Darbuotojų savitarnos portalas yra asmeninė personalizuota platforma kiekvienam organizacijos darbuotojui. Darbuotojų portalo vienas pagrindinių tikslų – užtikrinti vienoje vietoje prieinamą ir susistemintą svarbiausią darbuotojo asmeninę personalo valdymo ir darbo užmokesčio informaciją.
Bendrai pastebime, jog apie darbuotojų savitarnos portalo funkcinę aprėptį reikėtų kalbėti gerokai plačiau, nei tai mato didžioji dauguma bei atkreipti dėmesį į teikiamas šių funkcijų naudas.
Mūsų akimis didžiausią naudą organizacijoms teikiančios ir praktikoje dažniausiai diegiamos Darbuotojų savitarnos portalo funkcijos yra šios:
- Asmeninė darbuotojo informacija. Aktualu, kad kiekvienas darbuotojas galėtų peržiūrėti savo asmeninę informaciją saugomą HR sistemoje, tokią kaip: atsiskaitymo lapeliai ir jų istorija, aktualios darbo sąlygos bei jų keitimo istorija, neatvykimų istorija, nepanaudotų atostogų likučiai ir pan.
Naudos: Dažniausiai tai yra informacija, dėl kurios darbuotojai daugiausia kreipiasi į personalo skyrių, tad tokios funkcijos įdiegimas tiesiogiai taupo personalo specialistų bei pačių darbuotojų brangų laiką. - Darbo laiko apskaita (DLA). Aktualu, kai organizacija turi nutolusių padalinių, kurie savarankiškai atsakingi už pilną arba dalinę darbo laiko apskaitą, kai yra poreikis, jog nutolę padaliniai kartu su personalo specialistais einamuoju momentu matytų bendrai aktualią darbo laiko informaciją: atnaujintus darbuotojų individualius grafikus, nedarbingumus, kitus neatvykimus, realų faktiškai dirbtą laiką tiek mėnesio pabaigoje tiek mėnesio eigoje ir pan.
Naudos: Savalaikė darbo laiko informacija nutolusiuose taškuose bei personalo skyriuje suteikia galimybę optimizuoti darbo laiko apskaitą, taikyti tikslesnį ne tik darbo laiko planavimą, bet ir paties darbo užmokesčio skaičiavimą, kai reikiama informacija nebeužsiguli iki mėnesio pabaigos. - Darbuotojų prašymai, tvirtinimo procesai (workflow). Aktualu, kai darbuotojų atostogų ir kitus prašymus norima perkelti į elektroninę erdvę, bei atlikus visus reikiamus tvirtinimus yra poreikis, kad neatvykimų įrašai automatiškai susikurtų ir darbo laiko apskaitai.
Naudos: Patogu, kai personalo prašymai ir jų tvirtinimo procesai yra ne DVS (dokumentų valdymo sistemos), o tiesiogiai personalo valdymo sistemos dalis, nes taip taupomas darbuotojų ir personalo specialistų laikas, kai galiausiai įrašai pilnavertiškai sukuriami darbo laiko apskaitos dalyje, nebeatliekant papildomų veiksmų. Galimybės susikurti organizacijai lanksčius tvirtinimo procesų eiliškumus suteikia galimybes tvirtinti ir kitokio tipo dokumentus. - Vadovo aplinka. Aktualu, kad kiekvienas vadovas galėtų peržiūrėti savo pavaldinių asmeninę informaciją, tokią kaip aktualios darbo sąlygos bei jų keitimo istorija, neatvykimų istorija, nepanaudotų atostogų likučiai ir pan.
Naudos: Vadovo aplinkos sukūrimas leidžia atsisakyti papildomai personalo skyriuje formuojamų ataskaitų skirtų padalinių vadovų kasdienei veiklai, bei informacija vadovams tampa natūraliai pasiekiama einamuoju momentu. - Pranešimai darbuotojams, jų informavimas. Aktualu, kai norima darbuotojus informuoti apie sukurtus personalo dokumentus (tvirtinimui) ne tik sistemos portale, bet atskirai ir elektroniniais laiškais (ypatingai, kai darbuotojai prie savitarnos portalo jungiasi ne kasdien).
Naudos: Papildomi pranešimai elektroniniu paštu užtikrina, kad informacija reikiamu laiku pasiektų gavėją, nepriklausomai, kaip dažnai naudojamasi portalu.
Kviečiame jus detaliau susipažinti su pačiu darbuotojų savitarnos portalu.
Vilma Semėnaitė
LinkedIn
