerimislahendust, nagu OneStream, Tagetik, SAP Analytics Cloud või Cognos, nimetas vaid neli ettevõtet. Enamasti oli tegemist kontserni lahendusega.
Eraldi tarkvara kasutamine ei tähenda seega alati, et ka eelarve koostamine on automatiseeritud. Aruandlus võib olla juba hästi korraldatud, kuid eelarve valmib endiselt Excelis ja imporditakse seejärel aruandluskeskkonda. Kui andmete ühendamine sõltub käsitööst, tuleb seda korrata iga muudatuse järel.
Kus tekib Excelis eelarvestades kõige rohkem käsitööd?
Exceli tugevus on selle paindlikkus ja tuttav kasutusloogika. Keerulisemaks muutub olukord siis, kui eelarve koostamises osaleb mitu osakonda või ettevõtet, andmed pärinevad eri süsteemidest ning prognoose tuleb aasta jooksul korduvalt uuendada. Sellisel juhul kulub üha rohkem aega failide koondamisele, versioonide võrdlemisele ja andmete kontrollimisele.
Versioonide haldamine. Kui eelarve liigub osakonnajuhtide vahel eraldi failidena, tekib iga ringiga uusi versioone. Enne nende koondamist peab finantsmeeskond välja selgitama, milline fail on viimane ja kes mida muutis. Muudatuste põhjendusi tuleb vahel otsida meilivahetusest.
Eelarvete koondamine. Mitme üksuse ja valuutaga eelarve ning kontsernisiseste tehingute arvestus võivad sõltuda kümnetest linkidest ja valemitest. Katkine viide või vale lahtrivahemik võib tulemust muuta, ilma et viga kohe silma paistaks.
Prognoosi uuendamine. Aasta jooksul muutuvad nii müük, kulud kui ka investeerimisplaanid. Kui tegelikud tulemused on ERP-is ja eelarve eraldi failides, võib iga prognoosiuuendus tähendada andmete eksportimist, kopeerimist ja kontrollimist. Kui see võtab liiga palju aega, lükatakse uuendamine edasi ning juhatus peab otsustama aegunud plaani põhjal.
70% vastanud Exceli kasutajatest on automatiseerimist kaalunud
Huvi teistsuguse töökorralduse vastu on olemas. Automatiseerimise küsimusele vastanud 53st Exceli kasutajast on automatiseeritud eelarvestamist kaalunud 37 ehk 70%. Veel 12 ettevõttes on mõte olnud arutusel idee tasemel.
Miks jääb muutus siis sageli kaalumise tasemele? Üks võimalik põhjus on projekti eeldatav maht. Uue planeerimissüsteemi kasutuselevõtt võib tunduda pika juurutusena, mis puudutab korraga kogu ettevõtet. Alustada saab ka väiksemalt.
Alustage ühest üksusest või prognoosist
Kogu eelarvestamist ei pea korraga ümber korraldama. Väiksem katsetus aitab hinnata, kas uus tööviis vähendab käsitööd ja muudab numbrite uuendamise lihtsamaks.
- Valige üks üksus. Alustage tütarettevõttest, osakonnast või kulukeskusest, mille eelarve koondamine nõuab praegu kõige rohkem tööd. Tooge selle eelarve ja tegelikud tulemused ühte keskkonda. Ülejäänud üksused saavad esialgu jätkata senisel viisil.
- Alustage prognoosi uuendamisest. Kogu aastaeelarve asemel võib esimeseks sammuks sobida kuu- või kvartaliprognoos. Kuna seda uuendatakse sagedamini, saab ajavõitu hinnata juba järgmiste kordade jooksul.
Enne alustamist pange kirja, mitu inimest osaleb eelarve koostamises ja kui palju tööaega kulub andmete koondamisele, kontrollimisele ning ühe prognoosi uuendamisele. Nii on hiljem võimalik hinnata, mida uus lahendus tegelikult muudab.
Kui eelarvetööriistade üle otsustab kontsern, aitab sama ülevaade ka vajadust põhjendada. Konkreetne ajakulu ja näited sellest, kui kaua tuleb uuendatud numbreid oodata, annavad arutelule selge aluse.
OIXIO Digitali BI-meeskond aitab ühendada eelarve, prognoosi ja tegelikud tulemused, lähtudes teie ettevõtte töökorraldusest ning olemasolevatest Microsoft Dynamics 365 ja Power BI lahendustest.
Vaata, kuidas eelarvestamist ja prognoosimist lihtsamaks teha → OIXIO eelarvelahendus
Uuringust
Andmed pärinevad telefoniintervjuudest, mille viis OIXIO tellimusel läbi Fontakt. Eelarvestamise küsimusele vastas 98 Eesti ettevõtet. Uuringus osales 119 Eesti ettevõtet, mille töötajate arvu mediaan oli 186. Kõige rohkem oli vastajate
seas tööstusettevõtteid (38%) ning hulgi- ja jaekaubandusettevõtteid (25%). Telefoniintervjuud
finants-, IT- ja juhatuse esindajatega toimusid 26. augustist 21. septembrini 2026.
Võta ühendust ja küsi lisa
Heikko Kukk