Mis digiprügi? Miks aruandlus?
Räägime asjadest nii, nagu nad päriselt on. Elevant toas – digiprügi, ESG ja efektiivsus – on teemad, millest kõik justkui teavad, aga millest väga otse ei räägita. Miks? Sest ESG tundub paljudele endiselt moesõnana, millega peab tegelema, lootes salamisi, et ehk läheb see trend üle. Ja peamine mis ESG puhul ärritab on tohutu aruandlusvajadus. Efektiivsusest räägime seevastu kõik hea meelega – see on universaalne väärtus, millega keegi ei vaidle.
Aga siin on vastuolu, ESG ei ole moeröögatus, ESG ja efektiivsus on sisuliselt üks ja sama asi. Raiskamine pole kunagi olnud tark äri – olgu selleks elekter, serverimaht, andmed või inimeste tööaeg.
IT – koht, kus kestlikkus päriselt sünnib
IT on koht, kus kestlikkuse nimel saab teha kordades suuremaid samme kui igapäevastes tarbimisvalikutes. Iga topeltfail, mõttetult jagatud pilt või video on tegelikult kestlikkuse küsimus. Digiprügi ei kao kuhugi – see istub serverites ööpäevaringselt, tarbib energiat ja kasvatab turvariske.
See ei ole teoreetiline probleem. Serverites hoitav kasutamata info tähendab:
- pidevat energiakulu,
- suuremaid pilve- ja varunduskulusid,
- suuremat ründe- ja lekkeriski.
Lõpuks jõuab see kõik ettevõtte kasumiaruandesse.
Ausalt: oleme veidi silmakirjalikud – digiprügi on nähtamatu
Räägime jätkusuutlikkusest ja rohelistest algatustest, aga samal ajal hoiame pilves kümneid terabaite andmeid, mille väärtust keegi ei tea. Füüsilises kontoris ei hoiaks keegi aastaid tühje karpe ja vanu pabereid laua all – miks siis teeme seda digitaalses keskkonnas?
Uuringud näitavad, et hinnanguliselt kuni 55–85% ettevõtete andmetest on sisuliselt „prügi“ – andmed, mida ei kasutata, aga mille hoidmise eest makstakse. Umbes 63% organisatsioonidest kulutab raha andmemahule, millel puudub reaalne äriline väärtus. See on nagu maksaksid tühja lao eest renti.
Äkki nimetame asju õigete nimedega? ESG teise nimega: raiskamise vähendamine
Teeme kokkuleppe: räägime raiskamise vähendamisest, teades, et täpselt sama eesmärgi eest seisab ka ESG. ESG ei ole moeröögatus. Isegi kui me seda sõna ei kasuta, tegeleme selle sisuga iga päev – iga kord, kui:
- vähendame dubleeritud andmeid,
- automatiseerime aruandlust,
- koristame andmeid ja parandame andmehügieeni.
IT on siin kõige mõjusam hoob. Andmehügieen = väiksem jalajälg, väiksemad kulud ja vähem riske. Ja see ongi päris efektiivsus, mitte ideoloogiline kohustus.
Mida siis päriselt ette võtta? Kolm kohta, kus digiraiskamine tekib
Kui rääkida digiprügist, siis esimene reaktsioon on sageli: see kõlab suure ja abstraktse probleemina. Tegelikkuses koosneb see väga konkreetsetest ja igapäevastest harjumustest – sellest, mida me salvestame, kui kaua hoiame ja kuidas infot jagame. Allpool on kolm kõige levinumat kohta, kus raiskamine tekib, ja mida nendega päriselt ette võtta.
55–85% andmetest on kasutud Andmed, mis ei loo väärtust, aga maksavad iga päev
Enamikes organisatsioonides kasvavad andmemahud vaikselt ja järjepidevalt. Failid jäävad alles „igaks juhuks“, vanad projektid ei kao kunagi ning keegi ei vastuta tervikpildi eest. Nii tekib olukord, kus suurem osa andmetest ei loo enam väärtust, kuid kulutab ressursse iga päev.
Lahendus: andmehaldus ja digikoristus
- vii läbi andmeaudit ja kaardista, milliseid faile tegelikult kasutatakse;
- kehtesta reeglid, kui kaua hoitakse dokumente, logisid ja e-kirju;
- kasuta tööriistu ja AI-d, mis tuvastavad kasutuseta andmed ning soovitavad need arhiveerida või kustutada.
Hinnanguliselt ~33% andmetest on dubleeritud. Topeltandmed: väike mugavus, suur kulu
Topeltandmed ei teki pahatahtlikkusest, vaid mugavusest. Fail saadetakse igaks juhuks meilitsi, salvestatakse oma kettale ja pannakse veel „turvalisuse mõttes“ pilve. Mõne aja pärast ei tea enam keegi, milline versioon on õige.
