Microsoft Power Automate

Tai debesijos technologijomis pagrįstas sprendimas, kuris leidžia Power Automate naudotojams kurti automatizuotas veiksmų-darbų sekas (angl. work-flows), įgalinančias duomenų suvedimą ir perdavimą tarp skirtingų sistemų/aplikacijų, taip optimizuojant kasdienius verslo procesus.

Įvesti ir perkelti duomenis dar niekada nebuvo taip paprasta

Power Automate tai RPA (angl. Robotic Process Automation) technologija, kurios tikslas – supaprastinti darbuotojo gyvenimą automatizuojant tam tikras kasdienes užduotis. Pavyzdžiui – sprendimo pagalba, galima surinkti duomenis iš skirtingų duomenų šaltinių, automatizuoti el. laiškų išsiuntimą jį susiejant su tam tikru veiksmu atliekamu vienoje iš sistemų ir kt.

Kaip veikia Power Automate?

Power Automate veikimo principas yra pagrįstas užduotimis – veiksmų sekomis, kurias suaktyvina konkretus veiksmas arba įvykis tam tikrose aplikacijose ar sistemose (pvz. atliekamo Teams aplikacijoje). Tam tikro veiksmo (pvz. verslo valdymo sistemoje (VVS) naujai įvesto užsakovo) iniciuota veiksmų seka gali atlikti operacijas su Microsoft ar kitų gamintojų programine įranga, taip eliminuojant rutininių – pasikartojančių operacijų vykdymo poreikį rankiniu būdu.

Power Automate paleidimas ir vystymas pagrįstas No-Code / Low-Code logika, t. y. užduočių sekos gali būti kuriamos žmonių, kurie neturi programavimo žinių. Pvz. Power Automate gali lengvai susiintegruoti su įvairia programine įranga – Power Automate turi daugiau nei 400 skirtingų jungčių, vadinamų „Connectors“, kurie įgalina inicijuoti užduočių seką veiksmui įvykus Microsoft Office, Teams, Google, SAP, Pipedrive, Dynamics 365 ir kt. programinėje įrangoje. Jei standartizuotų jungčių nepakanka – Power Automate gali būti suintegruotas ir su jūsų pačių sukurtais sprendimais, lokaliomis sistemomis pasinaudojant UI-flow galimybėmis, sukuriant dedikuotas jungtis.

Power Automate taip pat geba užfiksuoti kompiuteriu dirbančio žmogaus elgesio modelius, taip sukonfigūruojant robotą, kuris, pvz. gali suvesti tam tikrus duomenis į nustatytą programinę įrangą arba duomenis surinkti. Taip pat Power Automate geba nuskaityti duomenis iš įvairių dokumentų, pvz. gaunamų sąskaitų – faktūrų ir pan.

Kam sprendimas kuria vertę?

McKinsey&Company teigia, jog daugiau nei 30 % žmonių kasdienio darbo yra automatizuota, o 60 % šiuo metu yra automatizuojama. Iš to galima daryti išvadą, kad automatizavimas yra įmanoma daugelyje darboviečių. Power Automate suteikia galimybę automatizuoti net ir sudėtingus verslo procesus, kas ir suteikia daugiausia vertės – procesus, kurie apima skirtingas žmonių grupes, didelį procesų dalyvių skaičių, duomenų pasitelkimą iš skirtingų duomenų šaltinių.

Pavyzdžiui, įsivaizduokime, kad įmonė gauna pardavimo užsakymą el. laišku, įprastai – pardavimų vadybininkas šiuo duomenis suveda į Excel failą, o duomenys yra automatiškai veiksmų sekos pagalba perduodami ir užfiksuojami tiek CRM, tiek VVS sistemose. Power Automate leidžia ne tik supaprastinti rutininius darbus, taip jūsų darbuotojams leidžiant susikoncentruoti į vertę sukuriančius darbus, bet ir padeda eliminuoti klaidų riziką, kuomet visi veiksmai atliekami rankiniu būdu.

Power Automate gali būti panaudojamas ir nauda pasiekiama ypač greitai – procesų automatizavimas su Power Automate – nėra raketų mokslas. Pvz. Power Automate pagalba galite sukurti užduočių seką, kuri surenka duomenis iš skirtingų duomenų šaltinių, išanalizuoja rezultatus ir išsiunčia šiuos duomenis nustatytu dažnumu tam tikram gavėjui. Taip pat galima nustatyti paprastą užduočių seką, kuri siųstų pranešimus el. paštu ar Teams žinute, kuomet į nustatytą Sharepoint aplanką ar Teams kanalą yra įkeliami tam tikri dokumentai. Galima nustatyti papildomą funkcionalumą, kuris pvz. inicijuotų tokio įkelto dokumento patvirtinimą organizaciniu lygmeniu.

Galimybės sektoriuose

Gamybos įmonės gali automatizuoti ne tik gamybos robotus, bet ir kitus verslo procesus. Pavyzdžiui, automatizuoti atsargų stebėjimą ir valdymą naudojant duomenų analizę ir automatinį užsakymų informacijos apdorojimą, mažinti gamybos nuostolius, gerinti produktų kokybę, trumpinti reagavimo laiką, kad būtų išvengta prastovų, ir t. t. Pagrindiniai procesai, kuriuose galima taikyti Power Automate:

– Duomenų migravimas tarp senų sistemų ir debesijos sprendimų;

– Darbo laiko valdymas – automatinis darbo grafikų keitimas darbuotojo ligos atveju;

– Užsakymų ir pasiūlymų automatizavimas;

– Medžiagų sąrašas (angl. Bill of Materials) – automatinis perskaičiavimas ir gamybos duomenų keitimas, kai gamybos grafike pasikeičia medžiaga.

Didžiausi iššūkiai statybų sektoriuje – projektų valdymas, efektyvus keitimasis duomenimis tarp skirtingų šalių ir veiksmingas darbo jėgos valdymas. Power Automate yra įrankis, padedantis greitai ir efektyviai keistis duomenimis tarp skirtingų šalių, padidinti viso statybos proceso efektyvumą ir išvengti nereikalingų prastovų. Pagrindiniai procesai, kuriuose galima taikyti Power Automate, yra šie:

– Projektų ir statybų valdymas;

– Darbuotojų ir subrangovų valdymas;

– Duomenų tvarkymas, valdymas ir administravimas;

– Darbo eigos automatizavimas ir keitimasis duomenimis tarp skirtingų projektų valdymo ir VVS sistemų;

– Darbo eigos valdymo automatizavimas VVS sistemose;

– Automatinis išlaidų ir prognozių kūrimas, koregavimas ir stebėjimas.

Mažmenininkai ir didmenininkai gali naudoti Power Automate, kad pagerintų klientų aptarnavimą, pavyzdžiui, automatizuoti pranešimus ar el. laiškus, kai klientas grąžina gaminį. Be to, duomenų analitika gali būti naudojama pardavimų prognozėms sudaryti ir logistikos poreikiams planuoti. Pagrindiniai procesai, kuriuose galima taikyti Power Automate, yra šie:

– Automatizuoti produktų grąžinimo ir keitimo procesus;

– Automatizuoti klientų aptarnavimą prieš ir po pardavimo naudojant pokalbių robotus;

– Rinkti duomenis ir stebėti vartotojų elgseną įvairiuose internetiniuose kanaluose;

– Darbuotojų valdymas;

– Atsargų valdymas;

– Duomenų mainai tarp skirtingų sistemų;

– Pardavimų ir kitų verslo duomenų pasitraukimas duomenų analizei.