Tarkvara versiooniuuendust plaaniti teha mitmes etapis
Tallinna Vesi on Eesti suurim vee-ettevõtja, keda iseloomustab uuendusmeelsus nii vee- ja kanalisatsiooniteenuste pakkumises kui ka äriprotsessides. 2022. aastal tegi ettevõte märgilise otsuse oma äriprotsesside tõhustamiseks, soovides kaasajastada enda majandustarkvara. NAV 2014 asemel sooviti kasutusele võtta sama tarkvara uuenenud versioon Microsoft Dynamics 365 Business Central, mis vastaks tänapäevastele nõuetele ja ettevõtte ärivajadustele.
Koostöö hõlmas NAV 2014-st andmete ja funktsionaalsuse ületoomist Business Centrali uusimale on-premises versioonile. Arendused viidi esialgu üle as-is põhimõttel. Lisaks soovis Tallinna Vesi juurutada uue palga- ja personalimooduli.
Kuidas uuendamine läks?
Projektiga alustati 2022. aasta oktoobris ja jõuti eduka lõpuni 2024. aasta aprillis. Kui esialgu sooviti uue tarkvaraversiooni kasutamiseni jõuda vähem kui 12 kuuga, siis võttis tegelik arendus, sealhulgas keskkondade ja ligipääsude loomine, andmete ületoomine ning testimine plaanitust kauem aega ja kogu projekti kestus alates avakoosolekust kuni live-i minekuni oli 1,5 aastat.
Lisaks majandustarkvara versiooni uuendamisele juurutati samaaegselt uus palga- ja personalilahendus Tallinna Vees ja tütarettevõttes Watercom.
Tänu uuele versioonile üleminekule saab Tallinna Vesi nüüd kasutada Microsoft Dynamics 365 Business Central uusimaid funktsioone:
- Üldine kasutajamugavus on kordades parem ja lisaks saab iga kasutaja endale ise seadistada sobiva vaate – vaid ühe klikiga avaneb isikupärastamise menüü ja kasutaja saab töölauale lisada või eemaldada erinevaid menüüsid.
- Tööde ajastamine, mis võimaldab aruannete koostamist ajastada – iga kasutaja saab endale vajaliku aruande koostamist teatud intervalliga käivitada. Ajastatud aruanded tekivad soovitud kuupäeval automaatselt pealehele ja neid ei pea enam käsitsi koostama.
- Excelis andmete redigeerimise võimalused – näiteks saab mugavalt ja kiiresti redigeerida hankijate, klientide ja kaupade või kontoplaanis olevate kontode andmeid.
- Dimensioonide korrigeerimise võimalused – uue versiooniga kaasnevad kiiremad võimalused andmete korrigeerimiseks. Sealhulgas on finantsosakonnal võimalik massiga korrigeerida dimensioone.
Eduka koostöö võti on pidev suhtlus
Tallinna Vee poolt osales projektis tugev peakasutaja, kellel oli väga hea varasem kogemus BC arendamises ja kes testis ning tegi sisulist tööd, et uuenenud tarkvara vastaks ettevõtte vajadustele. Regulaarsetel koosolekutel vaadati üle ülesannete staatused ja probleemid. Lisaks oli OIXIO ja Tallinna Vee vahel pidev jooksev suhtlus, kus hoiti üksteist kursis kiiret lahendamist vajavate teemadega.
Miks peaksid tarkvara uuendamisega tegelema juba täna
Vanade tarkvarade eluiga lõppeb ja turvalisusnõuete täitmiseks tuleb varem või hiljem minna üle uuemale versioonile. Mida aeg edasi, seda raskem ja kulukam on majandustarkvara uuendada.
Laialt kasutusel oleva NAV-i uuendamine selle järeltulija-versioonile Business Centralile on täna võimalik veel läbi ühe vaheversiooni (BC 14). Lähitulevikus võib see aga juba nõuda mitut vahesammu, mis muudab protsessi aeganõudvamaks, keerukamaks ja mis peamine – ka oluliselt kallimaks.
Meie soovitused majandustarkvara uuendamiseks
Kui sinu ettevõttel seisab lähiajal ees majandustarkvara uuendamine, siis siin on mõned soovitused, mis aitavad projekti edukalt ellu viia.
- Ära alahinda eelanalüüsi
Majandustarkvara versiooni uuendamist tuleks alustada tehnilisest analüüsist, mille käigus selgitame välja, kuidas olemasolevaid funktsionaalsusi uude lahendusse üle tuua. Mida põhjalikumalt on eelanalüüs tehtud, seda vähem tekib üllatusi versiooni uuendamise käigus.
- Hoolitse keskkondadele ligipääsu eest
Arvesta, et keskkondadele ligipääsu loomine ja projektide ülespanek võib võtta aega. Planeeri see teadlikult enda ajaplaani ja hoolitse selle eest, et ettevõtte poolt oleks tagatud võimalused ja ressurss vajalike ligipääsude loomiseks.
- Ole avatud uutele võimalustele
Versiooni uuendamisel tuleb arvestada, et kõiki minevikus rätsepameetodil loodud funktsionaalsusi ei pruugi saada täpselt samal kujul uude majandustarkvara versiooni üle tuua. Versiooniuuendus on ühtlasi võimalus oma äriprotsesside ülevaatamiseks. Uued tehnoloogilised lahendused võimaldavad ettevõttel kaasajastada ka enda tööprotsesse ja meetodeid.
- Kaasa testimisse lõppkasutajad
Mida rohkem lõppkasutajaid osaleb tarkvara testimises, seda suurem on tõenäosus, et lõplik versioon vastab sinu ettevõtte tegelikele vajadustele. Meeskonna testimisse kaasamisel on oluline ka töötajate motiveerimine, et nad sooviksid uut tarkvara testida.
- Muudatuste juhtimine
Iga uus asi nõuab harjumist ja nii on ka uue tarkvaraversiooni kasutuselevõtmisega. Muudatuste juhtimine saab alguse osakonnajuhtidest ja tippjuhtkonnast. Oluline on, et kõik töötajad oleksid muudatustega kursis ning valmis tegema edaspidi asju uuel kokkulepitud viisil.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central on uusim versioon majandustarkvarast Microsoft Dynamics NAV, mida on lihtne kasutada ja kohandada enda ettevõtte äriprotsesside ja töövoogude toetamiseks.
Business Central toob ettevõtte finants-, ostu-, müügi-, teenindus-, lao- ja tootmisprotsessid ühte süsteemi, tagades sujuva infovoo osakondade vahel ja andes reaalajas ülevaate äritegevusest. Koos Power BI-ga pakub Business Central kohandatud aruandeid ja reaalajas ligipääsu andmetele, võimaldades jälgida olulisi tulemusnäitajaid ja teha andmetel põhinevad otsuseid.
Kui kasutad täna veel mõnda vanemat NAV versiooni, siis võta meiega ühendust, et esimesel võimalusel versiooniuuendus ette võtta.
Aitame sul leida parima viisi, kuidas majandustarkvara kaasajastada ja seeläbi oma ettevõtte igapäevatööd tõhustada.
Loe ka, miks peaksid juba täna minema NAV-ilt üle Business Centrali pilveversioonile
Võta ühendust ja küsi lisa
Taavi Sadam
Linkedin