Tehisintellektist räägitakse täna rohkem kui kunagi varem. Uudised, konverentsid ja sotsiaalmeedia on täis näiteid sellest, kuidas AI muudab töömaailma ning loob ettevõtetele uusi võimalusi. Ometi jääb suur osa aruteludest üsna abstraktseks. Räägitakse potentsiaalist ja tulevikust, kuid palju harvem sellest, kuidas tehisintellekti päriselt igapäevatöös rakendada.
“How AI Works in Business Central” webinaris vaatasime AI teemat väga praktilisest vaatenurgast. Keskendusime sellele, kuidas tehisintellekt BC´s töötab ning millist kasu saavad ettevõtted sellest juba täna.
Suurim väljakutse ei ole tehnoloogia
Enamik ettevõtteid mõistab, et tehisintellekt on oluline. Samal ajal näeme praktikas üsna sarnast olukorda. Töötajad kasutavad erinevaid AI-tööriistu omal käel, ideid on palju ning huvi teema vastu kasvab pidevalt. Süsteemne lähenemine aga sageli puudub.
Takistuseks ei ole enamasti tehnoloogia ise. Pigem kerkivad esile väga praktilised küsimused. Kust alustada? Milline protsess valida esimeseks piloodiks? Kuidas hinnata tulemusi ning kuidas viia edukas lahendus kogu organisatsiooni tasandile?
Seetõttu jääb AI kasutamine paljudes ettevõtetes katsetamise faasi. Tööriistu proovida osatakse, kuid nende sidumine äriprotsessidega osutub keerulisemaks.
Just siin tasub muuta mõtteviisi. AI ei ole eraldi rakendus ega järjekordne tarkvaralahendus. Suurim väärtus tekib siis, kui see muutub loomulikuks osaks ettevõtte igapäevastest protsessidest.
Microsofti eelis: AI on juba süsteemi sisse ehitatud
Microsofti lähenemine erineb paljudest teistest lahendustest selle poolest, et tehisintellekt ei ole eraldiseisev lisamoodul. See on integreeritud kogu Microsofti ökosüsteemi.
Business Central on seotud Outlooki, Teamsi, Microsoft 365, Power Platformi ja teiste Dynamicsi lahendustega. See tähendab, et andmed liiguvad süsteemide vahel ning AI saab kasutada laiemat konteksti kui ainult ühe rakenduse sees olevat infot.
See on oluline, sest tehisintellekti kvaliteet sõltub otseselt andmete kvaliteedist ja terviklikkusest. Mida paremini on ettevõtte andmed omavahel seotud, seda täpsemaid prognoose, soovitusi ja automatiseeritud tegevusi saab süsteem pakkuda.
AI kasutamise kolm arenguetappi
Praktikas võib AI kasutuselevõttu vaadelda kolme järjestikuse arenguetapina.
Esimene neist on Copilot – generatiivsel tehisintellektil põhinev assistent, mis aitab kirjutada tekste, koostada kokkuvõtteid ja leida vajalikku infot. Selle suurim väärtus seisneb aja kokkuhoius ning rutiinsete tegevuste kiirendamises.
Järgmisel tasemel jõuame rakendusse integreeritud AI-ni. Business Centralis tähendab see näiteks nutikaid soovitusi, prognoose ja automaatseid täitmisi, mis aitavad kasutajatel kiiremini ja paremini otsuseid teha. Tööprotsess ise jääb suuresti samaks, kuid muutub märksa efektiivsemaks.
Kolmandal tasemel tulevad mängu AI-agendid. Need ei ole enam lihtsalt assistendid, vaid süsteemid, mis suudavad ülesandeid iseseisvalt täita. Nad saavad lugeda e-kirju, sisestada andmeid, luua dokumente ja käivitada järgmisi protsessietappe. Just siin hakkab tehisintellekt päriselt vähendama käsitööd ning vabastama inimeste aega tegevusteks, mis loovad suuremat ärilist väärtust.
Kus loob AI Business Centralis juba täna väärtust?
Hea uudis on see, et paljud tehisintellekti võimalused ei ole enam tulevikuvisioon, vaid on Business Centralis juba täna kasutusel.
Üheks näiteks on nõudluse prognoosimine. AI analüüsib ajaloolisi andmeid ning aitab ennustada tulevast nõudlust. Selle tulemusena saab ettevõte planeerida laovarusid täpsemalt ning vähendada nii liigse laoseisu kui ka kaubapuuduse riski.
