Kui palju aega võidab finantsjuht AI abil?
Tehisintellekti rakendamine finantsjuhtimises vabastab märkimisväärselt tööaega, mida varem kulus rutiinsete tegevuste ja andmetöötluse peale. OIXIO kogemus näitab, et automatiseerides finantsprotsesse ja kasutades nutikaid AI-vahendeid, saab finantsjuht (koos oma tiimiga) igal nädalal tagasi terve tööpäeva jagu aega.
Vaata OIXIO Inspiratsioonipäeva ettekannet, kus on välja toodud põhiline, mida finantsjuht juba täna saab kasutusele võtta, et AI võimekusest kasu saada.
Finantsjuhi jaoks annavad suurima efekti neli valdkonda: ostuarvete ja muude rutiinsete töölõikude automatiseerimine, igapäevaste pangatehingute töötlus, finantsaruannete koostamine ning andmepäringute/analüüside tegemine AI toel.
Järgnevas tabelis on võrreldud finantsjuhi peamiseid tegevusi ja neile kuluvat ligikaudset ajakulu käsitsi tehes vs AI abil tehes.
| Tegevus | Senine ajakulu | AI abil ajakulu | Ajasääst (efektiivsus) |
| Arvete töötlemine (nädalas) | ~10 tundi (ostuarvete sisestus, kinnitamine) | ~2 tundi (robot sisestab, inimene kontrollib) | ~8 tundi säästetud (~80% kiirem) |
| Pangatehingute töötlemine (nädalas) | ~2,5 tundi (iga hommik 30 min väljavõtte käsitöö) | ~0,5 tundi (robot kategoriseerib automaatselt) | ~2 tundi säästetud (~80% kiirem) |
| Raportite koostamine (kuus) | ~8 tundi (andmete koondamine, tekstide kirjutamine) | ~2 tundi (AI koostab mustandi, inimene täiendab) | ~6 tundi säästetud (~75% kiirem) |
| Andmepäringud ja analüüsid (nädalas) | ~4 tundi (päringute koostamine Excelis / IT abil) | ~1 tund (AI vastab küsimustele reaalajas) | ~3 tundi säästetud (~75% kiirem) |
N.B.: Tegelik ajavõit sõltub ettevõtte spetsiifikast; siin on näitlikud suurusjärgud OIXIO kogemuse põhjal.
1. Rutiinsete ostu- ja kuluprotsesside automatiseerimine
Käsitsi ostuarvete sisestamine ja kuluaruannete kinnitamine on aeganõudev. Uuringud näitavad, et paljudes ettevõtetes kulub üle 500 tunni aastas ainult ostureskontro käsitsi töötlemisele. OIXIO on siin kasutanud Microsoft Power Automate lahendusi, mis võtavad andmete sisestamise ja suunamise enda kanda. Näiteks laekuv ostuarve registreerub nüüd automaatselt süsteemi ning liigub e-kinnitusringi – finantsinimene kulutab vaid hetke ülevaatamiseks. Tulemus: finantstiimil vabaneb igal nädalal ligi päev tööaega, mis varem kulus andmete sisestamisele. Samuti kiireneb protsess – arved saavad kiiremini kinnitatud ja makstud, vähendades viiviste või rahavoogude kõikumise riski.
Stig Granlundi sõnul on selline automatiseerimine võimaldanud vähendada “musta töö” mahtu drastiliselt – mõnel juhul kulub nüüd vaid viiendik ajast, mis varem kulus andmete käsitsi sisestamisele. Seda kinnitab ka laiem praktika: näiteks on arvehalduses robotitega saavutatud üle 10 tunni ajavõitu nädalas võrreldes käsitsi kinnitusringiga. Lisaks ajasäästule tõuseb ka täpsus, sest inimlike vigade oht väheneb.
2. Pangaväljavõtete ja kassatehingute automaatne töötlus
OIXIO finantsosakond rakendas Power Automate’i ka igapäevaste pangatehingute kirjendamiseks. Varem pidi raamatupidaja iga hommik internetipangast väljavõtte laadima ja tehingud klassifitseerima – ~30 minutit rutiini. Nüüd teeb seda robot skript: pangaväljavõte laetakse automaatselt, tehingud seotakse kohe õige kulukontoga raamatupidamises. Inimese roll on vaid erandite üle vaatamine. Ajasääst: ~2 tundi nädalas puhtalt rutiinse sisestustöö arvelt. Granlund märkis inspiratsioonipäeval, et “selline töövoog vabastab finantsspetsialistide aega, võimaldades neil keskenduda analüüsile ja strateegilistele küsimustele”. Ehkki 2 tundi võib näida väike võit, on see regulaarselt korduv tegevus – aastas ligi 100 tundi –, ning mis peamine, see vabastab hommikuse aega kriitilistele analüüsidele, mitte mehaanilisele andmesisestusele.
3. Andmeanalüütika ja finantsaruannete koostamine AI toel
Finantsjuhtide jaoks on suur ajakulu andmete koondamine ja aruannete kirjutamine. AI lahendused kiirendavad seda mitmel moel. Esiteks, masinõppe mudelid suudavad mastaapselt andmeid läbi töötada – nt prognoosida müüki või rahavoogusid minutitega, samas kui inimesel kuluks tundide kaupa Exceli pusimist. OIXIO katsetas tehisintellektil põhinevat rahavoogude prognoosi ja sai mudeli, mis võimaldas kiiremini tulevasi kõikumisi ette näha. See tähendab, et finantsjuht saab n-ö “teise arvamuse” masina käest peaaegu koheselt, selle asemel et ise kõiki arvutusi nullist teha. Kui varem kulus prognoosi koostamisele pool tööpäeva, siis nüüd saab AI abil enamiku arvutustest silmapilkselt tehtud – potentsiaalne ajavõit mitu tundi iga prognoositava tsükli kohta.
