Paljud ettevõtted seisavad küsimuse ees: kust alustada oma ERP teekonda? Kuidas saada aru, kui suur on tegelik investeering ja kas uus süsteem üldse tasub end ära? Discovery Phase ehk eelanalüüs aitab neile küsimustele vastata – kiiresti, selgelt ja ilma liigsete kuludeta.
Pole oluline, kas otsid uut ERP-süsteemi senise lahenduse asemele või kaalud seda esimest korda – eelanalüüs aitab mõista, mis on sinu ettevõtte tegelikud vajadused, kui suur on potentsiaalne investeering ja milline lähenemine on kõige mõistlikum.
Uue ERP-süsteemi juurutamine on ettevõtte jaoks võrreldav südame siirdamisega – vahetatakse välja ärikriitiline süsteem, mis mõjutab kogu organisatsiooni toimimist. See pole pelgalt tarkvaravahetus, vaid strateegiline muutus, mis puudutab kõiki osakondi ja protsesse. Seetõttu ei saa ERP juurutust alustada oletuste või kiirustamisega – vaja on teadmisi, kindlust ja läbipaistvat plaani. Just seda pakub eelanalüüs.
Miks eelanalüüs on kriitiline samm ERP-projektis?
Eelanalüüs on ERP-juurutuse vundament. Selle käigus mõtestatakse läbi, miks uut süsteemi üldse vaja on, kuidas ettevõte töötab ning milliseid äriprotsesse ja eesmärke uus lahendus peab toetama. Eelanalüüsi eesmärk pole veel uut süsteemi ehitada, vaid mõista, kuidas see ettevõtte äriloogikasse sobitub ja millist väärtust loob.
Ilma eelanalüüsita sisenetakse juurutusprojekti justkui udus – sihtpunkt ja teekond on kaardistamata. See toob hiljem kaasa valed eeldused, ootamatud kulud, tarbetud kohandused ja projektiriskid. Eelanalüüs aitab need riskid juba alguses maandada ning loob aluse edukale koostööle nii ettevõtte kui juurutuspartneri vahel.
Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (D365 F&O) puhul on eelanalüüs eriti oluline, sest tegemist on väga paindliku ja võimsa platvormiga, mis võimaldab hallata kogu ettevõtte äriprotsesse – alates finantsidest ja hankest kuni lao, tootmise ja projektijuhtimiseni. Just seetõttu peab enne süsteemi seadistamist olema täpselt selge, milliseid funktsionaalsusi kasutada, millised protsessid sobivad standardlahendusse ja kus on vaja kohandusi või integratsioone. See on võimalus saada selgus ja suund enne suure investeeringu tegemist – väikese ajakulu ja mõõduka eelarvega.
Mida eelanalüüs endast kujutab?
Eelanalüüs on struktureeritud ja koostööl põhinev etapp, mis kestab tavaliselt ca ühe kuu. Selle jooksul viiakse läbi intervjuud, töötoad ja analüüsid, kus kaardistatakse ettevõtte äriprotsessid, vajadused ja eesmärgid. OIXIO Digitali kogemuse põhjal hõlmab eelanalüüs järgmisi põhietappe:
Äriprotesside kaardistamine: Kuidas ettevõte täna töötab, millised on töövood, rollid ja kitsaskohad. Kaardistatakse nii finantsid, tarneahel, tootmine, müük kui ka tugiteenused.
Lüngaanalüüs: Hinnatakse, millised D365 F&O standardfunktsionaalsused katavad olemasolevaid vajadusi ja kus on vaja täiendusi või arendusi.
Tehnilise arhitektuuri ja integratsioonide ülevaade: Millised süsteemid tuleb liidestada (nt pangad, e-poed, laohaldus, logistikapartnerid), millised on andmevood ja tehnilised nõuded.
Andmete analüüs ja migratsiooni planeerimine: Kuidas tuua olemasolevad andmed uude süsteemi ning tagada nende kvaliteet ja järjepidevus.
