Juhtimine algab ebamugavatest küsimustest, mitte ilusatest raportitest
3 mõtlemapanevat küsimust, miks seda arvamuslugu süvenenult lugeda:
- Kas sinu aruandlus aitab teha otsuseid või aruanne vabandab välja, miks otsuseid ei tehtud?
- Kas sinu KPI-d näitavad tegelikku tõde või ainult mugavat keskmist ja sisutühje numbreid?
- Kas juhid näevad andmetest, mis võib juhtuda – või ainult seda, mis juba juhtus?
Aasta alguses kordub paljudes ettevõtetes sama muster. Juhtkond koguneb, vaadatakse üle eesmärgid, kinnitatakse KPI-d ja uuendatakse aruandluse vaateid. Tundub, et kontroll on olemas – numbrid on reas ja graafikud liiguvad õiges suunas. Ometi, võib selguda, et tegelik olukord peegeldab teistsugust pilti. Arutelud keerlevad endiselt seletuste, mitte valikute ümber. Andmeid on rohkem kui kunagi varem, aga nende põhjal tegevusi vähem.
See ei ole erandlik olukord. Ühes jaekaubandusettevõttes alustati aastat suure innuga: BI-dashboard’id uuendati, mõõdikuid lisati ja andmemudeleid täiendati. Märtsiks tuli aga tõdeda, et vanad probleemid püsivad – müük ei kasvanud, laovarud olid endiselt tasakaalust väljas ja juhtimisotsused ei olnud kiiremaks ega julgemaks muutunud. Midagi oli justkui tehtud, aga midagi olulist oli puudu.
„Probleem ei ole selles, et juhid ei näe andmeid. Probleem on selles, et nad küsivad andmetelt valesid küsimusi, sest aruande KPI’d ei soosi küsima õigeid küsimusi.“
Reiko Keir Ärianalüütika lahenduste konsultant
Mugav tõde ei juhi ettevõtet edasi
Juhtimisaruandluses on alati kiusatus valida mugav vaade. Keskmine tulemus, silutud graafik, KPI, mis näeb „piisavalt hea“, “enamvähem tõetruu” välja. Enamasti ei tehta seda pahatahtlikult, vaid enesekaitseks – ebamugav number kipub mõjuma isiklikuna. Punane tulemus justkui vihjab halvale juhtimisele või ebaõnnestunud meeskonnale.
Tegelikult on see aga majanduses paratamatus. Turud kõiguvad, uued tooted ei lendu alati plaanipäraselt ja konkurents avaldab survet ka tugevaimatele ettevõtetele. Ometi eelistatakse sageli raporteerida „ilusamat numbrit“ näiteks keskmist. Esile tuuakse parema meelega kogu ettevõtte stabiilne müügikasv, samal ajal kui olulise detaili või komponendi järsk langus jääb varju. Mugav keskmine rahustab, kuid võib peita tähelepanu vajavat probleemi.
Ebamugavad numbrid ei ole häbimärk. Need on juhi parimad liitlased, sest nad näitavad, kus päris probleem asub. Minu kogemus näitab, et just keskmised KPI-d on need, mille taha juhid alateadlikult peituvad – mitte pahatahtlikkusest, vaid soovist hoida olukord “kontrolli all”.
Reiko Keir Ärianalüütika lahenduste konsultant
KPI iseenesest ei ole eesmärk, tegelikult on see vaid peegel
Üks levinumaid eksiarvamusi on, et KPI juhib organisatsiooni. Tegelikult teeb seda eesmärk. KPI on peegel, mis näitab, kas liikumine on õiges suunas või mitte. Kui aruandlus ei ole seotud konkreetse juhtimisotsusega, muutub ka kõige täpsem raport kiiresti taustamüraks. Andmed ja andmete kvaliteet on oluline aga sama oluline on fookus ja fookuses püsimine. Iga mõõdiku puhul tasub juhil endalt küsida:
- millist otsust see näitaja aitab teha;
- mida me teeme teistmoodi, kui number ei vasta ootustele;
- kes vastutab selle muutuse eest.
