Onboarding protsessi automatiseerimine
Uute töötajate töölevõtmine on paljudes ettevõtetes keeruline ja töömahukas protsess, kuhu on kaasatud mitu erinevat osakonda. Selleks, et kõik tegevused saaksid tehtud õigeaegselt, tasub uute töötajate lisandumisega seotud korduvad ülesanded automatiseerida, seda eriti juhul, kui neid tehakse täna veel paberil või Excelis. Üks hea võimalus selleks on Microsoft Power Automate – tööriist, mille abil saab luua automatiseeritud töövoogusid, mis aitab tagada, et kõik vajalikud ettevalmistused saavad enne uue töötaja tulekut tehtud.
Mis on Power Automate?
Power Automate on Microsofti pilvepõhine teenus, mis võimaldab kasutajatel automatiseerida korduvaid ülesandeid ja töövoogusid, ühendades erinevaid rakendusi ja teenuseid. See on osa Microsofti Power Platformist, kuhu kuuluvad ka Power Apps, Power BI, Power Pages ja Copilot Studio.
Power Automate’i abil saavad kasutajad luua automatiseeritud töövoogusid lihtsal „drag & drop“ meetodil, ilma programmeerimisoskusi omamata. Töövoo loomist ei pea alustama nullist – saadaval on tuhandeid eelseadistatud malle, millest on hea alustada, et tööriistaga lähemalt tuttavaks saada.
Alles hiljuti lisandus Power Automate keskkonda Copilot, mille abil saab töövooge luua vabas vormis tekstilise kirjelduse alusel. Tehisintellekt on abiks ka vigade tuvastamisel ja nende kõrvaldamisel.
Sujuv integratsioon 1000+ tarkvara ja teenusega
Lisaks lihtsusele on Power Automate’i eeliseks see, et tööriist toetab paljusid ärikriitilisi integratsioone ja pakub laia valikut ühendusi nii Microsofti kui ka kolmandate osapoolte teenustega.
Ainuüksi tänase seisuga on Power Automate’i võimalik liidestada juba rohkem kui tuhande tarkvara ja teenusega, nende seas on ka SharePoint, Dynamics365, Teams, Google Drive jne.
The Total Economic Impact™ of Microsoft Power Automate, a commissioned study conducted by Forrester Consulting on behalf of Microsoft, July 2024. Data reflects the three-year benefits of adopting Power Automate for a composite organization.
Vabasta personalispetsialistide tööaega
Meie kogemusel on paljudes ettevõtetes jätkuvalt personalispetsialisti peamisteks töövahenditeks paber ja pliiats või Exceli tabel, millele pääseb ligi vaid üks inimene. Tabelite täitmine ja ülesannete staatuste jälgimine on aga manuaalne protsess, mis võtab palju aega. Nii kulub personalispetsialisti tööaeg sellele, et uurida, kas ühel või teisel osapoolel on ülesanne täidetud, kas varustus on tellitud, kas töövoog on kinnitatud ja kui mitte, siis kelle taga kinnitusring seisab jne.
Power Automate’i kasutamine töötajate onboardimiseks muudab protsessi tunduvalt selgemaks ja kiiremaks. Lisaks vigade ja viivituste vältimisele aitab uue töötaja tulekuga seotud töövoogude digitaliseerimine vabastada personaliosakonna väärtuslikku tööaega, et personalispetsialistid saaksid tegeleda asjadega, mis päriselt väärtust loovad – näiteks talentide värbamise, arendamise ja hoidmisega.
Forbesi andmetel kulub automatiseerimislahendusi kasutavatel personaliosakondadel 20% vähem aega administratiivseteks tegevusteks. Lisaks aitab digitaliseeritud liitumisprotsess uuel töötajal sujuvamini sisse elada. Töötaja tunneb, et ta on meeskonda oodatud ja see loob eelduse paremaks töökogemuseks.
Kuidas kiirendada uute töötajate onboardimist?
Uute töötajate onboardimisel ei ole sugugi harv olukord, kus uue töötajaga seotud infot tuleb sisestada kümnesse erinevasse süsteemi ja lisaks teha veel enam kui 35 ettevalmistavat toimingut, et panna kokku tellimused, saada vajalikud kinnitused, ette valmistada lepingud jne. Power Automate’i abil saab need ülesanded lihtsasti automatiseerida, mis aitab säästa personalitöötajate aega ja vähendada vigade tekkimise võimalust.
Onboarding tegevuste nimekiri
Sageli on uue töötaja tulekuga seotud informatsioon koos kinnituste, tellimuste ja muude vajalike kooskõlastustega kas ühe töötaja meilboksis või paberil. See raskendab arusaamist, kas vajalikud ettevalmistused uue töötaja saabumiseks on valmis või mitte.
Näide: HR onboarding süsteem paberil.
Automatiseeritud lahendused, nagu Power Automate, võimaldavad luua integreeritud ja läbipaistva onboardimise protsessi, millega on ülevaade kogu aeg olemas. Näiteks saab Power Automate’i abil luua onboarding tegevuste nimekirja, kus on välja toodud ülesanded, tähtajad ja staatused, mis võimaldab personalitöötajal jälgida, et kõik ettevalmistused oleksid uue töötaja saabumiseks tehtud.