Riski- ja muudatuse juhtimise põhimõtted: Kuidas tagada, et ettevõte ja töötajad on muutusteks valmis ning kuidas juhtida muudatusi järk-järgult ja läbimõeldult.
Lisaks sisaldab OIXIO Digitali eelanalüüs praktilisi töötubasid, demo-sessioone ja personaalseid arutelusid, kus ettevõtte võtmeisikud saavad näha, kuidas D365 F&O tegelikult töötab ning anda sisendit lahenduse kujundamisse. Vajadusel saab korraldada põhjalikumaid demo-sessioone konkreetsete protsesside kohta, kuid üldise hinnangu ja esmase sobivuse saab sageli anda ka ilma detailsete demodeta. Sageli aitab valiku tegemisel see, kui klient toob välja mõne endale ülikriitilise protsessi, mida saab prototüübina teatud ulatuses seadistada ja läbi mängida.
Eelanalüüsi väljundid
Eelanalüüs ei ole lihtsalt aruanne, vaid otsustamise tööriist, mille abil ettevõte saab hinnata oma valmisolekut ja teha teadliku valiku, kuidas ERP juurutusega edasi minna. Olulisemaid väljundid on:
- Selge projektiplaan ja eelarve: Realistlik ülevaade töömahust, ajakavast ja investeeringust.
- Ärinõuete dokument: Kui projekt seda nõuab, koostatakse ärinõuete dokument, mis kirjeldab, milliseid protsesse uus süsteem peab toetama, sh prioriteedid ja kitsaskohad. See dokument koostatakse juhul, kui on vaja detailsemat ülevaadet või kui klient seda soovib.
- Fit-Gap raport: Vajadusel koostatakse fit-gap raport, mis annab ülevaate, millised vajadused katab D365 F&O standardlahendus ja millised nõuavad kohandusi või integratsioone. See raport lisatakse juhul, kui projektis on oluline hinnata standardi ja vajaduste sobivust.
- Soovitused järgmiste sammude jaoks: Millised valdkonnad vajavad täiendavat tähelepanu enne juurutuse käivitamist, sh andmete korrastamine, protsesside optimeerimine või muudatuste juhtimine.
Eelanalüüsi lõpuks teab ettevõte täpselt, mida uut ERP-lahendust juurutades oodata, milline on tegelik töömaht ja riskitase ning kuidas saavutada maksimaalne väärtus investeeringust. Lisaks anname kaasa soovitused ja plaani, kuidas ettevõte saab oma sisemisi ressursse projekti edukaks läbiviimiseks planeerida.
💡 Soovid rohkem teada?
Artikli lõpus leiad sektsiooni „Korduma kippuvad küsimused Discovery Phase kohta“, kus vastame kõige sagedamini esitatavatele küsimustele eelanalüüsi kestuse, maksumuse ja ettevalmistuse kohta.
Mida see annab ettevõttele?
Eelanalüüs loob kindluse ja kontrolli. Ettevõtte juhtkond saab selge pildi sellest, kuidas D365 F&O toetab nende äri ja millist kasu see toob. Otsused põhinevad faktidel, mitte oletustel. Lisaks vähendab see oluliselt ebakindlust ja muutusehirmu – üks suurimaid takistusi ERP-projektides. Kui töötajad ja juhid saavad eelanalüüsi käigus oma sisendi anda, tekib neis arusaam, et nad on muutuse osa, mitte selle all kannatajad.
Praktilised eelised:
- Vähem üllatusi ja ootamatuid kulusid projekti käigus.
- Kiirem ja sujuvam juurutus, sest probleemid tuvastatakse varakult.
- Väiksem vajadus hilisemate arenduste ja paranduste järele.
- Läbimõeldud ja järkjärguline muudatuste juhtimine.
- Võimalus taotleda toetusi (nt EISA digipöörde toetus või Microsofti kaasrahastus), mis muudavad investeeringu veelgi tasuvamaks.
Mida see annab juurutuspartnerile?