Finantsjuhtimises aitab tehisintellekt hinnata klientide maksekäitumist. Süsteem suudab tuvastada mustreid ja prognoosida võimalikke makseviivitusi juba enne nende tekkimist. See annab ettevõttele võimaluse reageerida ennetavalt ning juhtida rahavoogu kindlamalt.
Kasulikuks on osutunud ka pildituvastuse võimalused. Kui kasutaja lisab tootepildi, suudab süsteem teha ettepanekuid kategooria, omaduste ja tootekirjelduse kohta. Suure tooteportfelliga ettevõtetes võib see säästa märkimisväärselt aega ning parandada andmete kvaliteeti.
AI-agendid muudavad töökorraldust
Kõige suuremat mõju näeme siiski AI-agentide kasutamisel.
Näiteks ostuarvete töötlemisel saab agent jälgida saabuvat e-posti, lugeda arve sisu, luua süsteemis arve mustandi ning teha ettepaneku selle registreerimiseks. Töötaja rolliks jääb protsessi kontrollimine ja kinnitamine, mitte andmete käsitsi sisestamine.
Sarnane loogika toimib ka müügiprotsessides. Kui klient saadab päringu e-kirjaga, suudab agent selle sisust aru saada, vajadusel täpsustavaid küsimusi esitada ning koostada pakkumise. See aitab vähendada administratiivset tööd ja lühendab märkimisväärselt reageerimisaega.
Selliste protsesside puhul ei seisne väärtus ainult aja kokkuhoius. Oluline on ka järjepidevus, väiksem vigade arv ning võimalus suunata töötajate tähelepanu tegevustele, kus inimlik kogemus ja otsustusvõime loovad kõige rohkem väärtust.
Kohandatud AI-agendid avavad uusi võimalusi
Lisaks Microsofti poolt pakutavatele valmislahendustele on võimalik luua ka ettevõtte vajadustele vastavaid AI-agente.
Näiteks võib agent jälgida klientide võlgnevusi, rakendada automaatselt krediidipiiranguid, saata meeldetuletusi või valmistada ette erinevaid dokumente ja makseid. Üha olulisemaks muutub seejuures asjaolu, et selliste lahenduste loomine ei eelda tingimata keerukat arendust. Paljudel juhtudel saab protsessi kirjeldada loomulikus keeles ning AI aitab selle süsteemile arusaadavaks muuta.
See muudab automatiseerimise kättesaadavaks oluliselt laiemale kasutajaskonnale kui varem.
Järgmine samm on AI ja ERP otsene koostöö
Üheks huvitavamaks arengusuunaks on MCP ehk Model Context Protocol. See võimaldab AI-l suhelda Business Centraliga otseselt ning täita kasutaja juhiseid ilma, et inimene peaks ise süsteemis iga sammu läbi tegema.
Praktikas tähendab see, et kasutaja võib anda Teamsis lihtsa korralduse ning AI koostab pakkumise, lisab vajalikud read, täidab väljad ja valmistab dokumendi saatmiseks ette. ERP-süsteem muutub seeläbi vähem eraldiseisvaks töövahendiks ning rohkem loomulikuks osaks igapäevasest töövoost.
Kuidas alustada?
AI kasutuselevõtt ei pea olema suur ega keeruline projekt. Sageli annab kõige paremaid tulemusi lähenemine, kus alustatakse ühest konkreetsest protsessist, milles on palju käsitööd või korduvaid tegevusi. Kui pilootprojekt osutub edukaks, saab lahendust järk-järgult laiendada teistesse valdkondadesse.
Oluline ei ole teha kõike korraga. Oluline on alustada ning õppida praktilise kasutuse käigus.
Kokkuvõte
AI Business Centralis ei ole enam tulevikuteema. See on juba täna ettevõtete käsutuses ning loob väärtust väga erinevates äriprotsessides alates prognoosimisest ja finantsjuhtimisest kuni müügi ning dokumendihalduseni.
Suurimad võitjad ei ole aga need ettevõtted, kes kasutavad kõige rohkem AI-tööriistu. Edu saavutavad organisatsioonid, kes suudavad integreerida tehisintellekti oma igapäevastesse tööprotsessidesse ning muuta selle loomulikuks osaks töökorraldusest.
Lõppkokkuvõttes ei seisne suurim muutus tehnoloogias, vaid mõtteviisis. Liikumises manuaalselt töölt intelligentsete, andmepõhiste ja üha enam automatiseeritud protsesside suunas.