Riigimetsa Majandamise Keskus (RMK) tegevus on mitmekülgne, alates metsataimede kasvatusest ja puidu müügist kuni kalavarude taastamise ja loodushariduseni. RMK-le kuulub ka Sagadi mõis, kus tegutseb looduskool, hotell ja muuseum, ning Elistvere loomapark, kus saab tutvuda Eestimaa metsades elavate loomadega. 2025. aasta alguses läks RMK üle uuele majandustarkvarale. Varasemalt kasutusel olnud Axapta 2009 asemel valiti uueks lahenduseks Microsoft Dynamics 365 Business Central, mis pakub paremaid võimalusi andmete haldamiseks, analüüsiks ja automatiseerimiseks. Kuigi projekt hõlmas ulatuslikke liidestusi ja tihedat koostööd eri osapoolte vahel, suudeti ajakavas püsida. Uuele lahendusele üleminek toimus 02.01.2025.
Business Central sobis RMK vajadustega kõige paremini
OIXIO ja RMK koostöö on kestnud juba rohkem kui 20 aastat, mil esmalt juurutati Microsoft Dynamics Axapta ning palga- ja personalilahendus. Otsus majandustarkvara vahetada tehti juba mitu aastat tagasi, sest Axapta 2009 on tänaseks ajale jalgu jäänud. Juurutuse partneriks valiti taas OIXIO, kellega RMK-l on olnud palju positiivseid kogemusi.
RMK majandustarkvara spetsialisti Kairi Kessleri sõnul kaaluti ERP-i vahetuse käigus ka teisi alternatiive, kuid pärast erinevate majandustarkvaradega tutvumist jäädi ikkagi Microsofti lahenduste juurde.
„Microsofti toodetest uurisime esialgu nii Business Centrali kui Finance & Operations võimalusi. Kuna otsisime eelkõige finantstarkvara, mis võimaldaks meil kasutada kaasaegse ERP-i võimalusi, siis sobis meile Business Central paremini,“
selgitab Kessler.
Projekti eesmärgid
- Uus tarkvara, millel on tagatud versioonide uuendused ja keskkondade haldus
- Piiramatu arv dimensioone ja dimensioonide muutmise võimalus kandel
- Lihtsalt seadistatavad finantsaruanded
- Andmete korrastamine
- Töökindel jaotatud kulude lahendus
- Standardiseeritud ja uuendatud liidestus töölaudade ning väliste tarkvaradega
- Standardiseeritud liidestus Exceliga
Keeruline äriprotsess nõudis lisaarendusi
RMK-s on keeruline äriprotsess ja palju omatooteid ning teenuseid, mistõttu nõudis uuele lahendusele üleminek mitmeid lisaarendusi. Igas tegevusvaldkonnas on kasutusel oma töölaud ja lähteülesandeks oli, et kõik need süsteemid ühilduksid lõpuks keskse majandustarkvaraga.
„Lahenduse teeb keeruliseks see, et RMK müük toimub erinevates süsteemides. Näiteks on meil eraldi puidumüük, teises süsteemis taimla ja opereerime ka Sagadi mõisa hotelli. Erinevusi on ka arveldamise loogikas. Näiteks on meil täiesti eraldi maarendi arvete lahendus. Mõne teenuse puhul arveldame lepingutega, teisel juhul arvetega. Mõned rakendused saadavad ise arved välja, teiste puhul toimub ettevalmistus töölaual, seejärel liiguvad andmed Business Centralisse ja sealt edasi e-arvekeskusesse,“
selgitab RMK pearaamatupidaja Merike Eier.
Väljakutse, kuidas jõuavad andmed ERP-i
Igapäevatööks on RMK-s kasutusel Enterprise Portal töölauad, mis võimaldavad töötajatel teha tööd nii kontoris kui välitingimustes.
Näiteks on koostöös OIXIO-ga valminud Praakeri töölaud ja ePraaker ehk praakeri mobiilse välitöölaua lahendus ColMobile alusplatvormil.
