Eesti suurim piimatootmisfarm Väätsa Agro kasutab kaasaegset juhtimisaruandlust
- Esialgne soov:
Soov oli vähendada andmete korduvsisestamist ja luua automatiseeritud aruandlus, mis kuvab andmeid ja on liidestatud majandustarkvaraga. - Eesmärk:
Juhtimisaruandluslahenduse väljatöötamine
Juhtimisaruanne võimaldab mugavat eelarvestamist - Eripära:
Põllumajanduslikud aruanded - Suurim väärtus:
Andmed on nüüd vaadeldavad visuaalsel graafikul.
Lahendusse saab liita ka teised kontserni ettevõtted
_______________________________________________________________
Trigon Capital gruppi kuuluv Eesti suurim piimatootmisfarm Väätsa Agro on viimased poolteist aastat töötanud selle nimel, et viia juhtimisaruandlus ja eelarvestamine Excelist Power BI-sse. Pärast edukat juurutamist võttis ettevõte omal käel sama lahenduse kasutusele ka kontserni teises ettevõttes, Kaiu LT-s.
Väätsa Agro on üks Eesti suurimaid piimatootmisettevõtteid, kus töötab ligi 100 inimest. Ettevõte tegeleb nii piimatootmise kui teraviljakasvatusega. 3500-pealise põhikarja kõrval on farmis ka 1800-pealine noorkari. 2024. aastal toodeti Väätsa Agros 35,4 miljonit kilogrammi väljalüpsi, millest enamik müüdi kombinaati. Kui varasemalt kasutati prognooside tegemiseks ja juhtimisaruannete koostamiseks keerukaid Exceli tabeleid, siis nüüd liiguti OIXIO toel automatiseeritud aruandluse suunas. Koostöös OIXIO ärianalüütika tiimiga loodi lahendus, mis viis aruandluse ja eelarvestamise Power BI platvormile.
Excel on täpne, kuid inimlike vigade risk on suur
Väätsa Agro finantskontrolleri Viktoria Rozanova sõnul oli ettevõtte juhtimisaruandlus ka varasemalt hästi läbimõeldud, kuid kogu süsteem toetus keerukale ja paljude vahelehtedega Excelile.
Soov oli vähendada andmete korduvsisestamist ja luua automatiseeritud aruandlus, mis kuvab andmeid ja on liidestatud majandustarkvaraga.
“Exceli peamine murekoht on inimlike vigade risk, mida tahtsime vähendada. Laiem eesmärk oli see, et inimesed kulutaksid vähem aega andmete kokkupanekule ja paneks rohkem rõhku analüüsimisele. Loodame, et tänu uuele lahendusele on tulevikus meie raamatupidajatel vähem käsitööd,” selgitab Rozanova
Vajaduse kaardistamine algas töötubadega
Juhtimisaruandluslahenduse väljatöötamine algas 2024. aasta alguses ettevalmistavate töötubadega, kus OIXIO konsultantide abil kaardistati aruandluse vajadused ja olemasolevad andmeallikad.
Töötubade eesmärk oli jõuda arusaamani:
- milliseid aruandeid Väätsa Agro vajab
- milline lahendus piimatootmise ja teravilja ettevõttele sobib
- kuidas peaks Väätsa Agro oma andmeid kohandama, et neid oleks võimalik automaatselt töödelda.
Lisaks klassikalistele juhtimisaruannetele on põllumajanduses tarvis spetsiifilisi aruandeid, mis kajastavad näiteks loomade liikumist, tootmismahtu, saagikust ja sööda kasutust.
Finantsosakonnas töötav ja projektis peakasutaja rolli täitnud Laura Maasik toob välja, et nad olid juba enne OIXIO-ga koostöö alustamist jõudnud teadmisele, et soovivad Excelist automatiseeritud lahendusele üle minna.
“Kuna meie ettevõttes ei ole eraldi arendusosakonda, siis teadsime, et vajame välist abi, et aruandlust automatiseerida. Kaalusime erinevaid teenusepakkujaid, mis lõpuks viis meid Power BI ja OIXIO-ni. Juurutusprotsess kujunes küll pool aastat pikemaks, ent kui me oleks proovinud ise sarnast lahendust välja töötada, siis oleks tulnud ilmselt veel rohkem tagasilööke ja venimist,“ tõdeb Maasik.
Põllumajandusettevõtte aruandluse eripärad
Töö käigus loodi Väätsa Agrole üle 10 erineva juhtimisaruande, mille seas on ka põllumajanduslikud aruanded:
- söödad
- omatoodang
- saak
- loomade liikumine
- külviplaan
- kindlustused
- põhinäitajad jne.
Andmed jõuavad Power BI-sse erinevatest allikatest, sealhulgas ERP-ist, eelarvelahendusest ja Exceli tabelitest.
Põllumajanduses tuleb jälgida eri tüüpi näitajaid. Näiteks tuleb loomade kohta arvestada nii pea- kui kilogrammipõhiseid näitajaid. Aruannetes oli vaja kajastada naturaalühikuid, finantsandmeid ja omavahelisi arvutusi, samuti alg- ja lõppsaldosid ning keskmisi, mida peab saama võrrelda eelmise aastaga.
