Kuidas automatiseerida muutuvpalga arvestust – Scania Baltics kogemuslugu

2025. aasta alguses on plaanis muutuvpalga automaatne lahendus kasutusele võtta lisaks Lätile ka Eestis ja Leedus.

Raskeveokite ja busside müügi ja hooldusega tegelev Scania Baltics automatiseeris hiljuti koostöös OIXIO Digitali BI tiimiga töötajate palgaarvestuse olulise tüki – muutuvpalga arvestuse süsteemi. Ettevõte, millel on Baltikumis 13 esindust ja 450 töötajat, soovib pikas plaanis üle minna täisautomaatsele palgaarvestusele. See muudab igakuise palkade arvestamise tunduvalt kiiremaks ja läbipaistvamaks nii töötajatele kui osakonnajuhtidele.

Muutuvpalga arvestuse automatiseerimine

Muutuvpalga automatiseerimiseks viidi läbi töötoad, mille raames kaardistati Scania Baltics palgaarvestuse põhimõtted ja loogika. Fookusesse võeti suurim töötajate grupp – tehnikud, kes moodustavad 45% Scania Baltics töötajaskonnast.

Uuele lahendusele seati selged eesmärgid:

  • Tehnikute palgaarvestuse automatiseerimine
  • Kinnitusprotsessi lihtsustamine
  • Asenduste süsteemi loomine
  • Töötaja vaate loomine
  • Kinnitaja vaate loomine
  • Palgaarvestuse raport Excelis

Lahenduse kirjeldus

Muutuvpalga arvestamise lahendus töötati välja Power BI baasil. Palga arvutamiseks kasutatakse kirjeldatud lähteandmeid – töötunnid, sooritatud ülesannete raskusaste, saavutatud boonuse tase, töötaja oskuste tase jne.

Töötaja saab igakuiselt vaadata talle arvestatud muutuvpalka koos arvutuskäiguga. Lisaks on seadistatud Power Apps kaheastmelised kinnitusringid ja kinnitajatele on jäetud võimalus vajadusel palgaarvestust korrigeerida.

Töödejuhataja näeb oma üksuse palgaaruannet, kus on töötaja kaupa välja toodud töötunnid ja kogupalk. Kui andmed on õiged, siis kinnitab töödejuhataja töötajate palgad ja saadab need jaemüügijuhile lõplikuks kinnituseks. Seejärel saavad palgaarvestajad töötajate palgaraporti Excelisse või teise tarkvarasse eksportida.

Lahenduse piloot võeti esimesena kasutusele Lätis

Scania Baltics IT-juhi Taivo Variku sõnul juurutati uus muutuvpalga lahendus esimesena Lätis, Liepaja osakonnas. Kuigi lahendus valmis 2024. a mais, on selle juurutamine võtnud aega, sest Baltikumiülene kasutuselevõtt eeldab muudatuste juhtimist ja protsesside ühtlustamist terves organisatsioonis.

2025. aasta alguses on plaanis muutuvpalga automaatne lahendus kasutusele võtta ka Eestis ja Leedus. Hetkel on käimas selleks ettevalmistused.

Koostöö OIXIO-ga läks Variku kinnitusel sujuvalt.

„Power BI ja Power Apps sobivad hästi meie kontserni raamistikuga. Paljud andmed olid meil juba olemas ja saime neid automaatselt kasutada. Töötunnid tulevad ERPist ja Power Appsi abil saime lahendatud ka palkade kinnitusvood,“ kirjeldab Scania Baltics IT-juht Taivo Varik

Automatiseerimine kasvatab efektiivsust

Taivo Varik toob välja, et tänu muutuvpalga arvestamise automatiseerimisele saavad nad Scania Balticsis palgaarvestuse senisest efektiivsemaks muuta.

„Kui täna on meil palgaarvestusega seotud 4-5 inimest, palka arvutatakse Excelis ja andmed tuleb pärast mitu korda üle kontrollida, siis eesmärk on see, et tulevikuks käiks kogu palgaarvestuse protsess ilma käsitööta,“ ütleb ta.

Uus lahendus tõstab läbipaistvust ka töötajate jaoks. Kui varem nägid tehnikud oma palgainfot palgalipikult, siis nüüd saavad nad palga kujunemist vaadata Power BI aruandest.

„Scania Baltics on hea näide sellest, et kui klient teab, mida ta tahab, siis on suurepäraseid tulemusi võimalik saavutada ka suhteliselt lühikese aja ja ressursikuluga,“ ütleb Taavo Akk, OIXIO ärianalüütika konsultant.

Power BI võimaldab asendada keerukad Exceli tabelid automaatselt genereeritavate raportitega. Sarnase lahenduse loomine Power BI ja Power Apps baasil võtab aega ca 4 nädalat ja lahenduse kasutuselevõtmiseks ei pea olemasolevat majandustarkvara välja vahetama.

Vii palgaarvestus Excelist välja

Paljudes ettevõtetes on kasutusel keerukad boonussüsteemid ja lisaks põhipalgale ka muutuvpalk, mida arvutatakse igakuiselt Excelis. Käsitsi palgaarvestus võtab palju aega, seda isegi siis, kui ettevõttes on vaid 10 töötajat.

Kui soovid oma ettevõtte palgaarvestust kiiremaks muuta, siis võta meiega ühendust ja aitame sul leida lahendused, kuidas palgaarvestust automatiseerida. Viime läbi ka praktilisi töötubasid, mille raames aitame välja selgitada, millistest sammudest on sinu ettevõttel kõige mõistlikum digitaliseerimise teekonda alustada.

Hannes Rosenberg

Linkedin

Müügi- ja turundusdirektor