Projekt sai alguse praktilisest probleemist: igapäevased äriprotsessid olid ebaefektiivsed, kuna paljud ettevõtted pidid pangatehinguid, dokumentide allkirjastamist ning riigile vajalike andmete esitamist tegema väljaspool oma põhisüsteeme käsitsi. Microsoft Dynamics 365 (ERP) standardversioon sisaldab küll teatud riigispetsiifilisi funktsioone, kuid mitte kõiki väikeriikide erilahendusi. Seetõttu pidid kasutajad antud toiminguid tegema käsitsi – andmeid süsteemist eksportides ja seejärel pankade või riigi portaalidesse sisestades. See protsess oli ajamahukas, nõudis palju inimressurssi ning suurendas eksimisvõimalust.
EIS-i digitoetuste programm andis siin võimaluse lahenduste loomiseks – selle raames sai katta kuni 50% digitaliseerimisega seotud investeeringutest. OIXIO Digital kasutas seda võimalust ning asus koostöös EIS-iga probleemi lahendama. Projekti eesmärgiks seati ettevõtete käsitöö vähendamine läbi digitaliseerimise: arendada vajalikud moodulid Dynamics 365 kasutajatele, mis automatiseerivad andmevahetuse pankadega, võimaldavad elektroonilist allkirjastamist ning tagavad automaatse andmevahetuse riiklike registritega. EIS usaldas meie visiooni ning toetas projekti (toetussumma ~92 000 €) programmi “Reaalajamajanduse lahenduste piloteerimine” raames.
Professionaalne partnerlus oli edu võti: EIS tagas rahalise ja strateegilise toe, OIXIO Digital panustas oma 25-aastase Dynamicsi projektide kogemuse ja valdkonna ekspertidega. Koostöö tulemusel loodi kolm omavahel seotud funktsionaalsust nii panganduse, digiallkirjastamise kui ka andmevahetus riigiga valdkonnas, täites seeläbi toetusmeetme eesmärki arendada uuenduslikke reaalajamajanduse lahendusi, mis loovad ettevõtetele reaalset lisaväärtust.
Kolm uut moodulit Dynamics 365 lahenduses
Koostöö tulemusel sündis Dynamics 365 Finance & Operations ning Business Central platvormile täiendavate moodulite komplekt, mis lahendasid kirjeldatud kitsaskohad. OIXIO Digitali meeskond töötas välja 3 omavahel integreeritud moodulit – pangaliides, digitaalne autentimine ja allkirjastamine ning riikliku andmevahetuse liidese lahenduse. Kõik moodulid on disainitud nii, et täiendada olemasolevat ERP-süsteemi vähese ressursikuluga ning neid saab vajadusel kasutada eraldiseisvalt või koos. Oluline on märkida, et lahendused töötati välja üldkasutatavalt – näiteks pangaliidest ja digiallkirjastamise moodulit saavad kasutada kõik Balti riikide ettevõtted, kes kasutavad Dynamics 365, mitte ainult ühe konkreetse kliendi vajadusteks. See laiapõhjalisus eristab OIXIO lähenemist: fookuses polnud üksnes ühe organisatsiooni probleem, vaid laiema kasutajaskonna vajadused terves regioonis.
1. Baltikumi pangaliides: reaalajas finantsandmete liikumine
Väljakutse
Ettevõtete finantsosakonnad kulutasid märkimisväärselt aega maksete käsitsi töötlemisele ja pangakonto väljavõtete kogumisele eri pankadest. Kuna Baltikumi turul tegutsetakse tihti mitme pangaga (nt Swedbank, SEB, LHV, Coop Pank, Luminor), tuli raamatupidajatel liikuda süsteemist välja iga panga keskkonda eraldi, mis oli tülikas.
Lahendus
Välja töötati Dynamics 365 pangaliidese moodul Baltikumi pankade tarbeks. See moodul ühendab ERP-süsteemi otse pankadega, võimaldades andmeid automaatselt pärida, saata ja töödelda üle turvalise ühenduse. Praktiliselt tähendab see, et maksekorraldused liiguvad nüüd otse süsteemist panka ning panga kinnitus ja kontoinfo liiguvad tagasi ERP-i, ilma et kasutaja peaks vahepeal faile importima/eksportima või veebiportaale külastama.