Kuna väliseid tarkvarasid ja töölaudu on palju, siis oli vajalik panna kõik süsteemid uue lahendusega ühilduma, et algandmed jookseks automaatselt ERP-i, kus neid saaks edasi töödelda.
Business Centralile ülemineku käigus liidestati uue majandustarkvaraga 16 erinevat töölauda, mis katavad teenuseid alates raieõiguse müügist ja maarendist kuni hotelli majutuseni.
Mõned töölauad töötavad jätkuvalt Axapta peal, neid ei ole plaanis uude ERP-i üle tuua ja need on liidestatud Axapta kaudu Business Centraliga.
Tähtajast peeti kuupäeva täpsusega kinni
Projekti live-tähtajaks oli seatud 02.01.2025 ja sellest peeti väga eeskujulikult kinni. 2023. aasta veebruaris alustati analüüsitöödega, 2024. aasta jaanuaris juurutusega ja selle aasta alguses ehk 02.01.2025 mindi edukalt üle uuele majandustarkvarale.
RMK majandustarkvara spetsialisti Kairi Kessleri sõnul suudeti ajakavas püsida eelkõige tänu sellele, et nad ei võtnud liiga suuri riske. „Selle aasta jaanuaris läks Business Centralisse üle kogu finants ehk ost-müük, põhivarad ja raamatupidamine. Ainukesena jäi välja palk ja see oli ka selgelt meie piir,“ ütleb ta.
Juurutamise perioodil tekkis finantsosakonnale suur koormus, millega algselt ei osatud arvestada. „Tagantjärele tundub, et andmemigratsioon oleks võinud olla paremini läbi analüüsitud. Tegime vahepeal tööd paralleelselt kahes süsteemis ja kuna andmed pidevalt muutusid, siis oli omajagu segadust,“ ütleb RMK pearaamatupidaja Merike Eier.
Töömahukaks kujunes ka testimine. „Meie raamatupidajad küll testisid usinalt, aga kui mindi testkeskkonnast live’i, siis oli ikkagi vaja uuesti testida, sest mingid asjad ei toiminud,“ tõdeb Eier. „Nii suurte muudatustega ei saa kiirustada. Inimestel on vaja harjumisaega, et programmiga tuttavaks saada,“ lisab ta.
Suurimad võidud ja tulemused
Business Centrali üks suuri eeliseid on see, et kogu süsteem töötab pilvelahendusena. Kui Axaptasse tuli siseneda läbi terminali, siis nüüd piisab veebibrauserist.
„Pilvelahendusel on eelis, sest meie raamatupidajad asuvad üle Eesti – kes Hiiumaal, kes Võrus. Business Centraliga töö on tunduvalt kiirem ja mugavam,“ ütleb Merike Eier senise kasutuskogemuse põhjal.
Uuele ERP-ile ülemineku tulemusena on RMK käsutuses nüüd:
- Laialdased andmete analüüsi lahendused (finantsaruanded ja analüüsivaated)
- Andmete ja loendite korrigeerimine Excelis
- Lihtne andmete sisestamise võimalus (copy-paste) Excelist
- Salvestatud vaadete lahendus
- Uus väikevahendite arvestus, mis lihtsustab oluliselt andmesisestust
- Korrastatud ja süstematiseeritud andmed (kaubad, sh väikevahendid, kliendid, hankijad, dimensioonid) ning keskkonna seadistus (konteeringurühmad, töölehed jne)
- Lihtne ja töökindel jaotatud kulude lahendus
- Standardiseeritud liidestus
- Mugavad ja töökindlad perioodilised arvestused (käibemaksu prognoos, ettemaksude arvestus)
- Automatiseeritud ettemaksude ja muude laekumiste haldus
- Lihtne ja standardiseeritud sisekäibe lahendus
- Uuendatud ja mugavad vaated kasutajatele, mida saab veel lisaks ise kujundada
Tagasiside koostööle
RMK-l on tugev majasisene IT-tiim, kes tegeleb suure osa arendustega ise, kuid keerukamate ja mahukamate projektide puhul toetutakse OIXIO-le. RMK esindajate Kairi Kessleri ja Merike Eieri kinnitusel on OIXIO poolt tugi kogu aeg olemas.