Eelanalüüs loob tugeva koostööaluse ka partneri jaoks. OIXIO Digitali meeskond saab selle käigus sügava ülevaate kliendi äriloogikast, kultuurist ja ootustest, mis võimaldab pakkuda täpsemat ja personaalsemat lahendust. Selge eelanalüüs tähendab ka seda, et:
- Juurutusfaas kulgeb prognoositavalt ja tõhusalt.
- Riskid ja mahud on paremini juhitavad.
- Klient ja partner räägivad sama keelt ning jagavad ühist arusaama eesmärkidest.
Just see on sageli põhjus, miks projektid OIXIO Digitaliga õnnestuvad – me ei alusta juurutust enne, kui mõlemal poolel on ühine arusaam eesmärgist ja teekonnast.
OIXIO Digitali lähenemine eelanalüüsile
OIXIO Digitali Discovery Phase on loodud spetsiaalselt Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations lahenduse jaoks ning põhineb Microsofti “Success by Design” raamistikul. Meie eelanalüüsi protsess koosneb praktilistest töötubadest, intervjuudest ja demo-sessioonidest, kus ettevõtte võtmeisikud saavad näha, kuidas D365 F&O töötab ja millist väärtust see loob. See on avatud koostöö – mitte teoreetiline dokumentatsiooniharjutus, vaid päris arutelu päris protsesside üle.
Lisaks tehnilisele ja ärilisele analüüsile toetame kliente ka toetuste ja rahastusvõimaluste leidmisel (nt EISA digipöörde toetus või Microsofti kaasrahastus), et teha strateegiline investeering veelgi tasuvamaks.
Eelanalüüs kui investeering tulevikku
Enne kui teha suuri otsuseid ja kulutada kümneid tuhandeid eurosid, aitab eelanalüüs saada kindluse, kas ja kuidas ERP-investeering on õigustatud.
Kui ettevõte teeb eelanalüüsi, ei osta ta pelgalt analüüsitunde – ta investeerib kindlusesse, et suur ERP-projekt algab õigesti. See annab vastused küsimustele:
- Kas D365 F&O sobib meie ärimudelile? Kas aitab lahendada ärikriitilisi protsesse?
- Kui suur on juurutuse maht ja kulu?
- Milliseid muudatusi peame tegema enne süsteemi kasutuselevõttu?
- Kuidas tagada, et muudatused on juhitud ja töötajad kaasatud?
Ja võib-olla kõige olulisem: see annab ettevõttele kontrolli oma digitaalse transformatsiooni üle. ERP juurutus ei tohiks olla riskantne hüpe tundmatusse. Discovery Phase muudab selle teadlikuks ja juhitavaks protsessiks.
Kindel algus viib eduni
OIXIO Digitali kogemus näitab, et edukas ERP juurutus ei alga süsteemi installimisest, vaid õigetest küsimustest. Discovery Phase annab need vastused ja loob tugeva aluse edasisteks sammudeks.
Kui su ettevõte seisab Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations juurutuse või uuenduse lävel, siis on just nüüd õige hetk alustada eelanalüüsiga – samm, mis aitab tagada, et projekt on realistlik, juhitav ja loob ärilist väärtust.
Võta meiega ühendust
Kui soovid oma organisatsiooni ERP-projekti kindlalt ja targalt alustada – ilma liigseid kulusid tegemata ja täpselt teades, kuhu investeerid – räägime. OIXIO Digitali meeskond aitab sul hinnata valmisolekut, tuvastada ärilisi vajadusi ja koostada läbipaistva plaani Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations juurutuse edukaks elluviimiseks.
Võta ühendust ja alustame Discovery Phase’iga – et sinu järgmine suur samm oleks kindel samm.
Võta ühendust ja küsi lisa
Hannes Rosenberg
Linkedin❗KKK❗
Korduma kippuvad küsimused Discovery Phase kohta
Mida teha, kui eelanalüüsis selgub, et ettevõte pole veel ERP juurutuseks valmis?
See on täiesti normaalne tulemus, kuna eelanalüüsi üks eesmärke ongi tuvastada võimalikud puudujäägid – näiteks andmete korrastamise vajadus, protsesside ebajärjekindlus või muudatuste juhtimise kitsaskohad. Sellisel juhul saab enne suure investeeringu tegemist keskenduda kõige olulisematele ettevalmistustele, mis aitavad hiljem projekti edukalt ellu viia.
