OIXIO Digitali ja EIS-i koostöös on valminud lahendus, mis viib palga- ja personaliprotsessid täiesti uuele digitaalsele tasemele. Üheks oluliseks uuenduseks on võimalus allkirjastada personalidokumente otse meie Palga ja personali lahenduses – kiirelt, turvaliselt ja mugavalt nii töötajale kui ka personaliosakonnale.
Miks on digiallkirjastamine oluline?
Tänapäeval liigub üha enam dokumente digitaalselt – töölepingud, lisad, ametijuhendid ja muud personalidokumendid vajavad allkirjastamist, kuid traditsioonilised paberprotsessid on ajamahukad ja ebamugavad.
OIXIO DigiSign lahendus võimaldab kõiki neid dokumente allkirjastada otse Palga ja personali lahenduses, kasutades turvalisi autentimisvahendeid nagu Smart-ID, Mobiil-ID või ID-kaart. Personalitöötaja saab dokumendi ette valmistada ja allkirjastada otse süsteemis ning saata selle töötajale digitaalselt allkirjastamiseks, ilma et oleks vaja kasutada eraldi tööriistu või platvorme.
Kuidas see töötab?
Hetkel on digiallkirjastamise funktsionaalsus realiseeritud Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations’i põhises OIXIO Palga lahenduses ning toetab üksikute personalidokumentide allkirjastamist. Lahendus annab ülevaate dokumentide staatusest ning võimaldab jälgida, millises etapis allkirjastamine parasjagu on.
Tulevikuvaates on plaanis arendada palgatoodet edasi nii, et töölepinguid ja lisasid saab genereerida otse palgalahendusest eelseadistatud dokumendimallide alusel ning suunata need digitaalseks allkirjastamiseks. Samuti on kavas laiendada digiallkirjastamise võimalusi töötaja iseteenindusse ning lisada dokumentide massallkirjastamise funktsionaalsus. See loob eeldused veelgi sujuvamaks personalitööks, eriti olukordades, kus sama dokument vajab allkirjastamist suurelt hulgalt töötajatelt.
Allkirjastatud failid salvestatakse automaatselt süsteemi ning on edaspidi alati kättesaadavad ja seotud vastavate kannetega. Vajadusel saab dokumente edastada ka e-posti või teiste digitaalsete kanalite kaudu.
Kasu ettevõttele ja töötajale
✔️ Ajavõit: kogu allkirjastamise protsess toimub digitaalselt, ilma füüsiliste kohtumisteta või paberite skaneerimiseta.
✔️ Turvalisus ja usaldusväärsus: digiallkirjad vastavad kehtivatele juriidilistele nõuetele ning autentimine toimub riiklikult tunnustatud ja turvaliste vahenditega.
✔️ Läbipaistvus: hetkel pakub OIXIO Palk personaliosakonnale ülevaadet dokumentide seisust Microsoft Dynamics 365 Finance & Operationsi keskkonnas. Tulevikus on plaanis laiendada seda nähtavust ka töötaja iseteenindusse.
✔️ Paindlikkus: praegu toetab lahendus üksikute dokumentide digiallkirjastamist, näiteks töölepingute ja lisade puhul. Edasises arendustegevuses on ette nähtud ka massallkirjastamise võimalus, mis toetab laiemat hulka personaliprotsesse.
Kellele see sobib?
OIXIO DigiSign digiallkirjastamise lahendus on mõeldud ettevõtetele, kes soovivad muuta oma palga- ja personaliprotsessid paberivabaks, turvaliseks ja efektiivseks. Lahendus on universaalne ning sobib nii Eesti kui ka teiste Balti riikide organisatsioonidele, kes kasutavad Microsoft Dynamics 365 platvormi ning otsivad kaasaegseid ja skaleeritavaid digilahendusi.
Kokkuvõte
Digiallkirjastamine on oluline samm kaasaegse ja tõhusa personalitöö suunas. OIXIO Digitali ja EIS-i koostöös loodud lahendus aitab ettevõtetel säästa aega, vähendada vigade riski ning pakkuda töötajatele paremat kasutajakogemust.
Kui soovid oma ettevõtte personaliprotsesse digitaliseerida, võta meiega ühendust ja astu järgmine samm digitaalses arengus.
Võta ühendust ja küsi lisa
Hannes Rosenberg
Linkedin