Organizacijos dažnai mano, kad jų verslo valdymo sistemos paleidimas yra pagrindinis etapas ir paskutinis jų IT transformacijos žingsnis. Nors sistemos paleidimas laiku ir pagal planuotą biudžetą yra labai svarbi dalis, tai yra tik pirmas žingsnis. Tikroji sėkmė yra tai, kaip įmonė nuolat siekia veiklos efektyvumo – valdo savo programų aplinką tam, kad išlaikytų ją savalaikišką ir funkcionalią. Du pagrindiniai dalykai leidžia plėsti verslą nesigrežiojant atgal: turimų sistemų efektyvumas bei stabilumas ir galimybė bet kuriuo momentu jas pritaikyti prie pasikeitusių verslo aplinkybių.
Nors šnekėti apie tai yra lengviau nei įgyvendinti, tačiau pasikalbėkime apie tai, kaip jūs galite užtikrinti sistemos stabilumą ir gauti maksimalią naudą. Svarbiausia yra procesai!
Norint standartizuoti verslo veiklą, jūs turite apsibrėžti ir dokumentuoti visus procesus. Nes apie 80% visų problemų, iškylančių po verslo valdymo sistemos diegimo, kyla dėl skirtingo suvokimo arba aiškumo trūkumo tarp vartotojų, o ne dėl problemų su pačia sistema. Aiškių procesų ir atsakomybių nežinojimas verslui dažniausiai kainuoja daug laiko, pinigų ir, svarbiausia, stabdo tolesnį veiklos efektyvinimą. Tik esant tvarkingiems verslo procesams, galima pasiekti tiek techninį, tiek organizacinį tęstinumą ir veiklos efektyvumą.
Taigi, kokia yra struktūrizuotų procesų nauda?
- Didesnis veiklos efektyvumas – struktūrizuotos paslaugos padeda verslui veikti viena kryptimi, kurios rezultatas – didesnis veiklos efektyvumas. Dokumentuojant ir analizuojant sumažinami našumo svyravimai.
- Glaudesnis bendradarbiavimas ir sprendimų priėmimas – stabilus ir žinomas procesas leidžia jūsų darbuotojams, sistemoms ir programoms veikti vieningai. Procesai apima aiškias veiklos gaires, leidžiančias jūsų partneriams bendradarbiauti ir priimti greitus sprendimus lengvai. Be to, tvarkingai dokumentuoti procesai sutrumpina naujų narių apmokymų laiką. Informacija ir žinios tampa ne kažkurio „specialisto“, o įmonės nuosavybe.
- Augimas – dokumentuotos ir struktūrizuotos paslaugos padeda palaikyti produktyvų ir greitą vartotojo prisitaikymą, suteikiant daugiau galimybių augimui. Jis taip pat leidžia nuolat ir tinkamu laiku atlikti pakeitimus bei didinti organizacinį pranašumą.
Kiekvieną dieną jūs turite užtikrinti, kad galite įgyvendinti pokyčius ir padėti vartotojams po verslo valdymo sistemos paleidimo. O tai gali būti įgyvendinta tik tokiu atveju jei visi procesai yra aiškiai apibrėžti ir tvarkingai dokumentuoti.
Jei norite daugiau sužinoti apie efektyvią sistemų priežiūrą ir sužinoti kaip pasirinkti tinkamą sistemų aptarnavimo partnerį, kviečiame su mumis susisiekti.
Aidas Dilys
LinkedIn