Ilma nende vastusteta jäävad KPI-d mõõtmiseks mõõtmise pärast. Mõõdik, mis ei muuda käitumist, on lihtsalt number. Ühes tootmisettevõttes raporteeriti ohutusnäitajaid kuude kaupa punases, kuid kuna vastutus oli hajunud, ei järgnenud numbritele ühtegi otsust. Punane tuli põles edasi, kuni probleem eskaleerus. KPI saab väärtuse alles siis, kui tal on vastutaja ja selge tegevusloogika.
Aeg, risk ja aruandluse tegelik väärtus
Paljud juhtimisaruanded vaatavad tagasi. Need kirjeldavad, mis juhtus eelmisel kuul või kvartalil. See teadmine on oluline, kuid ainult siis, kui see aitab tulevikku paremini mõista.
“Ajalooline vaade on vajalik, kuid ainult siis, kui see jõuab juhini õigel hetkel. Juhti huvitab tegelikult risk – mis võib juhtuda järgmisena.
Kui info jõuab juhini liiga hilja ei ole aruandlusraport otsust toetav tööriist, vaid tagantjärele kommentaar.“
Kui defektide kasv selgub alles kvartali kokkuvõttest või tarneviivitused eelmise kuu aruandest, on väärtuslik aeg juba kaotsi läinud. Hea aruandlus toimib nagu varajase hoiatuse süsteem – see annab märku enne, kui probleem muutub kriitiliseks.
Üks tõde kogu ettevõttele
Sageli ei teki segadus mitte halbadest andmetest, vaid erinevatest tõlgendustest. Sama KPI võib müügi, finantsi ja äriüksuse vaates tähendada erinevat asja. Tulemuseks on koosolekud, kus vaieldakse numbrite üle, mitte ei tehta otsuseid.
„Juhtimisaruandluses peab kehtima üks tõde üle kogu ettevõtte. Olen ise istunud koosolekutel, kus suurem osa ajast kulub vaidlusele selle üle, milline number on “õige”. Juhtimine algab alles siis, kui numbrite üle enam ei vaielda.”
Ühtsed definitsioonid, ühised andmeallikad ja andmemudelid, kokkulepitud ühikud ja ühine loogika on eelduseks, et BI saaks täita oma rolli juhtimise tööriistana. Kui finantsjuht ja müügijuht avavad aruande, peavad nad nägema ühte tõde, mitte oma tõlgendusi.
Aruandlus kui tervik, mitte killud
Paljud juhid töötavad täna mitme aruande ja tööriistaga korraga. Igal osakonnal on oma vaade ja oma KPI-d, kuid puudub üks keskne pilt, kus juhtimine päriselt kokku saab. Juht hüppab süsteemist süsteemi ja püüab killud ise tervikuks mõelda.
Siin muutub oluliseks juhtimisaruandluse koondav lähenemine, näiteks Report Äpp – portaal, mis ühendab KPI-d, trendid ja vastutuse ühte vaatesse. See ei ole järjekordne eraldiseisev dashboard, vaid struktuur, mis toetab otsustamist. Kui oluline info on ühes kohas, väheneb segadus ja suureneb juhtimise kiirus.
Juhtimist ei tee paremaks ilus graafik. Juhtimist teeb paremaks julgus vaadata tõele otsa ja teha selle põhjal valikuid.
„Andmed ei juhi äri, inimesed juhivad. Hea aruandlus aitab juhtidel lihtsalt varem aru saada, kus nad tegelikult seisavad.“
Kolm olulist mõtet, mida sellest artiklist kaasa võtta
- Juhtimisaruandluse väärtus ei ole mugavuses, vaid aususes. Ebamugavad numbrid ei ole probleem, vaid signaal. Kui aruandlus ei tee juhti rahutuks, ei sunni see ka midagi muutma.
- KPI ei juhi organisatsiooni – otsus juhib.
Mõõdik muutub väärtuslikuks alles siis, kui on selge, millise otsuse ta käivitab ja kes selle eest vastutab. - Usaldusväärne ja ajakohane aruandlus aitab juhil aega tagasi võita.
Fookuses ei pea olema võimekus vaadata kiiresti minevikku, vaid võime märgata riske varem et juhtida teadlikumalt tulevikku.