Näiteks saab pearaamatupidaja hommikul ühe nupuvajutusega laadida kõigi ettevõtte kontode värsked väljavõtted ERP-i ning samas keskkonnas kinnitada ja välja saata maksed faili asemel läbi otseühenduse. Liides hoolitseb, et andmevormingud sobiksid iga pangaga ning et info liiguks reaalajas.
Kasu
✔️Automaatne pangaliides vabastab raamatupidajate tööaega rutiinsetest toimingutest ja kaotab topeltsisestamise vajaduse.
✔️Finantsandmed on süsteemis alati ajakohased, mis annab juhtkonnale reaalajas ülevaate rahavoogudest.
✔️Paraneb andmete täpsus – kuna käsitsi andmesisestust pole, on vähem inimlikke vigu.
✔️Kuna lahendus on ühtne üle Balti riikide, lihtsustab see ka piiriülese äritegevusega ettevõtete tegevust.
2. OIXIO DigiSign: digitaalne autentimine ja allkirjastamine
Väljakutse
Ettevõtete juhid puutusid tihti kokku olukorraga, kus lepingud, aktid ja muud dokumendid tuli allkirjastada kas paberil või eraldi digiallkirjastamise rakendustes. See tähendas dokumentide väljatrükki või PDF-ide saatmist e-postiga, allkirjade kogumist ning allkirjastatud failid käsitsi tagasi ERP-i või arhiivi laadimist. Tegemist oli aeganõudva protsessiga, mille toimingute hetkeseisu kohta puudus kasutajatel ülevaade.
Lahendus
OIXIO Digital arendas välja digitaalse autentimise ja allkirjastamise mooduli OIXIO DigiSign, mis võimaldab Smart-ID-ga (tulevikus ka ID-kaardi ja Mobiil-ID-ga) autentida kasutajaid ning anda dokumentidele kvalifitseeritud digiallkirju otse Dynamics 365 keskkonnas. DigiSign on integreeritud ettevõtte äriprotsessidega ning Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations lahenduses on võimalik töölepinguid digitaalselt allkirjastada ehk töötaja saab oma ID-vahendiga turvaliselt süsteemi siseneda ja allkirjastada lepingud samas keskkonnas. Allkirjastatud dokumendid säilitatakse automaatselt Dynamics 365 dokumendihalduses, seega on need alati kättesaadavad ja seotud vastavate dokumendi kirjetega. Vajadusel saab allkirjastatud faili otse süsteemist edasi saata – kas läbi teiste digitaalsete kanalite (näiteks pangaliidese või e-arve operaatorite) või e-postiga. See tagab, et kogu dokumendi elutsükkel alates koostamisest kuni allkirjastamise ja edastamiseni toimub ühes sujuvas töövoos.
Kasu
✔️Uus allkirjastamise lahendus muudab organisatsiooni täielikult paberivabaks.
✔️Lepingute, aktide ja muude dokumentide allkirjastamine toimub oluliselt kiiremini – pole vaja korraldada füüsilisi kohtumisi allkirjastamiseks ega hallata skaneeritud faile.
✔️Kõik digiallkirjad vastavad juriidilistele nõuetele ning on turvalised, kuna kasutatakse riiklikult tunnustatud autentimisvahendeid.
✔️Protsessid on läbipaistvamad: süsteemist on näha, kellel on dokument allkirjastada, ning automaatsed meeldetuletused tagavad, et miski ei jää seisma.
✔️OIXIO DigiSign tugevdab ettevõtte digiidentiteeti – töötajad ja partnerid saavad end turvaliselt tuvastada ja allkirjastada ilma kolmandate rakendusteta, mis ühtlasi parandab kasutajakogemust. IT-spetsialistide jaoks on samuti oluline, et lahendus ühildub olemasoleva infrastruktuuriga (nt dokumendihaldus, Microsoft SharePoint jms), lihtsustades juurutust ja vähendades vajadust eraldi allkirjastamisteenuste järele.
