Projektijuhi tööpäev algab harva mõttega: “täna tahaks eriti palju tunniaruandeid ja kuluaruandeid kontrollida”. Ometi kulub sellele üllatavalt palju aega.
Tunniaruanded tuleb kokku koguda. Kuluaruanded üle vaadata. Kinnitused ükshaaval läbi töötada. Projekti staatuse jaoks numbrid kokku panna. Vahepeal tuletada kellelegi meelde, et eelmise nädala tunnid on ikka sisestamata.
Kõik need tegevused on vajalikud. Aga kas see on päriselt projektijuhtimine?
Projekt liigub edasi tänu otsustele, probleemide lahendamisele ja riskide ennetamisele. Iga tund, mis kulub vormide ja rutiinse kontrolli peale, on tund, mida projektijuht nende tegevuste jaoks kasutada ei saa. Seega ei ole küsimus selles, kas tehisintellekt võiks projekti projektijuhi eest juhtida. Pigem tasub küsida: miks teeb projektijuht endiselt käsitsi tööd, mis ei ole kunagi tema hinnangut vajanud?
Microsoft Dynamics 365 Project Operations pakub sellele juba täna üsna praktilist vastust.
Tühi projektiplaan on kehv koht, kust projekti alustada
Uus projekt tähendab uut faili ja tühja ülesannete nimekirja. Projektijuht hakkab taas nullist kokku panema tegevusi, hindama nende kestust ja mõtlema läbi, millised riskid võiksid seekord projekti ajakava või eelarvet mõjutada.
Copilot for Project muudab eelkõige seda lähtepunkti. Projektijuht sisestab projekti nime ja kirjelduse ning Copilot koostab selle põhjal esialgse projektiplaani koos soovituslike ülesannete ja hinnanguliste kestustega. See ei ole valmis projektiplaan, millele projektijuht lihtsalt kinnitab aga on hea lähtepunkt, et mitte tühjalt lehelt alustada.
Projekti käigus jälgib Copilot ka võimalikke riske, mis puudutavad ajakava, ulatust või eelarvet. Näiteks võib süsteem juhtida tähelepanu ülekoormatud ressursile või soovitada jagada liiga mahuka töö väiksemateks etappideks. Siinkohal on oluline ajastus. Riski kaardistamisest on märksa rohkem kasu enne seda, kui see on päris probleemiks muutunud.
Projektijuht säilitab kontrolli ja teeb otsused endiselt ise. Copilot aitab lihtsalt märgata kohti, kuhu tasub tähelepanu suunata.
Sama loogika kehtib projekti raporteerimise puhul. Copilot koostab staatusraportid automaatselt, nii et eraldi aruande kokkupanemise asemel saab projektijuht olemasoleva ülevaate läbi vaadata ja täiendada. Vähem aega arvutustabelite ja esitlusmaterjalide kokkupanemisele. Rohkem aega küsimusele: mida me nüüd edasi teeme?
„Logi mu tänased tunnid“ võikski olla kogu tunniaruandlus
Tunniaruande täitmine ei ole keeruline aga on rutiinne ja pigem tüütu. Ava vorm, vali projekt, leia õige ülesanne, kontrolli kuupäeva, sisesta tunnid, lisa kirjeldus, salvesta. Ja homme uuesti.
Copilot in Time Entry koos Time Entry Agentiga muudavad selle protsessi palju lihtsamaks. Kasutaja saab kirjeldada, mida ta päeva jooksul tegi. Näiteks: „Logi mu tänased tunnid“ või lisada lühikese kirjelduse tehtud testimistöö kohta.
Copilot kasutab projekti konteksti, kasutajale määratud ülesandeid, tähtaegu ja rolli ning koostab selle põhjal tunnikirje. Time Entry Agent tegutseb taustal ja on integreeritud Microsoft Teamsiga. Töötaja saab loodud tunnikirjed seal üle vaadata, vajadusel parandada või täiendada ning seejärel kinnitamiseks esitada.
Ehk tunniaruandlus ei kao aga vormide vahel klõpsimine küll.
Microsofti dokumentatsiooni järgi on funktsioon praegu production-ready preview staatuses. Kasutaja jaoks on muutus väga lihtne: tehtud töö tuleb endiselt kirjeldada, kuid selle põhjal korrektse tunnikirje koostamise saab jätta süsteemile.
Kviitung on juba Outlookis. Miks peaks selle info uuesti süsteemi sisestama?
Kuluaruande protsessis on üks üsna aeganõudev samm. Kviitung või arve saabub e-postiga ja info on dokumendil olemas. Ja siis avab inimene teise süsteemi ning sisestab samad andmed käsitsi uuesti.
Expense Agent muudab seda töövoogu. Agent loeb kviitungeid ja e-kirju, koostab nende põhjal kuluread ning paneb kokku kuluaruande. Seejärel kontrollib ta aruande vastavust ettevõtte kulupoliitikale ja algatab kinnitusprotsessi.
Expense Agent töötab Microsoft Outlookis ja Microsoft Teamsis ehk seal, kus kviitungid ja muu tööinfo juba liiguvad. Kasutaja ei pea enam kuluaruannet tühjalt lehelt koostama ning enamasti ootab teda juba valmis aruanne, mis tuleb üle vaadata ja vajadusel täiendada.
Ja mis veel olulisem: võimalikud probleemid ei tule välja alles kinnitamise etapis. Agent kontrollib aruande vastavust kulupoliitikale juba enne seda.
Microsofti dokumentatsiooni järgi on Expense Agent praegu preview-staatuses. Seetõttu tasub enne kasutuselevõttu kontrollida, millises ulatuses on funktsioon konkreetses keskkonnas saadaval.
Kui 95 kirjet 100-st on korras, miks peab projektijuht kõiki sadat kontrollima?
Tunni-, kulu- ja materjalikirjete kinnitamisel tekib projektijuhil üsna kiiresti tuttav rutiin.
Ava kirje. Kontrolli. Kinnita.mJärgmine. Ava. Kontrolli. Kinnita.
Enamik kirjete puhul ei ole tegelikult midagi otsustada. Need vastavad kehtivatele reeglitele ja võiksid automaatselt protsessis edasi liikuda. Aga keegi peab seda ikkagi kontrollima.
Approvals Agent teeb esmase kontrolli automaatselt. Agent võrdleb esitatud kirjeid ettevõtte reeglite ja klassifikatsioonidega ning eristab tavapärased kirjed eranditest. Nõuetele vastavad kirjed märgitakse kinnitamiseks valmis olevaks. Projektijuhile jõuavad need juhtumid, mis vajavad täiendavat läbivaatamist.
Soovi korral saab organisatsioon lubada ka automaatse kinnitamise kirjetele, mis vastavad kõigile kehtestatud tingimustele.
See muudab projektijuhi tööloogikat üsna oluliselt, sest ta ei kontrolli enam kõike selleks, et leida mõni üksik probleem või lahknevus. Agent teeb esmase kontrolli ja projektijuht tegeleb eranditega.
Microsoft Learni dokumentatsiooni järgi saab Approvals Agenti kasutamise lubada või keelata projektipõhiselt. See tähendab, et lahendust ei pea korraga kogu organisatsioonis kasutusele võtma. Alustada saab näiteks ühest pilootprojektist ja vaadata, kuidas uus töövoog praktikas toimib.
Ka Approvals Agent on praegu preview-staatuses.
Kas AI hakkab nüüd projekti juhtima?
Ei.
Copilot for Project võib koostada esialgse projektiplaani ja juhtida tähelepanu riskidele. Projektijuht otsustab, milline plaan on realistlik ja kuidas riskidele reageerida. Time Entry Agent võib koostada tunnikirje. Töötaja kontrollib, kas tehtud töö sai õigesti kajastatud. Expense Agent võib panna kokku kuluaruande ja kontrollida seda kulupoliitika vastu. Kasutaja vaatab tulemuse üle. Approvals Agent võib teha kirjete esmase kontrolli. Erandid ja otsustuskohad jõuavad projektijuhile.
Muster on sama, mida näeme ka teistes Dynamics 365 protsessides. AI ei pea inimest protsessist eemaldama. Palju mõistlikum on eemaldada inimese töölaualt tegevused, mis ei vaja tegelikult tema kogemust ega otsustusvõimet.
Vormide täitmine. Sama info uuesti sisestamine. Rutiinsete kirjete ükshaaval kontrollimine. Staatuseülevaate käsitsi kokku panemine. Projektijuhile jääb see, mille jaoks teda tegelikult vaja on: riskid, probleemid, prioriteedid ja otsused.
Projektijuht peaks juhtima projekti. Mitte vorme
Copilot for Project aitab projektiplaani koostada ja riske varem märgata. Time Entry Agent lihtsustab tunniaruandlust. Expense Agent paneb kokku kuluaruanded ning Approvals Agent eraldab tavapärased kirjed nendest, mis vajavad projektijuhi tähelepanu.
Ükski neist lahendustest ei võta projektijuhilt vastutust, küll aga võivad need võtta ära suure osa rutiinsest haldustööst, mis tema päeva väikeste tükkidena ära sööb.
Ja sageli on just need väikesed ülesanded kõige salakavalamad. Üks tunnikirje siin, üks kinnitus seal, üks staatuseülevaade pärast lõunat. Eraldi vaadates ei tundu ükski neist suure probleemina.Kokku moodustavad need aga arvestatava osa tööpäevast.
Osa kirjeldatud võimekustest on praegu veel preview-staatuses. Seetõttu tasub esmalt hinnata, millised funktsioonid on sinu Dynamics 365 keskkonnas juba kasutatavad ja millises protsessis oleks nende mõju kõige kiiremini näha.
Meie kogemus ütleb, et kõike ei pea korraga automatiseerima. Alustada tasub protsessist, kus käsitsi tehtavat rutiini on kõige rohkem ja inimese otsust on kõige vähem vaja.
Soovid näha, kuidas need lahendused sinu organisatsioonis töötaksid? Võta meiega ühendust ja vaatame koos, milline neist neljast võimekusest aitaks sinu projektijuhtimise protsessist kõige kiiremini rutiini välja võtta.