Tähtis päev on lõpuks kätte jõudnud, selle päevani on viinud kuudepikkune tegusid ja ootust täis aeg – on aeg käivitamiseks! See on ka teie ERP projekti kõige ärevam ja pingelisem periood, kuigi on teatud samme, mida astudes võite leevendada riske ja stressi, mida see periood kaasa toob. Kõige olulisem on planeerida, planeerida, planeerida ja jälle planeerida. Edukal ERP käiku laskmise päeval on edu saladuseks hästi kujundatud rakenduskava.
Käivitamise päevale eelnev aeg
Käivitamise päevale eelnevatel kuudel peab toimuma palju tegevusi, mille hulgas on sellised olulised asjad nagu allpool välja toodud. Igaüks neist tuleks ettevõttega täielikult kokku leppida ja mis kõige olulisem, dokumenteerida.
Teie äri strateegia määratlemine
Millised on äri eesmärgid ja projekti meetrika, näiteks uute klientide arv nädalas, õigeaegsete kohaletoimetamiste suurenemine?
Protsesside ja lahenduste ulatuse määramine, uue ERP süsteemi poolt pakutavate võimaluste uurimine
ERP süsteemid on massiivsed ja teil ei ole võimalik rakendada kõiki funktsioone, seega, millised on need lahenduse protsessid ja valdkonnad, mida on vaja teie äri strateegia jaoks, näiteks nagu müügitellimuste töötlemine, uuenduslik laomajandus, tootmine, jne.
Äriprotsesside, sealhulgas olemasolevate, uuendatud ja uute protsesside, kinnitamine ja modelleerimine
Iga protsess tuleks modelleerida ja ettevõtte poolt kinnitada. Teemade, nagu “Kuidas me loome uusi kliente?”, “Kuidas me lisame uue toote?”, “Kuidas me lisame uusi müügitellimusi?”, väljundid sisaldavad mitmeid nõudeid, eeldusi, küsimusi ja puudujääkide analüüsi.
Integratsiooni analüüs
Millised rakendused nõuavad ERP-ga integreerimist, kuidas, millise sagedusega, jne?
Kontseptsiooni tõestamise sessioonid oma ERP-lahenduse partneriga
Teie ERP-lahenduse partneri võimalus teostada ERP vastava funktsionaalse valdkonna võtmeprotsesse demonstreerimaks, kuidas need võiksid kliendi keskkonnas toimida. See viib tihti täiendatud nõuete ning puudujääkide analüüsini.
Andmete puhastamise ja andmete migratsiooni analüüs
Millised andmed kavatsetakse edastada olemasolevatest rakendustest ning kuidas need andmed edastatakse, näiteks kasutades andmete ekspordi-/impordi tööriistu või olenevalt mahust, tehes seda käsitsi. Andmed juhivad äri ja nende täpsust ja täielikkust tuleks kontrollida ning üleliigne eemaldada.
Konverentsiruumi katse
Kokkulepitud olulisemate äriprotsesside läbi tegemine, sealhulgas modifikatsioonid ja kliendiandmete kasutamine
Modelleeritud protsesside algusest lõpuni testimine
Kõik protsessid tuleks projekti meeskonna poolt modelleeritud protsessidele põhinedes täielikult läbi testida. Katsejuhtumid ja tulemused tuleks dokumenteerida.
Proovige läbi teha ka koormusega testimine, tavaliselt kliendid testivad piiratud arvu kasutajate ja andmetega, mis sobib esialgsetele testimistele, kuid kui võimalik, kasutage ka võimalikult täielikke andmehulki ning võimalikult suurt kasutajate arvu, sest on tavapärane, et süsteemi protsessid, mis võtavad testimisel aega vähem kui minuti, võtavad reaalsel kasutamisel 5+ minutit.
Võtmekasutajate ja lõppkasutajate koolitus, sealhulgas kasutusjuhendid
Tavaliselt kasutatakse “koolita koolitaja” lähenemist, kus esialgu koolitatakse projekti meeskonna või teie ERP partneri poolt välja võtmekasutajad, seejärel koostavad need võtmekasutajad kasutusjuhendid ja koolitavad välja lõppkasutajad.
Olulisemad väljundid mõningatest neist tegevustest on lahenduste arhitektuur koos sellega seotud funktsionaalsete ja integreeritavate kujundustega.