3. Automaatne andmevahetus riigiga
Väljakutse
Iga ettevõte peab täitma hulganisti kohustuslikke aruandeid ja toiminguid riigiasutustega. Näiteks uue töötaja registreerimine TÖR-is (Töötamise register), igakuise maksudeklaratsiooni (TSD) esitamine Maksu- ja Tolliametile, käibedeklaratsioonide (KMD) saatmine, jms. Seni tähendas see, et vastutav töötaja logis ERP-st välja, suundus vastavasse riigi e-keskkonda ning sisestas käsitsi või importis failina andmed iga kord eraldi. See lõhestas töövoo ja nõudis topeltandmete haldamist. Eriti suur koormus oli see raamatupidajatele ja personaliosakonnale, kelle ülesannete hulka need kuuluvad.
Lahendus
Projekti käigus loodi automaatne andmevahetuse moodul riigiga, mis võimaldab Dynamics 365 süsteemist otse suhelda vajalike riiklike teenustega. Moodul lisas süsteemile liidestused TÖR-iga ning Maksu- ja Tolliametiga, võimaldades edastada nõutud andmed otse ERP-st ilma käsitsi vaheetappideta. Raamatupidajad saavad nüüd saata igakuise TSD deklaratsiooni otse Dynamics 365-st Maksu- ja Tolliametile – süsteem koostab vajaliku andmefaili ning edastab selle vastava ametliku liidese kaudu. Samamoodi liigub ka käibedeklaratsioon (KMD) automaatselt ERP-st maksuametisse.
Moodul on loodud paindlikult ja laiendatavaks, võimaldades tulevikus lisada uusi integratsioone ka teiste registrite või asutustega. Näiteks on arhitektuur valmis täiendusteks, mis võimaldaksid automaatset andmevahetust Tervisekassa või Statistikaameti teenustega, juhul kui ettevõttel tekib vajadus edastada haiguslehtede andmeid või statistilist aruandlust masinloetaval kujul. Kõik andmete edastused toimuvad turvaliselt ning vastavad riiklikele tehnilistele nõuetele – Dynamics 365 hoolitseb andmete õige struktuuri ja kontrolli eest ning kasutatavad liidesed tagavad usaldusväärse andmevahetuse.
Kasu
✔️Automaatne andmevahetus riigiga vähendab oluliselt halduskoormust.
✔️Personalitöötajad ja raamatupidajad ei pea enam sisestama samu andmeid kaks korda erinevates süsteemides – info liigub sisestamisel sinna, kuhu vaja.
✔️See kiirendab aruandlust ja tagab, et ettevõtte andmed riiklikus süsteemis on alati ajakohased (nt uus töötaja on registris kohe nähtav, deklaratsioon esitatud tähtajaks).
✔️Samuti annab see juhtidele kindlustunde, et õiguslikud kohustused (nagu maksuaruanded) on täidetud korrektselt ja õigeaegselt. IT-vaatest on suureks väärtuseks ka andmete ühtsus – ERP on keskne tõepunkt (single source of truth), kust vajalikud andmed liiguvad välja standardsete kanalite kaudu.
✔️See parandab andmete kvaliteeti ja loob eelduse edaspidiseks andmepõhiseks äritegevuseks (nt kui riik hakkab pakkuma tagasisideteenuseid ettevõtetele, on baasandmed juba masinloetavalt olemas).
✔️Ühtlasi toetab lahendus laiemat reaalajamajanduse visiooni, kus äritehingud ja aruandlus toimuvad minimaalse viitega või ilma viivituseta.
Tulemuseks efektiivsus ja lisaväärtus avalikule sektorile
Koostöö OIXIO Digitali ja EIS-i vahel tõi märgatava efektiivsuse kasvu. Kõigi kolme uue lahenduse ühiseks nimetajaks on käsitöö oluline vähenemine – protsessid, mis varem nõudsid palju aeganõudvat tööd, toimuvad nüüd automaatselt ja taustal. Kõik see tähendab, et personaliosakond saab keskenduda inimestele, mitte registriportaali täitmisele; finantsosakond saab tegeleda analüüsi ja kontrolliga, mitte failide liigutamisega.
