SharePointi korrastamine: eeldus turvaliseks AI kasutuseks ja nutikaks koostööks.
2025 aasta kevad tõi SharePointi maailma murrangulisi uuendusi. Microsofti M365 Community Conference’il Las Vegases esitles ettevõte SharePointi kui AI-ajastu selgroogu – platvormi, mis ei ole enam ainult dokumentide hoidla, vaid intelligentne koostöö-, automatiseerimis- ja info halduskeskkond.
Uued funktsioonid, on loonud täiesti uue standardi sisuhaldusele ja tehisintellekti rakendamisele:
- SharePoint Agents,
- Knowledge Agent,
- AI Autofill, SharePoint Embedded ja
- Advanced Management (SAM)
Need uuendused on strateegilised tööriistad, mis aitavad organisatsioonidel liikuda nutikama, turvalisema ja automatiseerituma töökorralduse suunas. Kuid selleks, et AI saaks SharePointis tõhusalt toimida, peab keskkond olema korras, struktureeritud ja turvatud. Just siin tuleb mängu OIXIO Advisory – teie partner SharePointi korrastamisel ja AI-valmiduse saavutamisel.
Murrangulised uuendused Microsoftilt
Microsoft on teinud SharePointi arenduses selge pöördepunkti. Kui varem oli see tuntud eelkõige kui dokumentide hoidmise ja jagamise platvorm, siis nüüd on sellest kujunenud nutikas tööruum, mis ühendab sisuhalduse, koostöö ja tehisintellekti võimalused ühtseks tervikuks. Uued funktsioonid ei täienda lihtsalt olemasolevat – need muudavad seda, kuidas organisatsioonid oma teadmisi loovad, haldavad ja kasutavad.
Tänu tehisintellekti integreerimisele on SharePointist saanud keskkond, kus sisu ei pea enam käsitsi otsima, kategoriseerima ega analüüsima. Selle asemel saavad AI agendid teha seda automaatselt, pakkudes kiireid vastuseid, soovitusi ja ülevaateid.
SharePoint on osa organisatsiooni strateegilisest teadmiste võrgustikust.
Allpool on toodud olulisemad uuendused, mis kujundavad SharePointi kasutuskogemust ja avavad uusi võimalusi neile, kes soovivad rakendada AI-d sisuhalduses ja töövoogudes:
- SharePoint Agents – virtuaalsed abilised, kes oskavad vastata küsimustele, koostada kokkuvõtteid ja soovitada tegevusi, lähtudes konkreetse saidi sisust. Iga meeskond saab omaenda teadmuste halduri.
- Knowledge Agent – kureerib sisu, rikastab dokumente metaandmetega ja loob AI-le vajaliku konteksti, et vastused oleksid täpsed ja usaldusväärsed.
- AI Autofill – metaandmete automaatne täitmine. See muudab sisu AI-le loetavaks ja struktureerituks, vähendades käsitsi sisestamise vajadust.
- SharePoint Embedded Agents – võimaldavad AI-l töötada ka kolmandate osapoolte rakendustes, näiteks ERP-süsteemides või partnerportaalides.
- SharePoint eSignature – dokumentide allkirjastamine otse Wordist või SharePointist, ilma printimiseta. Kiirendab protsesse ja vähendab paberi kasutust.
- Advanced Management (SAM) – turvamoodul, mis võimaldab piirata ligipääsu Entra turvagruppide kaudu, rakendada Restricted Access Control poliitikat ja jälgida agentide kasutust Copilot Analytics Dashboardi kaudu.
- Copilot Studio integratsioon – võimaldab luua organisatsioonipõhiseid agente ja töövooge, mis arvestavad konkreetseid vajadusi, protsesse ja keelekasutust.
Enamlevinud vead SharePointi halduses – mis takistab nutikat koostööd ja AI kasutust?
Kuigi SharePoint on paljude organisatsioonide igapäevane tööriist, esineb selle halduses tihti vigu, mis takistavad platvormi täieliku potentsiaali rakendamist:
- Failide salvestamine ilma metaandmeteta: metaandmed on failide identiteet. Ilma nendeta ei suuda AI sisu mõista ega töödelda.
- Teamsi failide haldamatus ja segadus: Teamsi failid salvestuvad SharePointi, kuid kui struktuur on juhuslik, tekib killustatus ja segadus õigustes.
- Õiguste määramine üksikfailidele: failipõhine jagamine tekitab turvariske ja halduskoormust. Õigused peaks määrama saidi või teegi tasemel.
- Vanade saitide ja sisu mittearhiveerimine: aegunud sisu segab otsingut ja moonutab AI analüüsi. Arhiveerimine on hädavajalik.
- Versioonihalduse ja säilituspoliitika puudumine: ilma selgete reegliteta võivad olulised dokumendid kaduda või neid hoitakse liiga kaua, mis rikub andmekaitse põhimõtteid.
AI agendid: uus töökaaslane SharePointis
Tehisintellekti agendid SharePointis on kujunemas oluliseks osaks organisatsioonide igapäevatöös. Need AI agendid suudavad vastata küsimustele, koostada kokkuvõtteid, soovitada tegevusi ja automatiseerida töövooge – kõik lähtudes konkreetsest saidist või dokumendikogust.
Sellised agendid on kasulikud valdkonnaüleselt – olgu tegemist tootmise, hariduse, tervishoiu, avaliku sektori või teenindusega. Näiteks soovitame agenti kasutada:
- personaliosakonnas töökorralduse ja ohutusjuhiste jagamiseks;
- projektijuhtimises dokumentatsiooni koondamiseks ja hetkeseisu ülevaadete loomiseks;
- klienditeeninduses teenuseprotseduuride ja juhendite kiireks leidmiseks;
- compliance-osakonnas vastavusnõuete jälgimiseks ja dokumentide halduseks.
Kas Sinu ettevõttes SharePoint toetab AI-d või takistab seda?
SharePointi korrastamine on strateegiline investeering organisatsiooni tulevikku. OIXIO Advisory aitab teil luua keskkonna, kus AI saab töötada turvaliselt, tõhusalt ja nutikalt.
OIXIO Advisory aitab luua sulle AI agendi:
- aitame määratleda, millist agenti just Sinu ettevõte vajab;
- loome agendi Copilot Studio kaudu ja tagame äriklassi turvalisuse;
- integreerime AI agendi SharePointi ja Teamsi;
- tagame, et AI agent töötab turvalises ja korrastatud keskkonnas.
Telli koolitusi, kus õpetame, kuidas luua ja hallata AI agente, milliseid metaandmeid ja sisutüüpe kasutada ning kuidas tagada, et agentide vastused oleksid täpsed ja usaldusväärsed.
SharePoint seadistamine AI rakendamiseks — OIXIO
Võta ühendust ja küsi lisa
Jürgo Bolitšenko
Linkedin