Teabevahetus on ülioluline, kõik projektis osalejad peavad olema täielikult teadlikud oma rollist ja vastutusest ning sama olulisena tuleks arvestada kõigi klientide või tarnijate potentsiaalse rolliga projektis.
Käivitamise päev
Kui kõik ülalmainitud tegevused on toimunud peaksite olema valmis, teie inimesed on välja koolitatud ja süsteem konfigureeritud. Aeg käivitamiseks!
Ärge minge paanikasse! Käivitamise päeval tuleb kindlasti ette väljakutseid. Vastupidist oleks ebareaalne eeldada. Samas, see kuidas te nende probleemidega tegelete, võib olla sama oluline kui probleemid ise. Ükskõik, millised probleemid Teie ette satuvad, oluline on jääda rahulikuks ja tegeleda iga probleemiga siis, kui see esile kerkib. Ja pidage meeles, et alguses tunduvad probleemid tihti tõsisematena, kui need on siis, kui on olnud võimalus neid täpsemalt hinnata.
Mida te peate tegema…
Kindlustage, et meeskond on kohapeal, et aidata kasutajaid esimestel päevadel või nädalatel (arvestage, et see võib olla ka väljaspool tavapärast tööaega), see peaks sisaldama Super kasutajaid, juhte, tehnikuid ja teie rakenduspartneri eksperte. Iga meeskonnaliige peab teadma oma rolli ja seda, kus nad töötavad, kuigi kiireloomulise probleemi tekkimisel on vaja ka kohanemisvõimet, näiteks võiks teil olla inimesed kasutajaid pidevalt nende töökohas jälgimas ning teised büroo konkreetses “kasutajatoe” ruumis.
Tooge välja iga leitud probleemi üksikasjad. Tehke nimekiri, sorteerige probleemid tähtsuse järjekorda ja kategooriatesse, võtke probleeme ükshaaval, lahendades kiireloomulisemad kõigepealt. Leppige kokku ja rääkige läbi mistahes kriitilise probleemi eskalatsiooni protseduurid.
Kasutajate ja probleemide nimekirja pidev jälgimine on käivitamise esimesel paaril päeval oluline. Tihti ei pöörata sellele tähelepanu.
Pärast käivitamise päeva
Minu kogemuse kohaselt hakkavad asjad kuumaks minema käivitamise päevale järgnevatel päevadel, kasutajatoe meeskond peab olema stardivalmis!
Hädavajalikuks muutub kõigepealt kasutajate jälgimine. Nende vastuvõtlikus, kasutusmugavus ja üldine arusaamine tootest, töövoost, strateegiatest ja protseduuridest on edukaks rakendamiseks oluline, mistahes tagasiside tuleks dokumenteerida ja vajadusel kavandada täiendavat koolitust.
Probleemide nimekiri tuleks projekti meeskonna ja muu olulise personali, nagu näiteks tootmisjuhi, poolt koos üle vaadata vähemalt kord päevas. Igast probleemist tuleks teha kiirelt kokkuvõte ning mistahes olek ja tegevused uuendada. Igal probleemil peaks olema tegeleja.
Mida oodata
Nüüdseks toimuvad tehingud reaalajas. Navigeerimise lihtsust ja süsteemi lihtsust tuleks samuti jälgida. Kui protsess võtab kaua aega, tuleks keskenduda muu lahenduse leidmisele, mis lühendaks tsüklit või isegi muudaks selle automaatseks.
Ettevõtted peaksid arvestama sellega, et töötajate üldine produktiivsus esimesel käivitamise päeval langeb ning hakkab järgnevatel nädalatel järjest tõusma. Probleemid (loodetavasti väikesed) tekivad, küsimusi tõstatatakse ning mõnel töötajal ei ole täielikku, 100%-list arusaama süsteemi uutest protsessidest, kuid siiski asjad paranevad, protsessi praktiseerimist jätkatakse ja aja jooksul muutuvad toimingud üldiselt palju efektiivsemaks.
Kui asjad on paika loksunud, võite alustada ärieesmärke arvestades tootlikkuse hindamist – need peaksid olema aruannete kujul, Power BI aruanded ja töölauad KPI andmetega, mida esitatakse kasutajale reaalajas andmete põhjal.
Võta ühendust ja küsi lisa
Hannes Rosenberg
Linkedin