Kui kaua eelanalüüs kestab ja kui palju see maksab?
Tüüpiliselt kestab Discovery Phase ühe kuu, sõltuvalt ettevõtte suurusest ja protsesside keerukusest. Kulud sõltuvad töömahu hinnangust, kuid eelanalüüs on alati väiksem investeering kui kogu ERP juurutus. Sageli on võimalik kasutada ka toetusi (nt EISA digipöörde toetus või Microsofti kaasrahastus), mis aitavad kulusid katta.
Kas eelanalüüsi tulemusi saab kasutada ka teiste ERP-pakkujate juures?
Jah, hästi koostatud eelanalüüsi dokumentatsioon (ärinõuete kirjeldus, fit-gap analüüs, projektiplaan) on universaalne alus, mida saab kasutada nii Microsoft Dynamics 365 F&O kui ka teiste ERP-lahenduste hindamisel. See annab ettevõttele parema läbirääkimispositsiooni ja aitab teha läbimõeldud valiku.
Kuidas valmistuda eelanalüüsiks?
- Kaasa võtmeisikud: Eelanalüüsi õnnestumiseks on oluline, et tööprotsesside omanikud ja võtmeisikud oleksid valmis oma kogemusi ja ootusi jagama.
- Kogu kokku olemasolevad protsessikirjeldused ja andmed: Mida paremini on ettevõtte hetkeolukord dokumenteeritud, seda kiirem ja tõhusam on eelanalüüs.
- Ole avatud muutustele: Eelanalüüs võib tuua välja vajaduse protsesse muuta või täiendada – see on võimalus, mitte probleem.
Levinumad vead, mida ettevõtted teevad ERP eelanalüüsi vahele jättes
- Alustatakse juurutust ilma selge plaanita: See toob kaasa ootamatuid kulusid, ajakava ületamist ja ebavajalikke arendusi.
- Alahinnatakse muudatuste juhtimise vajadust: Töötajate kaasamata jätmine võib põhjustada vastuseisu ja vähendada uue süsteemi kasutuselevõttu.
- Jäetakse tähelepanuta andmete kvaliteet: Halvasti ettevalmistatud andmed võivad põhjustada tõrkeid ja lisatööd kogu projekti vältel.
- Valitakse lahendus ainult hinna või funktsioonide põhjal, mitte ärivajadustest lähtuvalt: Parim ERP on see, mis toetab ettevõtte unikaalseid protsesse ja eesmärke.
Kas eelanalüüsi käigus saab hinnata ka olemasoleva ERP süsteemi tugevusi ja nõrkusi?
Jah, vajadusel analüüsime ka olemasoleva süsteemi kitsaskohti ja võimalusi, et teha teadlikum otsus uue lahenduse vajaduse kohta.
Kui palju peab ettevõtte juhtkond ja võtmeisikud eelanalüüsi faasis panustama?
Eelanalüüsi õnnestumiseks on oluline, et võtmeisikud oleksid valmis osalema intervjuudes, töötubades ja vajadusel demo-sessioonides. Tavaliselt on see koormus mõõdukas ja ajaliselt planeeritav.
Mis saab siis, kui eelanalüüsi tulemusel selgub, et ERP juurutus pole hetkel mõistlik
Sellisel juhul saab keskenduda kõige olulisematele ettevalmistustele, näiteks andmete korrastamisele või protsesside optimeerimisele, ning ERP juurutuse edasi lükata sobivamale ajale.
Kas eelanalüüsi tulemusi saab kasutada ka teiste ERP pakkujate juures?
Jah, hästi koostatud eelanalüüsi dokumentatsioon on universaalne alus, mida saab kasutada ka teiste lahenduste hindamisel.
Kui sul tekkis veel küsimusi või soovid nõu, kuidas oma ettevõtte ERP-projekti targalt alustada, võta julgelt ühendust OIXIO Digitali meeskonnaga!