„Meie aplaus vanemkonsultant Rita Maamägile, oleme väga tänulikud talle. See meeskond, kes meiega töötas, oli suure vastutustundega. Meie mured läksid neile korda ja nad ei jätnud meid kunagi vastuseta,“
ütleb Kairi Kessler.
OIXIO tiimi- ja kliendisuhete juht Anni Haasma toob välja, et suhtlus OIXIO ja RMK vahel oli kogu projekti jooksul positiivne, avatud ja mõistev. Samuti oli suurepärane ja aktiivne koostöö OIXIO Business Centrali ja Axapta tiimide vahel.
„Business Centrali kasutuselevõtuks viisime kõigile RMK pea- ja lõppkasutajatele läbi põhjalikud koolitused. Üheks väljakutseks oli dokumentatsiooni koostamine, sest juhendite maht oli RMK-s suur. Mõnede teemadega tegeleme veel siiani, samuti tegeleme hooldustöödega,“ ütleb Anni Haasma.
ERP-i vahetamine on suur samm
RMK kogemus näitab, et ERP-i vahetamine on suur samm organisatsiooni jaoks, mis nõuab nii tehnilist kui inimlikku valmisolekut ja ressurssi. Üleminek Business Centralile tõi kaasa töökindlama ja ajakohasema töökeskkonna, mis toetab RMK mitmetasandilist tegevust ja võimaldab kasvada koos uute vajadustega.
RMK-s kasutab Business Centrali igapäevaselt raamatupidamisosakond, kus töötab 19 raamatupidajat üle Eesti. Lähiajal on plaanis Business Centralisse üle tuua ka seni Axaptas olev palga- ja personalilahendus, mis on samuti OIXIO abil juurutatud.
Merike Eier ja Kairi Kessler ütlevad, et Business Central neil veel täna tööaega ei ole kokku hoidnud, sest hetkel on kõik veel liiga uus.
„Avastamist on veel omajagu. On asju, mis olid eelmises programmis mugavamad, sest me olime seda ikkagi 20 aastat kasutanud,“ ütleb Eier. „Samal ajal ei kahetse me kindlasti seda otsust. Axapta oleks pidanud niikuinii välja vahetama, sest seda ei toetata enam. Olen küsinud ka raamatupidajatelt tagasisidet, keegi ei taha vana lahendust tagasi,“ kiidab ta.
Kairi Kessler toob välja, et kuna Business Central on pilvetarkvara, siis tulevad Microsofti poolt sellele regulaarselt automaatsed uuendused. „Nüüd on meil kogu aeg värske tarkvara. Business Centralis on ka aruandluse- ja analüüsivõimalused paremad. Usun, et meie andmekvaliteet paraneb samuti,“ ütleb Kessler.
Muudatustega kohanemise kohta ütleb Kessler, et igas organisatsioonis võetakse muutusi vastu erinevalt. „Meie raamatupidajad tegid juurutusega paralleelselt ka igapäevast tööd. Inimestele tuleb anda aega ja koolitusprotsess peab olema selline, et kõik saaksid uue programmiga tuttavaks. Kui on 20 aastat tehtud ühtemoodi, siis võtabki uuega harjumine aega,“ lisab ta.
Kas sinu majandustarkvara vajab uuendamist?
ERP ei ole lihtsalt tarkvara – see on strateegiline otsus, mis mõjutab kogu ettevõtte toimimist. Microsofti majandustarkvarade seas on kaks väga head ja Eestis populaarset ERP-lahendust, mida OIXIO nõustab ja juurutab – Dynamics 365 Business Central ja Dynamics 365 Finance & Operations.
Oleme Eestis ainus mõlemat ERP-lahendust juurutav Microsofti partner. Aitame sul majandustarkvara ettevõttes juurutada nii, et võiksid sellest maksimaalselt kasu saada.
Kui vajad abi majandustarkvara uuendamisel, siis võta meiega ühendust!
Võta ühendust ja küsi lisa
Taavi Sadam
Linkedin