E-riigi Akadeemia (eGA) on rahvusvaheline kompetentsikeskus, mis asutati 2002. aastal Eesti valitsuse, Avatud Ühiskonna Instituudi (OSI) ja ÜRO Arenguprogrammi (UNDP) ühisel algatusel. Selle eesmärk on toetada avaliku sektori digisiiret ja edendada e-valitsemist üle maailma.
eGA töötab selle nimel, et luua edukaid digiühiskondi, mis parandavad oma kodanike elu, tugevdavad majandust ja tagavad läbipaistva, demokraatliku ja tõhusa avaliku halduse.
Kui E-riigi Akadeemia SA otsustas kolida oma kontori uude asukohta, oli selge, et ees ootab midagi enamat kui lihtsalt kastide pakkimine. Uues kohas ootas neid 14 erineva suurusega koosolekuruumi, mis kõik vajasid tänapäevast ja mugavat tehnilist lahendust.
eGA uus kontor asub Golden Gate’is, Ahtri tn 6, Tallinn ning ise on nad öelnud uue kontori kohta selliselt: „Golden Gate’i uues büroohoones asuv kontor sümboliseerib eGA jaoks uut innovaatilist, inspireerivat ja koostööd sisaldavat peatükki. Lisaks tööruumidele on uues kontoris ka eraldi ala, mida saavad soovijad broneerida koosolekute ja sündmuste korraldamiseks.“
Kuidas kõik algas?
Projekt algas juba mitu kuud enne kolimist. Aastate pikkuse videokoosolekute ja esitluste tagasiside põhjalt oli koostatud uue kasutusele võetava lahenduse nõuded. Seejärel said eGA töötajaid enda kontoris läbi proovida tulevasi lahendusi ning veenduda nende sobivuses ja mugavuses. Pärast nõuete analüüsi ja testimise tagasisidet jäid vanast kontorist kasutusele ainult mõned ekraanid seega tuli välja valida uued seadmed mis vastaksid kliendi ootustele.
Tehnika, mis teeb elu lihtsamaks
Koosolekuruumide südameks said Samsung ekraanid ja Logitechi video lahendused: Rally Bar seeria, Tap IP, Tap Scheduler ja Logitech Extend mugavaks pildi edastuseks üle USB-C kaabli. Mõnes ruumis kasutati ka Inogeni ja Shure’i lahendusi, et heli ja pilt oleksid alati tipptasemel. Kõik lahendused seati üles Teams Roomsi peale, sest just Teams on E-riigi Akadeemia igapäevane tööriist koosolekute pidamiseks. Logitech Extendi olemasolu võimaldab aga igas ruumis kasutada ükskõik millist tarkvara ja garanteerib uute ruumide paindlikuse ja vastavuse ka tuleviku nõutele.
Koolitus ja esimesed muljed
Ruumide valmimisel testiti koos kliendiga seadmete töökindlust ja vajadusel tehti seadistuses muudatusi mis vastaksid kliendi vajadustele.
Esimesed muljed olid väga positiivsed: inimesed olid üllatunud, kui lihtsaks ja sujuvaks oli koosolekute alustamine muutunud. Paljud märkisid, et tehnika „lihtsalt töötab“ ning keegi ei pidanud enam muretsema, kas heli või pilt alt veab. Uued lahendused võeti kiiresti omaks ning juba esimestel nädalatel hakati neid igapäevaselt kasutama paaegu ilma ühegi juhendita.
Kliendi tagasiside:
EGA uue kontori projekt oli keerukas ja nagu iga ehitusest sõltuva protsessiga, tõi kaasa ka palju esialgsete plaanide edasi lükkamist. Lisaks oli meil väga spetsiifilised nõudmised meie esitluste ruumiga, kus soovisime kasutusele võtta ka puutetundliku ekraani koostöös Teams Roomsi, tsentraalse helisüsteemi ja BYOD kasutuslooga. Meie koostöö OIXIO IT AS’ga laabus sellelegi vaatamata ideaalselt. Saime partnerilt palju tuge ja nendel on aastate pikkune kogemus aitas meil vältida palju potentsiaalselt kulukaid vigu, mida me oma päi oleksime teinud. Nende meeskond on super abivalmis ja nad aitasid projekti ellu viia efektiivselt, kiiresti. Nad ei öeldnud meile kunagi ei saa, vaid otsisid lahendusi ja võimalusi kuidas kõik erinevad komponendid omavahel tööle saada.