Näide: SharePoint List > Onboarding tegevuste nimekiri: Ülesanne; staatus; tähtaeg; kommentaar
Vähenda vigade tekkimise riski
Mida rohkem on käsitsi tehtavaid ülesandeid ja andmete kopeerimist ühest süsteemist teise või paberilt süsteemi, seda rohkem tekib inimlikke eksimusi. Vigade vältimiseks on mõistlik need ülesanded kokku koguda ja üheks töövooks automatiseerida.
Automatiseeritud protsessid aitavad tagada, et midagi ei jääks kahe silma vahele ning ülesanded seoses uue töötaja tulekuga tehakse alati tähtaegselt. See suurendab andmete täpsust ja usaldusväärsust ning aitab kokku hoida aega, mis varasemalt kulus vigade parandamisele.
Keskne andmehaldus
Kui uue töötaja töölepingu kinnitamiseks on vaja mitme juhi nõusolekut, siis saadetakse tihti lepinguid edasi-tagasi e-kirja teel, mille tulemusel tekib ühest failist mitu erinevat versiooni. See tekitab segadust ja suurendab digitaalset prügi.
Power Automate võimaldab kogu dokumentatsiooni ja sisseelamisinfo salvestada ühte kesksesse kohta, näiteks SharePointi. See tagab vastutavatele isikutele kiire ja turvalise juurdepääsu ning personalitöötajatele täieliku ülevaate töötaja dokumentidest, vormidest ja koolitusmaterjalidest. Keskses süsteemis hoitavad dokumendid on alati ajakohased, mis suurendab läbipaistvust ja kiirendab tööprotsessi.
Õnnelikumad töötajad
Lisaks muudele kasulikele funktsioonidele võimaldab Power Automate töötajatele saata automaatseid teavitusi ning personaliseeritud tervitus- ja koolitusmaterjale, mis tagab sujuva ja kiire sisseelamiskogemuse. See suurendab uute töötajate rahulolu ja produktiivsust, vähendades töötajate lahkumise riski. Uued töötajad on õnnelikumad, sest tunnevad, et nad on organisatsiooni oodatud ja nad saavad kiiremini oma uude rolli sisse elada.
Praktiline näide: uue töötaja isikuandmete kogumine
Et paremini näitlikustada, kuidas Power Automate võimaldab uute töötajate onboardimise protsessi lihtsustada ja kiirendada, vaatame ühte praktilist näidet.
Enne Power Automate’i kasutuselevõttu:
- Personalispetsialist saadab uuele töötajale e-kirja koos Exceli failiga isikuandmete täitmiseks.
- Uus töötaja täidab faili ja saadab selle õigele e-posti aadressile tagasi.
- HR spetsialist kontrollib andmed üle ning sisestab need käsitsi 10+ süsteemi ja algatab vajalikud päringud/kinnitusringid.
Selline protsess on aeganõudev ja kogu info seoses tellimuste, kinnituste ja muude päringutega on laiali mööda erinevaid e-kirju, mis teeb ülevaate saamise keeruliseks.
Pärast Power Automate’i kasutuselevõttu:
- Uuele töötajate saadetakse isikuandmete edastamiseks link, mille kaudu avaneb veebileht, kuhu ta saab turvaliselt oma andmed sisestada.
- Sisestatud andmete põhjal luuakse adaptiivne kaart, mis saadetakse HR-spetsialistide MS Teams kanalisse.
- Personalispetsialist lisab samale kaardile sisemise info (töövahendite koodid, otsene juht jne).
- Kogutud info põhjal luuakse SharePointis uue töötaja onboarding tegevuste nimekiri ja saadetakse välja vajalikud tellimused, kinnituste päringud ja hiljem ka automaatsed meeldetuletused.
- Samal ajal täidab Power Automate ära töötaja töölepingu ning saadab eeltäidetud lepingu õigetele osapooltele kinnitamiseks.
Kui esimeses näites toimus kinnituste küsimine e-kirja teel ja kinnituse andmine kohvinurgas, siis pärast protsesside automatiseerimist näeb töövoog välja selline:
Power Automate’iga loodud töövoog toimib alati ettemääratud järjekorras. Pärast lepingu loomist muudab Power Automate ülesande staatust ja algatab kinnitusringi. Kui kõik osapooled on lepingu kinnitanud, märgib Power Automate käsu lõpetatuks, pärast mida läheb käima järgmine protsess jne.
Alusta personalitöö automatiseerimist juba täna
Onboarding protsesside automatiseerimisega saad säästa aega ja ressursse, vähendada vigade tekkimist, parandada uute töötajate sisseelamiskogemust ning suurendada personaliosakonna efektiivsust. Automatiseerimine tagab, et onboarding on alati sujuv ning ettevalmistavad tegevused saavad tehtud õigel ajal. See aitab luua positiivset töökultuuri ja tõsta töötajate rahulolu, muutes kogu protsessi lihtsamaks ja nauditavamaks nii uutele töötajatele kui personalitöötajatele.
Onboardimise digitaliseerimisega kasvab ka ettevõtte tootlikkus, mis on iga organisatsiooni jaoks oluline eesmärk.
Soovid rohkem infot Power Automate’i kasutusvõimaluste kohta?
Võta ühendust ja küsi lisa
Indrek Österman
Linkedin