Tehtud on suur samm avaliku sektori digipöörde suunas ka laiemalt. Kui ettevõtjad võtavad omaks uued mugavad lahendused riigiga suhtlemiseks, siis suureneb ka riigi jaoks andmete täpsus, terviklus ja kättesaadavus. Näiteks TÖRi laekuvad andmed on nüüd täielikumad ja koheselt olemas, maksudeklaratsioonid esitatud õigeaegselt – see kõik toetab riigi võimekust operatiivselt otsuseid teha ning vähendab ametnike töökoormust pikaajalises plaanis. EIS-i toetusprogrammi tingimustes rõhutati ka vajadust, et projekt pakuks lisaväärtust ja looks võimalusi uute teenuste tekkeks. See eesmärk sai samuti täidetud: valminud lahendused on skaleeruvad ja avatud uutele funktsionaalsustele. Kui tulevikus luuakse uusi e-riigi teenuseid (näiteks uued x-tee teenused või laienevad e-arvete nõuded), on OIXIO välja töötatud platvorm valmis neid kiiresti integreerima – luues nii võimaluse uuteks innovatiivseteks toodeteks ja teenusteks.
Oluline on märkida, et lahenduste mõju ei piirdu ühe organisatsiooniga. Moodulid on avaldatud Microsoft AppSource’i keskkonnas ning seeläbi kättesaadavad kõigile Microsoft Dynamics 365 kasutajatele. Oleme planeerinud nende lahenduste kasutuselevõttu vähemalt 150 kliendi portfellis üle Eesti, Läti ja Leedu. Aktiivne koostöö on käimas mitmete ettevõtetega Baltikumis, et viia need uued võimalused laiemalt kasutusse, mis tähendab omakorda, et projekti mõju skaleerub.
Kokkuvõte: enesekindel samm digipöörde suunas
OIXIO Digitali ja EIS-i koostööprojekt on tõestust sellest, et Eesti avaliku sektori ja ettevõtete koostöös saab digipööret edukalt ellu viia. Professionaalne partnerlus – EIS strateegilise toetaja ning OIXIO Digital teostajana – tagas, et idee formuleerus kiiresti reaalseks tulemuseks (projekt kestis vaid 11 kuud alates 2024 aasta lõpust kuni 2025 detsembrini). Tõestasime end usaldusväärse ja kompetentse partnerina: tänu pikaajalisele kogemusele Microsofti lahendustega suudeti isegi maailma mastaabis unikaalsed lahendused luua regioonis spetsiifiliste vajaduste katteks. EIS-i toetus aitas maandada riske ja kiirendada arendust – see on klassikaline win-win näide, kus avalik ressurss katalüüsib innovatsiooni, millest võidavad paljud.
Lõpptulemusena on Eesti ettevõtetel nüüd praktiline võimalus astuda järgmine samm oma digitaliseerimise teekonnal: vähem käsitsi rutiini, rohkem reaalajas infot ja sidusust riigiga. See projekt on osa suuremast visioonist, kus Eesti on endiselt eesrindlik digiriik, kus avaliku ja erasektori piirid infosüsteemide tasandil hägustuvad – andmed liiguvad vabalt ja turvaliselt sinna, kuhu vaja. OIXIO Digital on uhke oma rolli üle selles teekonnas ning jätkab samasuguse selguse, kliendikesksuse ja enesekindlusega ka edaspidi, tuues klientideni lahendusi, mis muudavad nende töö lihtsamaks.
Koostöös peitub jõud – antud juhul oli koostöö EIS-ga just see, mis andis tõuke innovatsioonile, millest võidavad nii ettevõtted kui ka avalik sektor tervikuna. Digipöörde toetus ei ole pelgalt rahaline abi, vaid usaldus, et ettevõtted suudavad luua midagi uut ja väärtuslikku. OIXIO Digital õigustas seda usaldust täiel määral, tuues turule lahendused, mis on selged ja kõigile arusaadavad, kuid samas tehnoloogiliselt tipptasemel. See edulugu julgustab ka teisi organisatsioone sarnaseid samme astuma – digitaalne tulevik on käeulatuses, kui kasutada ära olemasolevaid toetusvõimalusi ja teha koostööd kogenud partneritega.
Kui soovid rohkem infot, kuidas saaksime Sinu ettevõtete digitaliseerimise teekonnal toetada, siis võta meiega julgelt ühendust!
Võta ühendust ja küsi lisa
Hannes Rosenberg
Linkedin