Dauguma personalo administravimo sistemų, kurias naudoja organizacijos, neturi galimybių visaapimančiai ir vieningai organizuoti ir kaupti duomenis, susijusius su darbuotojų veikla ir apskritai nėra pilnai pritaikytos ateičiai. Matau, kad net ir didelėse, žinomose organizacijose, užduotys, apimančios skirtingas duomenų organizavimo kaupimo sritis, tokias kaip personalo administravimas, darbo užmokesčio skaičiavimas, su darbuotojų kvalifikacija, mokymais, veiklos vertinimais, paieška ir atranka susijusios užduotys, darbo užmokesčio biudžeto formavimas, jo monitoringas, dažnu atveju administruojama skirtingose sistemose, duomenys saugomi skirtinguose įvairių formatų failuose, talpinami įvairiose vietose, pavyzdžiui, kažkur organizacijų serveriuose ar tiesiog konkretaus darbuotojo kompiuteryje. Kaip išvengti tokios praktikos? Pradžioje aptarkime, kokios problemos išryškėja.
Su kokiomis problemomis susiduriama?
Skirtingų sistemų naudojimas, duomenų išsaugojimas naudojant skirtingus failų formatus ir talpinimas vis kitose vietoje sukelia papildomų rūpesčių dubliuojant atskirus įrašus, duomenų vedimus per skirtingas sistemas, tikrinant jų atitikimus, suderinamumus, norint struktūruotai juos užfiksuoti ir naudoti. Neretai tokių duomenų pasiekiamumas yra priklausomas nuo šiuos duomenis administruojančio „šeimininko“ ir be šio pagalbos kitam darbuotojui savarankiškai jų tiesiog neįmanoma išgauti ir/arba suprasti.
Neabejotinai tokios situacijos gali sukelti nemažai keblumų kuomet vadovui (arba kitam personalistui) reikia skubiai pasiekti jam tuo metu reikiamus duomenis, o kartais ir „dekoduoti“ failų pavadinimus, kuriais jų autorius juos išsaugojęs, o atradus duomenis, dar ir susigaudyti tik duomenų „šeimininkui“ suprantamoje tvarkoje. Gali nutikti ir taip, kad šiam „šeimininkui“ palikus organizaciją, apskritai nepavyksta atrasti reikiamų duomenų ir tenka juos atkūrinėti iš naujo arba tiesiog pripažinti, kad jų neteko.
Skirtingų sistemų turėjimas, kiekvienai jų reikalauja ir atskiro palaikymo tiek licencijų, tiek sistemos sklandaus veikimo, tiek jų vystymo ir integracijų su kitomis sistemomis prasmėmis. Tai neabejotinai susiveda į didesnius nei to norėtųsi finansinius bei laiko resursus, galima didelė klaidų tikimybė, ko pasekmė, pavyzdžiui – netiksli duomenų analizė ir iš to galimai klaidingai sudarytas veiksmų planas. Tad kaip išspręsti tokią situaciją?
Duomenų struktūrizavimas ir viena sistema
Per savo 13 metų praktiką dirbant personalo padaliniuose keliose didelėse organizacijose, teko matyti, su kokiais iššūkiais susiduria mano kolegos personalistai, ekonomistai ir kiti, bandydami atrasti sprendimus, kaip išmintingai ir struktūruotai organizuoti duomenų, susijusių su personalu, kaupimą duomenų bazėse, atidavimą kitoms organizacijos grandims (vadovybei, padalinių vadovams, buhalterijai bei kitiems atsakingiems padaliniams). Patirtis parodė, kad kaip įmanoma daugiau duomenų geriausiai turėti vienoje sistemoje ir struktūruoti juos remiantis gerosiomis personalo vadybos praktikomis. Tai padeda išvengti chaoso ir duomenų praradimo organizacijoje, sudaro galimybes taupyti laiką, išvengti klaidų ir turėti galimybę formuoti veiksmų planus bei prognozes remiantis patikimais duomenimis.
Prisijungus prie OIXIO, gavau galimybę panaudoti mano sukauptą patirtį ir žinias HR srityje ir kartu su kolegomis vystyti Microsoft D365 Business Central Personalo ir darbo užmokesčio (HR|Payroll) modulį mūsų klientams taip, kad kiekviena personalo valdymo sritis, paremta gerąja personalo vadybos praktika, struktūruotai būtų integruota vienoje sistemoje.
Personalo vadybos sritys jau integruotos D365 BC HR|Payroll modulyje:
- Darbuotojų įdarbinimas, darbo sąlygų pokyčių administravimas, išdarbinimas.
- Organizacinė struktūra, pareigybių (etatų) valdymas.
- Atlyginimų politika.
- Darbuotojų ugdymas ir kvalifikacija.
- Darbuotojų veiklos vertinimas.
Kaip manote, kokia svarbi personalo vadybos sritis nėra dar čia paminėta? Kaip jums sekasi šiuo metu administruoti įvardintus duomenis, su kokiais iššūkiais susiduriate?
Raskite mūsų sprendimą Microsoft AppSource
OIXIO HR|Payroll yra žmogiškųjų išteklių ir darbo užmokesčio skaičiavimo valdymo sprendimas Lietuvai.
Andrius Klementavičius
LinkedIn