Lahendus: keskne ja korrastatud sisuhaldus
- kasuta ühist SharePointi või pilvelahendust failide laialisaatmise asemel;
- rakenda deduplikatsiooni tööriistu;
- kehtesta põhimõte, et „õige info“ asub ühes kohas;
- kasuta versioneerimist, et vältida olukordi stiilis dokument_final_final(2).pptx.
Digitaalne kirjavahetus tarbib rohkem, kui arvame
E-kiri tundub tasuta ja süütu, aga mastaabis muutub see arvestatavaks ressursikuluks. Iga alles hoitud kiri tähendab serveriruumi, energiat ja varundamist – eriti siis, kui mängus on suured manused.
- 1 GB meilipostkasti ruumi ≈ 0,1 kWh elektrit aastas;
- 1 e-kiri ≈ 4 g CO₂;
- suurte manustega e-kirjad võivad ulatuda kuni 50 g CO₂-ni.
Lahendus: digitaalne kirjahügieen
- mõtle, kas igat kirja on vaja saata ja kas kõik peavad koopias olema;
- kustuta regulaarselt vanu e-kirju;
- loobu uudiskirjadest, mida ei loe;
- suurte manuste asemel jaga linki pilve (OneDrive, SharePoint vms).
ESG kaob/ei kao – aruandlus jääb ja targalt tegutsedes pole see ka koorem
Võib tunduda, et ESG on teema, millest hakatakse väsima – et see on järjekordne laine, mis vaikselt vaibub. Tegelikkus on vastupidine. Jätkusuutlikkus ja vastutustundlik äritegevus ei kao kuhugi, vaid muutuvad ajas üha praktilisemaks ja ärilisemaks, ka siis, kui regulatsioonid otseselt ei sunni.
Küsimus ei ole selles, kas ESG-ga tegeleda, vaid kuidas seda teha mõistlikult. Ressursside raiskamine ei ole tark äri ning just targal IT-l on siin võtmeroll – see võimaldab kestlikkust juhtida faktide ja reaalsete tegevustega, ilma loosungiteta.
Kuidas OIXIO Digital siinkohal aitab? Siin kohtuvad Advisory, BI ja andmeanalüütika.
OIXIO Digitali lahendused aitavad ettevõtetel digiprügi muuta nähtavaks ja juhitavaks:
- BI ja aruandluslahendused (nt Power BI, Fabric, automatiseeritud dashboard’id) näitavad, kus tekivad andmemäed, dubleerimine ja kasutamata info. Kui midagi on mõõdetav, saab seda ka juhtida.
Saa inspiratsiooni Tallinna Jäätmete Taaskasutuskeskuse aruandluslahendusest
Saa inspiratsiooni Cleveroni kvaliteedijuhtimisest ja analüütikalahendusest - Automatiseerimine (kustutusreeglid, varukoopiate rotatsioon, topelt andmete tuvastus) vähendab käsitööd, riske ja kulusid.
- SharePointi ja pilvelahenduste seadistamine AI-valmiduseks tagab, et andmed on korrastatud, turvalised ja leitavad. AI saab aidata tuvastada kasutuid andmeid, soovitada arhiveerimist ja hoiatada kontrollimatu kasvu eest.
- Advisory tiimi kogemus aitab luua andmete elutsükli poliitikad, mis toimivad päriselt – igapäevases töös, mitte ainult juhendmaterjalides.
Tulemuseks on selge ülevaade sellest, kuidas digiprügi mõjutab kulusid, riske ja jätkusuutlikkuse mõõdikuid. Kui andmed on korras, on ka otsused paremad – ja see ongi efektiivsus, millest võidavad nii äri kui keskkond.
Soovitused alustamiseks
- Teadvusta, et iga mõttetu fail, pilt või video on potentsiaalne kulu ja risk.
- Alusta andmete auditist – kasuta BI-d, et näha tervikpilti.
- Kehtesta selged reeglid andmete säilitamiseks ja kustutamiseks (failid, e-kirjad, varukoopiad).
- Kasuta tehnilisi lahendusi (SharePoint, Power BI, Fabric, automatiseerimine), mis toetavad korrastamist.
- Koolita meeskonda: digikoristus peab olema osa töökultuurist.
- Küsi enne salvestamist või jagamist: kas see loob päriselt väärtust?
- Automatiseeri rutiin – las BI ja AI teevad ära töö, mis inimestele väärtust ei loo.
Kui tahad olla tõeliselt jätkusuutlik ja efektiivne, alusta oma andmetest. Puhas digitaalne keskkond on sama oluline kui puhas kontor.