Väljakutse seisnes selles, kuidas viia keerukas Exceli valemistruktuur üle Power BI keskkonda ja panna andmed automaatselt liikuma Smart Accounts majandustarkvara ja Power BI vahel. Lisaks tuli tegeleda tehniliste keerukustega, kuidas Excelis olevad valemid teha ümber dünaamilisteks mõõdikuteks. Näiteks sooviti samas tulbas kuvada nii koguseid, summasid kui ka alg- ja lõppsaldosid, mida ei saa lihtsalt kuude lõikes kokku liita.
OIXIO aruandluslahendus võimaldab ka eelarvestamist
OIXIO juhtimisaruandluse lahendus sisaldab ka eelarvestamise moodulit, mis võimaldab importida ja koostada eelarveid pilvepõhises keskkonnas. See vähendab topelttööd ja võimaldab koostada valdkonnapõhiseid alameelarveid, millest kokku moodustub koondeelarve, mille vastu võrreldakse tegelikke tulemusi.
Viktoria Rozanova toob välja, et tänu uuele lahendusele saavad nad nüüd reaalajas tegelikke näitajaid prognoosidega võrrelda. Samuti saab igakuiselt analüüsida trende ja jälgida ajaloolisi liikumisi.
“Hetkel on meil eelarve veel paralleelselt Excelis, kuid peagi hakkame katsetama eelarvestamist Power BI-s, mil alustame uue aasta eelarve koostamist,” ütleb Rozanova.
Suurim väärtus on visuaalsed graafikud
Rozanova sõnul on suurim väärtus see, et andmed on nüüd vaadeldavad visuaalsel graafikul.
„Näiteks saame vaadata söötade kulusid ja nende muutumist ajas. Kui kulu tõuseb, saavad farmijuhatajad kiiresti analüüsida, millest hüpe tekkis. Selline analüüsivõimalus meile väga meeldib,“ ütleb ta.
Koostöö OIXIO-ga jätkub ka pärast lahenduse kasutuselevõttu.
„Oleme rahul, et OIXIO suudab mõelda standardist kaugemale ja oskab arvestada ka põllumajanduse eripäradega. Kõige keerulisem oli aruannete osa, mis puudutas saaki ja sööta, kuid OIXIO sai sellega suurepäraselt hakkama,“ kinnitab Viktoria Rozanova.
Hetkel arendab Väätsa Agro oma jõududega samas süsteemis rahavoogude aruannet. „Usun, et meil on vedanud, et meie kontoris on inimene, kes tunneb programmeerimist. Tänu Laura Maasikule ja OIXIO suunamisele suutsime valmis teha vajaliku aruande,“ ütleb Rozanova.
Lahendusse saab liita ka teised kontserni ettevõtted
Väätsa Agro kogemus näitab, et kui lahendus on ühes ettevõttes juurutatud, saab seda edukalt üle kanda ka teistesse kontserni ettevõtetesse.
„Lisaks Väätsa Agrole integreerisime sama lahenduse iseseisvalt teise Trigon Capital gruppi kuuluvasse ettevõttesse, Kaiu LT-sse. Ise otsast peale arhitektuurilist lahendust ei oleks me osanud teha, kuid kui üks ettevõte on ees, on seda kontserni sees lihtne ka teistes ettevõtetes kasutusele võtta,“ ütleb Laura Maasik.
Hetkel kasutavad Väätsa Agros ja Kaiu LT-s Power BI aruandeid eelkõige finantsinimesed, kuid tulevikus on plaanis, et selle võtaks igapäevasesse kasutusse ka agronoomid ja loomakasvatusjuhid.
Viktoria Rozanova soovitab BI lahendust juurutades kaasata võimalikult palju inimesi.
„Soovitan kohe algusfaasis kaasata inimesed, kes hiljem hakkavad tarkvara kasutama, sealhulgas raamatupidajad. Nii saavad töötajad väljendada oma ootusi ja samas saada vastuseid selle kohta, kuidas tarkvara toimib, milliseid aruandeid sealt näeb ja milliseid andmeid selleks on vaja, et lahendus püsti panna,“ ütleb ta.
OIXIO aruandlusportaal toob andmed kätte
OIXIO ärianalüütika lahendused pakuvad automatiseeritud juhtimisaruandlust, mis teeb majandustulemused nähtavaks ja aitab mõista, kuidas ettevõttel tegelikult läheb. Lahendus koosneb erinevatest komponentidest, milleks on finantsaruandlus, eelarvestamine, kulude jagamine ning tööjõu aruandlus.
Kõik need seob tervikuks aruandlusportaal ReportÄpp, mis loob kasutajatele keskse ligipääsu läbi veebibrauseri, võimaldades kogu vajaliku info kiiresti üles leida.
Andmed uuenevad automaatselt ning neid saab vaadelda nii detailsel tasemel kui ka visuaalsel graafikul.
Excel on hea tööriist kiireks arvutamiseks ja analüüsimiseks, kuid kui andmemahud kasvavad, failid on ühiskasutuses ja näitajad on omavahel ristsõltuvuses, siis suureneb hüppeliselt vigade risk ja Excel ei pruugi enam anda täpset infot, mis on vajalik andmepõhiste otsuste tegemiseks.
Põllumajanduses, kus otsused sõltuvad sadadest muutujatest, alates sööda hinnast kuni saagikuse ja toetusteni, pakub Power BI tunduvalt paremat võimalust näha tervikpilti ja teha selle põhjal targemaid juhtimisotsuseid.
Kui oled valmis Excelist edasi liikuma ja soovid panna oma andmed ettevõtte kasuks tööle, siis tutvu OIXIO BI lahendustega.
Võta ühendust ja küsi lisa
Stig Granlund
Linkedin