Teiseks, generatiivsed AI-assistendid (näiteks vestlusrobotid nagu ChatGPT või Microsoft 365 Copilot) kiirendavad oluliselt tekstilise osa koostamist. Finantsjuht saab AI-le ette anda põhifaktid ja -numbrid ning paluda koostada neist raporti mustand. Granlund tõi välja, et kui ta proovis ChatGPT-le anda ettevõtte finantsnäitajad, “oli tulemus üllatavalt hea – AI oskas välja tuua põhipunktid ja esitada need loogiliselt struktureeritult”. See näitab, et aruande esmane versioon võib valmida murdosaga senisest ajast. Näiteks kui kvartaliaruande kirjutamine võttis varem ~8 tundi, siis AI-ga saab 1–2 tunniga valmis mustandteksti, mida finantsjuht vaid toimetab ja kinnitab. Seega võib kirjutamisprotsessi aeg lüheneda ~75% võrra.
Oluline on rõhutada, et lõplik kontroll jääb inimesele – AI kiirendab eeltööd, aga finantsjuht tagab sisu õigsuse. Isegi arvestades ülevaatamiseks kuluvat aega, on võit märkimisväärne. Kui iga kuu koostatakse mitu raportit, koguneb siit mitu tööpäeva säästu kvartalis. Lisaks tuvastab AI andmeid analüüsides kiiremini erisused ja mustrid, mis muidu nõuaks pikka uurimist – näiteks leiab kuluridadest anomaaliad või toob esile trendid, mida inimanalüütik otsiks tunde. Seega on info kättesaadavus kiirem ning finantsjuht saab keskenduda tulemuste tõlgendamisele, mitte andmete kokkupanekule.
4. Kohesed andmepäringud ja “mis-juhul-kui” analüüsid
Finantsjuhtide töö sisaldab sageli ad hoc küsimusi stiilis “mis juhtub, kui…?”. Varasemalt tähendas see kas ise detailides sobramist või analüütikult raporteerimist tellimist – mõlemal juhul ajakulu tundidest päevadeni. AI-põhised andmepäringud lahendavad selle dilemmav sekunditega. Näiteks on olemas lahendused, kus finantsjuht saab pärida süsteemilt loomulikus keeles: “Näita personalikulude erinevust eelmise aastaga kvartalite lõikes” – tarkvara kuvab kohe vastava aruande. Samuti on võimalik esitada stsenaariumipäring: “Mis juhtub rahavooga, kui müük kukub 10%?” ning AI-mootor arvutab peatselt välja põgusa prognoosi. See tähendab, et küsimusele, mille vastuse saamiseks kulunuks varem pool päeva Excelis, saab nüüd vastuse mõne minutiga.
Ajasääst konkreetselt võib näida varjatud kujul (sest juhi enda tööaeg kulub küsimuse sisestamisele minimaalselt), kuid praktiline efekt on tohutu: otsuseid saab teha varem ja kindlamal alusel. Kui finantsjuht tegi varem nädalas näiteks 3–4 olulist andmepäringut, mis igaüks nõudis tunnikest kaevamist, siis nüüd saab need samad vastused kätte võib-olla 15 minutiga. See on iga nädal ~3 tundi lisanduvat aega, mida ei pea numbritele jälile jõudmiseks kulutama. Lisaks väheneb sõltuvus teistest osakondadest (IT, analüütikud) – finantsjuht on iseseisvam ja saab oma infot kohe kätte. See kiirendab ka reageerimist ettevõtte sündmustele: kui müük äkki kukub või kulud tõusevad, saab juht viivitamata lasta AI-l teha esmased arvutused ja olla valmis vastustrateegiat looma.
AI = rohkem vaba aega strateegiaks
OIXIO näitel võib finantsjuht AI tööriistade toel võita tagasi 20–30% oma tööajast võrreldes varasemaga. See on ligi üks tööpäev nädalas, mille saab nüüd kulutada analüüsiks, planeerimiseks ja äriliste otsuste ettevalmistamiseks, selle asemel et tegeleda mehaanilise andmetöötlusega. Oluline on, et see ajavõit ei tule töö kvaliteedi arvelt – vastupidi, otsused saavad tehtud kiiremini ja andmepõhisemalt, vigade arv väheneb ning töötajate rahulolu rutiinsete ülesannete kadumise üle tõuseb.
Stig Granlund on rõhutanud, et “tehisintellekt ei ole finantsjuhile konkurent, vaid võimalus” – ülaltoodud arvud kinnitavad seda väidet praktilise nurga alt. AI ei võta finantsjuhilt tööd ära, küll aga võtab ta üle ajakulukad töölõigud, andes finantsjuhile võimaluse keskenduda sellele, mis loob ettevõttele väärtust. Seega, kui küsida “mitu tundi säästab aega finantsjuht AI kasutades?”, võib vastata: piisavalt, et muuta senine tööpäev hoopis sisukamaks. Võidetud tundide näol on tegu investeeringuga, mis tasub end ära paremate otsuste, kiirema reageerimise ja tugevama finantstulemusega. AI abil on finantsjuhi töö targem, mitte raskem – ning numbrites väljenduv ajasääst on vaid üks osa sellest võidust.
Võta ühendust ja küsi lisa
Stig Granlund
Linkedin