Päris paljudele Windowsi kasutajatele on üllatuseks, et Windows 11ga arvutis on neil olemas üks tõhus tööriist, mis võib töövõime lausa mitmekordseks teha ning aitab vabaneda tüütutest korduvatest tegevustest. Võimas vahend on veel lihtne kasutada ka, enamuse asjadega saab hakkama programmeerimisoskuseta.
Microsoft Power Automate (Töölaua automatiseerimine – Protsesside robotlik automatiseerimine) on mõeldud korduvate tööülesannete täitmiseks ning sel on isegi brauseri lisamoodul, millega saab salvestada veebilehel hiireklõpse ja hiljem lasta sedasama protsessi korrata. Kuid veelgi lihtsam on erinevaid arvutis olevaid programme üksteisega liidestada ja käivitada sündmusi, mis etteantud tingimustel käskude jada täidavad.
Automatiseerimine katab kõiki Microsofti kontoriprogramme
Microsoft 365 pilveteenuse kasutajana saab Power Automate´i kasutada pilves, kuid see võib toimetada ka oma arvutis.
See tööriist lihtsustab igapäevatööd, aitab näiteks postkaste korrastada ning isegi saabunud andmeid kohe Exceli tabelisse või Wordi teksti panna, sisestada meiliga või mujalt saabunud kliendiandmeid andmebaasi, täita palgalehti vajalike andmetega jne. Kõik, mis kordub kuust kuusse, kindlal kellaajal või mõne käivitava sündmuse mõjul (näiteks müügipakkumise saabumine postkasti), kõlbab automatiseerimiseks. Näiteks kui saabub kuu viimane kuupäev, võib koostada jada, mis loeb kokku töötunnid, arvutab eurodeks ja saadab välja palgalehed.
Pilves või “maa peal” kohalik
Power Automate töötab nii pilveteenuses, kus saab oma Microsoft 365 rakendustes automatiseerimist kasutada või ka kohapeal. Mõlemal variandil on sama tööpõhimõte, kuid erinev loogika.
Pilvevariant kasutab Microsoft 365 pilveteenust ja ongi seotud üsna jäigalt nende Microsofti teenustega, mida kasutaja sealt kasutab. Kuna andmed peavad olema kaitstud, peab ka automaatika toimetama Microsoft 365 ökosüsteemis.
Power Automate on kasutatav kõigis Microsofti pilverakendustes, iga programmi jaoks on olemas uks, mille kaudu andmeid vahetada.
Kohalikus arvuti töölauarakenduses on mõned erinevused võrreldes pilve versiooniga. Näiteks kui ei kasutata Microsofti enda rakendust, saab ikkagi automatiseerida.
Võib näiteks automatiseerida mõnelt veebilehelt ostmist, lastes Power Automate´i brauserilisandil salvestada hiireliigutusi ja klahvivajutusi ning neid hiljem täpselt korrata.
Miks Power Automate on nii võimas tööriist?
Programmeerimine või tarkvara arendamine tundub tavainimesele keeruline. Tegelikult aga saab ka oma igapäevast tööd lihtsamaks teha, lastes arvutil käskluste jada täita, mis reageerib mingitele kindlatele sündmustele. Selle kokkupanek pole programmeerimine, vaid pigem nagu lihtsatest Lego klotsidest millegi ehitamine.
Igaüks saab hakkama, isegi siis, kui programmeerimisega pole eriti kokku puutunud.
Kuidas automaatiseerimine käib?
Vali kõigepealt uus voog, et käivitada kujundaja. Vood on automatiseerimise jadad, mis teevad kasutaja eest ära hulga korduvaid toiminguid.
Siis peab valima käivitaja, mis voo esile kutsub. Selleks võib olla mingi sündmus: näiteks kindlalt allikalt kirja saabumine, määratud kellaaja kättejõudmine, kindla aja tagant korduv sündmus. Siis pannakse jada käima, mis annab edasiseks juba pea piiramatud võimalused.
Voo koosteplokid, millest jada kokku pannakse, on toimingud. Need rühmitatakse vastavalt nende funktsioonidele. Voole uue etapi lisamiseks saab topelt-klõpsata või lohistada toimingu oma töölauale, nii lihtne see ongi.
Suurim raskus seisnebki selles, et alati ei leia kohe õiget plokki üles, sest neid võib olla päris palju.
Power Automate annab ka nõu, kui on näha, et teed midagi korduvalt, aga selle saaks tegelikult automatiseerida ja pühendada oma tööaja millegi muu jaoks. Tulevikus hakkab seda tarkust haldama Microsofti uus tehisintellekt.
Microsoft Power Apps aga viib Power Automate´iga kasutades veelgi kõrgemale tasemele, lubades näiteks vähese koodioskusega inimestele luua rakendusi, milles nad saavad suhelda äpiga ja luua oma rakendusi.
Taustal jooksevad samad käsud, mis Power Automate´is, aga Power Appsi graafiline liides ja keskkond arendamiseks on juba keerulisem, samuti on see lahendus kallim. Suuremates ettevõtetes aga tasub see end ära, sest ettevõttesiseselt saab luua äppe, mis korduvad tööd ära teevad sõltumata sellest, mis tarkvaraga seda vaja kasutada.
Erinevus Power Autiomate’i käsujadast on veel selles, et kui esimene käivitub mingi sündmuse peale, täidab käsud ja lõpetab, siis Power Appsi lahendus töötab taustal kogu aeg.
Kust Power Automate’i leiab?
Microsoft Power Automate on kõigile tasuta, töölauarakendus on Windows 11-ga kõigil arvutis juba olemas ja Windows 10-ga tuleb see installida. Pilverakendust saab pruukida oma Microsofti kontoga. 20-30 protsenti moodulitest, mis on spetsiifilisemad, on maksumüüri taga, alustada saab aga igaüks levinumate moodulitega täiesti tasuta.
Miks tasub sel teemal aga OIXIO poole pöörduda? Sellepärast, et meie tegeleme igapäevaselt enamuse nende moodulitega, mis on Microsoft 365-ga ühendatud. Meilt saab nõu küsida, mismoodi neid ülesandeid kokku panna. Nende voogude ehitamisega tuleb jälgida, et seda ei tehtaks inimeste endi kontode alt, vaid mõnelt administreerimiskontolt, et töötaja ametist lahkudes voog ei kaoks. On olnud juhuseid, kus näiteks ettevõtte finantsjuht teeb oma kontoga kõik vajalikud automaatikad, kuid tema töölt lahkudes tema kontoga need enam ei tööta ja finantsaruandlus võib seisma jääda.
Aitame ka voo selliselt luua, et see ei jooksutaks muid asju kokku. Näiteks on põhjust jälgida, et mõni voog ei teeks liiga palju päringuid. Ühel konkreetsel juhtumil koormas rakendus Exceli tabelid kõigil kasutajatel üle, sest masin avas Excelit liiga tihti.
Igaüks ei pea oskama voogu kokku panna, aga spetsialistidega saab veelgi aega kokku hoida, sest nemad oskavad seda tööriista seadistada põhjalikumalt.