Liivakellad on juba ammustest aegadest olnud kasulikud vahendid aja mõõtmiseks ja jälgimiseks. Nende lihtne disain ja tööpõhimõte on tõhusad ning pakuvad rahustavat visuaalset naudingut. Liivakella vaatamine võib olla meditatiivne kogemus, mis aitab meil aega paremini hinnata ja keskenduda hetkele. Kes aga maksaks palka liivakella vahtimise eest?
Kas Microsoft365 on kulurida või kokkuhoid?
Ettevõtte töötaja, kes ei seisa treipingi taga, vaid kasutab tööks arvutit või mõnd nutiseadet, vajab ärirakendust, et kasutada ettevõtte andmeid dokumentide, kalendri, CRM-i, ERP-i või mõne muu lahenduse/rakenduse kaudu. Microsoft365 on üks neist, mis teeb elu mugavamaks. Aega juurde osta ei saa, sest kõigi ööpäevas on ikka 24 tundi, aga kokku hoida küll.
Kui palju maksab ettevõttele töötaja töötund?
2000-eurose palga juures on 1 töötunni palgakulu ettevõtjale üle 14 euro. Lisanduvad veel töövahendite, kontori- ja muud kulud. See raha on igal juhul läinud, ükskõik, kas töötaja teeb midagi, või mitte.
Microsoft365 vaadatakse tihti kuluna. Raamatupidamuslikult on see tõsi, kuna iga kasutaja Standard-pakett maksab rohkem kui 10 € kuus. 50 töötajaga firma igakuine kulu on juba üle 500 euro. Microsoft365 on aga tegelikult investeering töötaja efektiivsusesse. Vaatame, mis selle raha eest vastu saab.
Microsoft365 võimalused:
- Omavaheline suhtlus
- Ligipääs dokumentidele
- Office rakendused
- Dokumentide ühiskasutus
- Ettevõttesisene ühiskalender
- Office tarkvara saab installeerida kuni 5-te seadmesse
- + palju muid lisavõimalusi…
Töötajate omavaheline suhtlus ja ühistöö failidega
Microsoft paigutab ühe rohkem aega Teams-i arendamisele. Teams on uus Skype, mis pakub aga hulga rohkem ühistöö võimalusi. Ainuüksi ühised vestlused, videokõned, audiokõned ja nende kõnede salvestamine on piisav, et tagasi saada tehtud investeering.
Vaatame ühte enim aega võtvat tööprotsessi. Kaks või enam töötajate peavad ühiselt kokku panema Exceli raporti. Esimene töötaja teeb valmis põhja ja saadab selle e-kirjaga teisele osapoolele. Teine osapool teeb omapoolse muutuse ja saadab selle tagasi. Vahepeal tuli esimesele osapoolele uus hea idee ja ta tegi muutuse esmases failis. Nüüd on 2 faili, millest mõlemas on oluline osa tööst tehtud, aga teise poole tehtud muudatused eri failides ei kajastu. Kahest dokumendist ühe kokku panemine võtab vähemalt pool tundi (esiteks peavad nad omavahel läbi arutama, kes mis muudatused tegi, leppima kokku millisesse faili nüüd viimane versioon tehakse ja alles siis saab teha reaalsed muudatused). Keerulisemate muudatuste puhul on see töö mõõdetav tundides. Korrutame selle aja töötaja töötunni hinnaga ja kui selline olukord tekib kasvõi korra kuus, on Microsoft365 kulud ennast juba õigustanud.
Failihaldus Sharepoint’is
Ei ole vast olemas asutust, kes ei mõistaks korrektse failihalduse olulisust. Lepingud on kellegi isiklikes kaustades, projektide failid on teistes kohtades. Otsides konkreetset lepingut või pakkumust, tehakse omavahel kõnesid. Üks 5 minutiline kõne kolleegile kulutab summaarset tööaega vähemalt 20 minutit. Kaks inimest vestlevad 5 minutit ja jämedalt sama palju aega kulub mõlemal ühelt teemalt teisele lülitamiseks. Kolm sellist kõnet kalendrikuus ja juba on kulunud terve töötund.
Veel hullem on olukord, kus müügimees on arvutist eemal ja järsku on vaja vaadata konkreetset dokumenti. Sharepoint on võimalik ühendada Teamsiga, mis on omakorda võimalik äpina telefoni lisada. See tekitab reaalse võimaluse, et mobiilist saab kõikidele failidele ülimalt kiire juurdepääsu. Kui palju on olukordi, kus müügipersonal võtab kotist välja sülearvuti, käivitab selle, uurib kuidas saada internetti, loob VPN ühenduse kontoriga ja seejärel otsib võrgukettalt üles konkreetse faili, et kontrollida ühte infokildu, mida klient telefoni teel küsis. 15 minutiline protseduur on telefonis teostatav vähem kui minutiga. Selliseid infopäringuid on igal klienditeeninduse/müügiga tegeleval isikul iganädalaselt palju, mis teeb kuus juba tundidesse ulatuva tööaja kulu.
Exchange Online ja ühiskalender
Keskmisel töötajal on vaja iga päev osaleda vähemalt ühel koosolekul. Kuidas käis ajalooliselt selle aja kokku leppimine. Kõigepealt vaadati enda kalendrist aeg, siis hakati kolleege läbi helistama, et leida ühine vaba aeg. MS Outlook ja Exchange Online võimaldab tabeli kujul vaadata kõikide kolleegide kalendreid ettevõtteüleselt ja valida ühine vaba aeg. Kokkuhoitud aeg võib ulatuda tundidesse.
Kokkuvõtteks
Eelpool toodud näiteks kulutavad enamike inimeste ajast igas nädalas vähemalt 1 töötunni. Kalendrikuus teeb see minimaalselt 4 töötundi (see number võib olla tegelikkuses palju suurem). Tagasiarvestatuna rahasse on see minimaalselt 20 € kalendrikuus, keskmise palga puhul juba 64 € / kuus. See on kulu, mida tööandja maksab sõltumata sellest, kas inimene loob ettevõttele kasu või ei.
Paljud mäletavad aega, kui arvuti mõtles iga hiireklõpsu peale sama kaua, kui kulus selle klõpsu tegemiseks, mis tähendab, et ettevõte maksis töötajale 50% palgast selle eest, et ta vaataks arvuti ekraanil liivakella. Asjatu info otsimine ja ebaefektiivne ühistöö on täpselt samasugune raha tuulde loopimine kui palga maksmine liivakella vaatamise eest.
Loe lähemalt MS Sharepoit’i ja Teamsi eeliste kohta
Küsi lisa meie spetsialistidelt: